Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в
информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). Она содержит те же данные о трудовой
деятельности гражданина, что и бумажный вариант, но предоставляет дополнительные возможности:

• Удобный доступ к информации о трудовом стаже через личный кабинет на сайте ПФР;
• Возможность получения информации о стаже в режиме онлайн;
• Защита от потери или порчи бумажного документа;
• Автоматическое обновление данных при смене места работы;
• Возможность получения выписки из ЭТК в любое время.

Кто должен подавать заявление?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку должны подавать все работники, которые:

1. На момент введения ЭТК (1 января 2020 года) уже состояли в трудовых отношениях;
2. Не подавали ранее заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
3. Хотят сохранить бумажную версию трудовой книжки (по личным предпочтениям).

Если вы устраиваетесь на работу после 1 января 2020 года и не подавали заявление о сохранении бумажной
трудовой книжки, то у вас автоматически будет оформлена электронная трудовая книжка.

Когда нужно подавать заявление?

Рекомендуется подать заявление как можно раньше, чтобы избежать возможных проблем при оформлении
документов в будущем. Оптимальный срок, до конца 2025 года.

Сроки подачи заявления в зависимости от ситуации:

• Для работающих граждан: до 1 января 2026 года;
• При устройстве на работу после 1 января 2020 года: при приеме на работу (если не подано заявление о сохранении бумажной книжки);
• Для безработных: при постановке на учет в центр занятости;
• Для пенсионеров: при обращении в ПФР за назначением пенсии.

Как правильно оформить заявление?

Законодательством не предусмотрен строгий шаблон заявления. Вы можете написать его:

• От руки на листе бумаги формата А4;
• На компьютере и распечатать;
• Использовать образец, предоставленный работодателем или ПФР.

Заявление должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование организации-работодателя или ФИО индивидуального предпринимателя;
2. Ваши фамилию, имя, отчество;
3. Должность;
4. Просьбу о сохранении бумажной трудовой книжки;
5. Подпись;
6. Дата составления.

Куда и как подавать заявление?

Заявление о переходе на бумажную трудовую книжку подается:

• Работодателю:
  • В отдел кадров по месту работы;
  • Лично руководителю;
  • Через электронную почту (если это предусмотрено внутренними правилами компании);
  • Почтовым отправлением (заказным письмом с уведомлением).
• В Пенсионный фонд России:
  • При личном обращении в отделение ПФР;
  • Через личный кабинет на сайте ПФР;
  • Через портал Госуслуг;
  • По почте.

После подачи заявления работодатель обязан:

• Зарегистрировать ваше заявление;
• Внести соответствующую запись в трудовую книжку;
• Ознакомить вас с приказом о сохранении бумажной трудовой книжки;
• Выдать копию приказа на руки.

Что будет после подачи заявления?

После подачи заявления возможны следующие сценарии:

Если вы сохранили бумажную трудовую книжку:

• Работодатель продолжит вести вашу трудовую книжку в бумажном формате;
• Электронная трудовая книжка будет сформирована на основе данных из бумажной;
• Вы сможете получать информацию о своем стаже через личный кабинет ПФР;
• При увольнении вам выдадут бумажную трудовую книжку с последними записями.

Если вы не подали заявление (или подали его после 1 января 2026 года):

• Ваша трудовая книжка будет автоматически переведена в электронный формат;
• Бумажная трудовая книжка будет храниться у работодателя, но не будет пополняться;
• Все записи о вашем трудовом стаже будут храниться только в электронном виде;
• При необходимости вы сможете получить бумажную выписку из ЭТК.

Что делать, если вы не успели подать заявление до 1 января 2026 года?

Если вы по каким-либо причинам не успели подать заявление до указанной даты, не паникуйте.
У вас есть несколько вариантов:

1. Подать заявление после 1 января 2026 года:
   • Вы можете обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки;
   • Работодатель обязан рассмотреть ваше заявление и перевести вас на бумажный формат;
   • Однако это может занять дополнительное время и потребовать дополнительных согласований.
2. Получать выписки из электронной трудовой книжки:
   • Вы можете в любой момент запросить бумажную выписку из ЭТК через личный кабинет ПФР;
   • Это не заменит полноценную бумажную трудовую книжку, но позволит иметь актуальную информацию о стаже.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отозвать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки?

Да, вы можете отозвать свое заявление в любое время. Для этого нужно подать новое заявление о переводе
на электронную трудовую книжку. После этого все записи будут автоматически перенесены в электронный формат.

Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?

Если вы сохранили бумажную трудовую книжку, но потеряли её, вам нужно:

• Обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата;
• Если вы уже уволились, обратиться в ПФР для восстановления данных;
• Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку, если вы не хотите восстанавливать бумажную.

Могут ли работодатели отказать в сохранении бумажной трудовой книжки?

Нет, работодатель не имеет права отказать вам в сохранении бумажной трудовой книжки, если вы подали
соответствующее заявление. Это ваше законное право, закрепленное в статье 66.1 Трудового кодекса РФ.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Вы можете получить выписку из ЭТК следующими способами:

• Через личный кабинет на сайте ПФР;
• Через портал Госуслуг;
• В отделении ПФР;
• Через МФЦ;
• По почте (заказным письмом).

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России.
Однако у граждан есть возможность сохранить привычную бумажную трудовую книжку, если они этого хотят.

Главное помнить:

• Подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки нужно до 1 января 2026 года;
• Заявление можно оформить в произвольной форме, но оно должно содержать все обязательные реквизиты;
• Работодатель не имеет права отказать вам в сохранении бумажной трудовой книжки;
• Даже если вы не успели подать заявление до 1 января 2026 года, у вас есть возможность перевестись на бумажный формат позже;
• Электронная трудовая книжка предоставляет дополнительные удобства, такие как доступ к информации в любое время.

Не откладывайте подачу заявления на последний момент. Оформите все необходимые документы как можно раньше,
чтобы избежать возможных проблем в будущем. Если у вас остались вопросы, обратитесь в отделение ПФР
или к своему работодателю за разъяснениями.