Перевод сотрудника на другую должность — ответственный процесс, требующий правильного оформления документов, особенно если речь идет о внесении записи в трудовую книжку. Несоблюдение установленных правил может привести к судебным разбирательствам, как в случае с истцом, который оспаривал законность своего перевода во время отпуска по уходу за ребенком (Апелляционное определение Московского городского суда от N 33-43570/2023).
В этой статье мы подробно разберем:
- Когда и как делается запись о переводе в трудовой книжке
- Какие документы необходимо оформить
- Типичные ошибки и как их избежать
- Образцы правильных формулировок
Когда необходимо делать запись о переводе в трудовой книжке
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и пункту 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, запись о переводе в трудовую книжку вносится в следующих случаях:
- Постоянный перевод на новую должность в том же подразделении или в другое структурное/региональное подразделение того же работодателя
- Перевод к другому работодателю (в этом случае запись делается как в трудовой книжке прежнего работодателя, так и в новой организации)
- Перевод, связанный с изменением трудовой функции (должности) или места работы (например, переезд в другой город)
Основания для перевода и необходимые документы
Перевод возможен только при наличии одного из следующих оснований:
- Согласие работника (выраженное в заявлении или соглашении)
- Инициатива работодателя (с соблюдением процедуры уведомления за 2 месяца при изменении места работы)
- Перевод по медицинским показаниям (с согласия работника)
- Перевод по решению суда
Для оформления перевода потребуются следующие документы:
- Заявление работника (если инициатива исходит от него) или соглашение о переводе
- Приказ о переводе (унифицированная форма № Т-5 или Т-8)
- Трудовой договор (если изменяется трудовая функция или место работы)
- Сведения о трудовой деятельности (для передачи в СФР)
Пошаговая процедура оформления перевода с записью в трудовую книжку
Перевод в пределах одного работодателя (постоянный перевод)
- Получение согласия работника
- Оформить соглашение о переводе или получить письменное заявление от сотрудника
- В заявлении указать: должность, структурное подразделение, дату перевода, основание (например, «по соглашению сторон»)
- Оформление приказа о переводе
- Издать приказ по форме № Т-5 (для одного работника) или № Т-8 (для нескольких)
- В приказе указать:
- Основание перевода (ссылка на соглашение или заявление)
- Новую должность и структурное подразделение
- Дата вступления перевода в силу
- Внесение записи в трудовую книжку
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе» на основании приказа
- Использовать чернила черного, синего или фиолетового цвета
- Запись должна быть четкой, разборчивой и без помарок
- Оформление сведений о трудовой деятельности
- Внести изменения в индивидуальные сведения о трудовой деятельности
- Передать их в СФР (Страховой фонд России) в установленном порядке
Перевод к другому работодателю
- Инициатива от работника
- Сотрудник пишет заявление об увольнении в связи с переводом
- Прилагает письмо-запрос от нового работодателя (если оно есть)
- Согласование с текущим работодателем
- Текущий работодатель направляет письмо-подтверждение новому работодателю
- Оформляет приказ об увольнении по форме Т-8 с основанием «перевод к другому работодателю»
- Внесение записи в трудовую книжку
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» указать:
- Дата и номер приказа об увольнении
- Формулировка: «Уволен в связи с переводом к другому работодателю, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
- В графе 4 указать: «Приказ от № 45»
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» указать:
- Оформление на новом месте работы
- Новый работодатель оформляет трудовой договор
- Издает приказ о приеме на работу
- Вносит запись в трудовую книжку: «Принят на работу по переводу с должности [прежняя должность] в [прежняя организация]»
Как правильно сделать запись в трудовой книжке о переводе
Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе» в следующем формате:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, номер и дата документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Переведен на должность старшего менеджера отдела продаж | Приказ от № 45 |
- Использовать полные наименования должностей (не сокращать)
- Указывать точную дату перевода (день, месяц, год)
- Ссылаться на номер и дату приказа
- Не допускать помарок, исправлений или зачеркиваний
- Подпись ответственного лица и печать организации (если есть)
Примеры правильных формулировок
"Переведен на должность начальника отдела кадров с " Перевод в другое структурное подразделение:
"Переведен в филиал в г. Казань на должность главного бухгалтера с "
Перевод к другому работодателю (увольнение):
"Уволен в связи с переводом к другому работодателю, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"
Перевод к другому работодателю (прием):
"Принят на работу по переводу с должности менеджера в ООО 'Ромашка' с "
Частые ошибки и как их избежать
Последствие: Это не является обязательным, но может вызвать вопросы при проверках.
Решение: Вносить запись только при постоянном переводе.
Последствие: Может быть оспорено в суде (как в примере с истцом, который оспаривал законность перевода во время отпуска по уходу за ребенком).
Решение: Указывать точные формулировки из статьи 77 ТК РФ:
- пункт 5 ч.1 ст.77 ТК РФ — «перевод к другому работодателю»
- пункт 3 ч.1 ст.77 ТК РФ — «перевод по соглашению сторон»
- пункт 2 ч.1 ст.81 ТК РФ — «сокращение штата» (если перевод связан с сокращением)
Последствие: Запись может быть признана недействительной.
Решение: Обязательно заверять запись подписью кадрового работника и печатью организации (если она используется).
Последствие: Может быть признано незаконным (ст. 72.1 ТК РФ).
Решение: Уведомлять работника не менее чем за 2 месяца до предполагаемого перевода.
Особенности перевода в выходные и праздничные дни
Согласно части 3-4 статьи 66 и статье 72.1 ТК РФ, при переводе, который приходится на выходной или праздничный день, оформляются такие же документы, как и при переводе в будние дни. Специальные правила для таких случаев законом не установлены.
Ответственность за неправильное оформление перевода
Неправильное оформление перевода может привести к:
- Административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — штраф до 50 000 рублей для должностных лиц и до 200 000 рублей для юридических лиц
- Трудовым спорам (как в примере с истцом, который оспаривал законность перевода во время отпуска по уходу за ребенком)
- Возмещению ущерба (в случае если перевод привел к материальным потерям для работника)
Правильное оформление перевода с внесением записи в трудовую книжку — это не только соблюдение закона, но и защита интересов как работника, так и работодателя. Несоблюдение процедуры может привести к серьезным последствиям, включая судебные разбирательства.
Чтобы избежать ошибок:
- Получайте письменное согласие работника на перевод
- Оформляйте приказ о переводе по установленной форме
- Вносите правильную запись в трудовую книжку
- Своевременно уведомляйте работника при переводе по инициативе работодателя
- Соблюдайте трудовое законодательство
Приложение: Образец заполнения трудовой книжки при переводе
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении | Наименование, номер и дата документа |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на должность менеджера по продажам | Приказ от № 12 | |
| 2 | Переведен на должность старшего менеджера отдела продаж | Приказ от № 45 |
Полезные ссылки
- Подборка документов по теме «Запись в трудовой о переводе» (Consultant.ru)
- Образец записи в трудовой книжке о переводе (Sekretariat.ru)
- Трудовая книжка. Запись о переводе (E-xecutive.ru)
Дата публикации: 21 мая 2026 года