С развитием цифровых технологий и переходом государственных процессов на электронный формат‚ многие работодатели задаются вопросом: можно ли вести учет трудовых книжек в электронном виде? Ответ на этот вопрос неоднозначен, всё зависит от того‚ о каком именно учёте идёт речь: о самой трудовой книжке или о книге учёта движения трудовых книжек. Разберёмся детально.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

С 1 января 2020 года в России вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ‚ который ввёл возможность ведения трудовых книжек в электронном виде. Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ должности‚ периоды работы‚ награды‚ увольнения и т.д.

ЭТК формируется автоматически на основе данных‚ которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд России (ПФР). С 1 января 2021 года для всех новых сотрудников‚ не имевших трудового стажа до этой даты‚ сведения о трудовой деятельности обязательно фиксируются только в электронном виде.

Сотрудник может:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуги и посмотреть свою ЭТК;
• Запросить выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде через работодателя или ПФР;
• Выбрать‚ хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку или перейти исключительно на электронный формат.

Можно ли вести саму трудовую книжку в электронном виде?

Да‚ можно — и даже обязательно для новых сотрудников.

Работодатель обязан:

1. Передавать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в ПФР в электронном виде через специализированный оператор ЭДО (электронного документооборота);
2. Вести для каждого сотрудника‚ выбравшего ЭТК‚ только электронную запись — бумажная книжка в этом случае становится лишь дополнением или архивом;
3. При увольнении сотрудника‚ выбравшего ЭТК‚ выдать ему выписку из электронной трудовой книжки — в бумажном или электронном виде по его выбору.

Таким образом‚ сама трудовая книжка (как документ с записями о трудовой деятельности) может и должна вестись в электронном виде, это не просто разрешено‚ а для новых сотрудников, обязательное требование закона.

Можно ли вести книгу учёта движения трудовых книжек в электронном виде?

Нет‚ нельзя.

Это ключевое различие‚ которое часто вызывает путаницу. Согласно нормативным актам Минтруда РФ (в т.ч. Письмо от № 14-6/ООГ-6245)‚ книга учёта движения трудовых книжек и книга учёта бланков трудовых книжек — это внутренние кадровые документы‚ которые регулируются Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от ).

Согласно этим нормам:

• Книга учёта движения трудовых книжек — это бумажный журнал‚ который ведётся в организации для фиксации всех операций с трудовыми книжками: выдача‚ возврат‚ передача‚ утрата‚ внесение записей;
• Книга учёта бланков трудовых книжек — это журнал‚ в котором регистрируются поступление‚ выдача и списание бланков;
• Эти книги не подпадают под действие законодательства об электронном документообороте (ЭДО) и не могут быть переведены в электронный формат.

Даже если организация полностью перешла на цифровые технологии‚ книги учёта должны храниться на бумаге и быть подписаны ответственным лицом (как правило‚ кадровиком или главным бухгалтером). Это требование закреплено в официальных разъяснениях Минтруда и контролируется инспекциями труда.

Почему такая разница?

Объяснение простое:

• Электронная трудовая книжка — это документ о трудовой деятельности сотрудника‚ который имеет юридическую силу и заменяет бумажную книжку. Она хранится в государственной системе (ПФР) и доступна сотруднику и работодателю в цифровом виде.
• Книга учёта движения — это внутренний документ организации‚ который служит для контроля за физическим перемещением и сохранностью бумажных трудовых книжек и бланков. Его цель — предотвратить утрату‚ подмену или несанкционированный доступ. Для этого требуется физическая подпись‚ печать‚ последовательная нумерация — всё это невозможно полноценно обеспечить в электронном виде без дополнительных законодательных изменений.

Что делать работодателю в 2026 году?

Вот чёткий алгоритм действий:

Для новых сотрудников (начиная с 2021 года)

• Не выдавать бумажную трудовую книжку — только ЭТК;
• Передавать сведения в ПФР в сроки‚ установленные законом (не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания приказа);
• Предоставлять сотруднику выписку из ЭТК при увольнении.

Для сотрудников‚ уже имеющих бумажную трудовую книжку

• Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК — продолжать вести бумажную книжку;
• Если сотрудник подал заявление, прекратить вести бумажную книжку‚ передать все данные в ПФР и выдать ему выписку.

Для книг учёта

• Вести обе книги (движения и бланков) только на бумажном носителе;
• Заполнять их от руки или с помощью печати (но не в электронной форме);
• Хранить их в течение 75 лет (согласно архивным нормам).

Важно помнить!

• ЭТК — это не просто «цифровая копия» бумажной книжки. Это полноценный‚ законодательно закреплённый документ‚ хранящийся в государственной системе.
• Книга учёта — это внутренний документ контроля‚ и её нельзя заменить электронной базой — пока закон этого не разрешает.
• Нарушение требований к ведению книг учёта (например‚ попытка вести их в Excel или CRM-системе) может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.

Таким образом‚ ответ на вопрос «Можно ли вести учет трудовых книжек в электронном виде?» — да‚ но с важными оговорками:

• Саму трудовую книжку (документ о трудовой деятельности) — можно и нужно вести в электронном виде (ЭТК)‚ особенно для новых сотрудников.
• Книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков — нельзя вести в электронном виде. Они остаются исключительно бумажными документами.

Работодателям важно понимать эту разницу‚ чтобы избежать нарушений трудового законодательства и обеспечить полную легальность кадрового документооборота. В 2026 году цифровизация продолжается‚ но некоторые процессы ещё не готовы к полному отказу от бумаги — и это не недостаток‚ а здравая мера безопасности.

💡 Совет: внедрите цифровые системы для передачи данных в ПФР‚ но сохраните бумажные книги учёта — это не противоречит цифровизации‚ а дополняет её;