Оформление нового сотрудника, ответственный процесс, который требует от кадровика или работодателя строгого соблюдения норм трудового законодательства. Один из ключевых этапов — это правильное оформление и выдача трудовой книжки новому работнику. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что вносит существенные коррективы в привычный документооборот. В этой статье мы подробно разберем, как правильно действовать работодателю в новых реалиях.
Исторический контекст и новые реалии (с 2026 года)
Долгое время трудовая книжка существовала исключительно в бумажном виде. Однако технологии не стоят на месте, и государство перевело учет стажа в электронный формат. Переходный период, который позволял работникам выбирать между бумажной и электронной формой, завершается 1 января 2026 года.
Что это значит для работодателя?
- Для сотрудников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2026 года: бумажная трудовая книжка больше не заводится. Их стаж будет вестись исключительно в электронном виде (ЭТК).
- Для сотрудников, уже имевших бумажную трудовую до 2026 года: их бумажные книжки не аннулируются и продолжают храниться у работодателя, но все новые записи дублируются в электронном виде.
Таким образом, понятие «выдача трудовой книжки новому работнику» теперь разделяется на два совершенно разных сценария: работа с бумажным бланком (для тех, у кого он уже есть) и регистрация в системе электронного документооборота (для новичков).
Сценарий 1: Прием сотрудника с бумажной трудовой книжкой
Если ваш новый работник уже имеет стаж и приносим бумажную трудовую книжку, процедура выглядит классическим образом, но с учетом современных требований.
Шаг 1: Прием документа
Работник предоставляет трудовую книжку в отдел кадров вместе с другими документами. Работодатель обязан проверить подлинность документа, отсутствие повреждений и наличие свободных строк для новых записей. Если свободного места нет, оформляется вкладыш.
Шаг 2: Внесение записи о приеме на работу
В бумажную книжку вносится запись о приеме на работу в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Важно помнить:
- Запись делается не позднее недельного срока со дня приема на работу.
- Все записи должны соответствовать формулировкам приказа о приеме на работу.
- Записи нумеруются по порядку, ставится дата, указываются структурное подразделение, профессия (должность), а также основание для приема (дата и номер приказа).
Шаг 3: Подача отчета в СФР
Наличие бумажной книжки не освобождает работодателя от электронного учета. При приеме сотрудника работодатель обязан подать уведомление о трудоустройстве в Социальный фонд России (СФР) через систему электронного документооборота (ЭДО). Это гарантирует, что электронная версия книжки будет актуальной.
Сценарий 2: Оформление сотрудника, впервые поступающего на работу (после 2026 года)
Если человек никогда ранее не работал и устраивается на свою первую работу в 2026 году и позднее, бумажная трудовая книжка ему не выдается и не заводится.
Как происходит процесс?
- Подача данных в СФР. Работодатель направляет в Социальный фонд России сведения о трудоустройстве нового сотрудника. На основе этих данных СФР автоматически формирует электронную трудовую книжку (ЭТК) на гражданина.
- Уведомление работника. Работодатель обязан проинформировать нового сотрудника о том, что его стаж будет вестись в электронном виде, и разъяснить ему его права на получение выписок из ЭТК.
Никаких физических бланков (книжек) на руки такому работнику не выдается. Вся информация хранится на серверах государства и доступна сотруднику через портал Госуслуг.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Хотя тема статьи посвящена приему на работу, невозможно не затронуть обратный процесс — выдачу документа при увольнении, так как это зона повышенного риска для работодателя.
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день). В этот же день вносится запись об увольнении.
Важные правила:
- Если работник отказывается забирать документ, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
- Если работник перешел на ЭТК и отказался от ведения бумажной, при увольнении ему выдается выписку из электронной трудовой книжки (по его заявлению), а бумажная выдается на руки с записью о подаче заявления о переходе на ЭТК.
Ответственность работодателя
Нарушение правил ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек грозит серьезными штрафами:
- За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки (день задержки = вынужденный прогул).
- За нарушение законодательства о труде и об охране труда (в т.ч. правил ведения трудовых книжек) предусмотрены административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Несвоевременная подача сведений в СФР также карается штрафами.
С завершением переходного периода по внедрению ЭТК в 2026 году, выдача трудовой книжки новому работнику перестает быть исключительно физическим процессом передачи бумажного бланка. Для новых сотрудников документ становится цифровым. Работодателям критически важно обновить свои внутренние регламенты, обучить кадровый персонал работе с системой ЭДО и СФР, а также не забывать о строгом соблюдении сроков как при выдаче бумажных книжек, так и при передаче электронных данных. Только такой подход обеспечит безупречный кадровый учет и защитит бизнес от штрафов.