В 2026 году цифровизация трудовых отношений в России достигла своего финального этапа. С 1 января 2026 года официально завершился переходный период, и электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным, а для новых сотрудников — единственным документом, подтверждающим трудовой стаж. Для индивидуальных предпринимателей (ИП), нанимающих работников, это означает необходимость четкого понимания новых правил игры.

В этой статье мы подробно разберем, как ИП должен вести электронные трудовые книжки, какие действия требуются при приеме сотрудников и какие ошибки нельзя допускать.

Что изменилось в 2026 году?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки, но до 2026 года существовал гибридный формат. Теперь ситуация кардинально изменилась:

• Для новых сотрудников: Если человек устраивается на работу впервые после 1 января 2026 года, ему не оформляется бумажная трудовая книжка. Все сведения о его стаже вносятся исключительно в электронном виде.
• Для действующих сотрудников: Если работник ранее не отказался от бумажной версии, он все еще имеет право требовать её ведения параллельно с электронной. Однако, если сотрудник уже подавал заявление об отказе от бумажной книжки на предыдущем месте работы, ИП не имеет права заводить ему новую бумажную версию.
• Основной документ: Электронный формат полностью исключает риск потери сведений о стаже и позволяет работнику в любой момент проверить актуальность данных через Социальный фонд России (СФР).

Обязанности ИП как работодателя

Индивидуальный предприниматель, нанимающий сотрудников, приравнивается в вопросах кадрового делопроизводства к организациям. Это означает, что ИП обязан:

Своевременно передавать данные в Социальный фонд России (СФР).
Оформлять необходимые уведомления для сотрудников.
Вести учетные журналы (книгу учета движения трудовых книжек) на бумажном носителе, даже если сами книжки электронные.

Шаг 1: Прием на работу и сбор заявлений

При приеме сотрудника на работу ИП должен выяснить статус его трудовой книжки.

• Если сотрудник впервые трудоустраивается: Бумажный документ не заводится. ИП сразу регистрирует сотрудника в системе и начинает передачу данных в СФР в электронном виде.
• Если сотрудник работал ранее: Необходимо запросить информацию о том, выбрал ли он электронный формат.
• Если сотрудник не писал заявления об отказе от бумажной книжки, ИП продолжает вести и бумажную, и электронную версии параллельно.
• Если сотрудник ранее отказался от бумажной версии (запись об этом есть в его старой книжке или в базе СФР), ИП вносит сведения только в электронную базу. Продолжать вести бумажную версию в этом случае запрещено.

> Важно: С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам (и ИП самостоятельно) должны были активно информировать работников о переходе на ЭТК. В 2026 году этот процесс уже устоялся, но проверка статуса остается критически важной.

Шаг 2: Передача сведений в СФР

ИП обязан передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в Социальный фонд России. Это делается в следующих случаях:

• При приеме на работу.
• При переводе на другую постоянную работу.
• При увольнении.
• При подаче работником заявления о выборе формы трудовой книжки.

Данные передаются через специальные программы бухгалтерского учета или напрямую через личный кабинет страхователя на портале СФР. Электронный формат гарантирует, что сведения не будут утеряны и всегда будут доступны работнику.

Учет и документация: Что вести на бумаге?

Несмотря на полную цифровизацию самих трудовых книжек, ИП не может полностью отказаться от бумажного документооборота в части внутреннего учета.

Согласно разъяснениям Минтруда, ИП обязан вести на бумажном носителе:
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В ней фиксируется получение бланков (если они еще выдаются для старых сотрудников) и их выдача.
Книгу по учету бланков трудовой книжки.

Даже если вы нанимаете только молодых специалистов с чисто электронным стажем, наличие этих журналов (в которых можно делать отметку об отсутствии бумажных бланков или их ненадобности для новых сотрудников) является требованием закона.

Частые вопросы и важные нюансы

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Нет, для новых сотрудников выбора уже нет — они существуют только в электронном виде. Для тех, кто сохранил бумажную версию, возможен отказ от неё в пользу полностью электронного формата. Обратный путь (переход с электронного на бумажный) законодательством не предусмотрен;

Как подтвердить наличие ЭТК у работника?

Работодатель (ИП) видит статус трудовой книжки при запросе сведений в СФР. Сам работник может проверить свою электронную трудовую книжку через:

• Портал Госуслуг.
• Личный кабинет на сайте СФР.
• Клиент-банк (если такая функция интегрирована).
• Обратившись в МФЦ или территориальный орган СФР.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную книжку до перехода на ЭТК?

Если сотрудник потерял бумажную книжку до 2020 года или в переходный период, восстановление стажа — его личная ответственность (сбор справок с предыдущих мест работы). ИП, принимая такого сотрудника, вносит сведения только на основании имеющихся документов и данных, уже переданных в СФР предыдущими работодателями.

Ведение электронных трудовых книжек для ИП в 2026 году — это отлаженный, но строго регламентированный процесс. Главные правила, которые нужно помнить:

• Цифровой приоритет: Для новых сотрудников ведем только ЭТК.
• Уважение выбора: Если сотрудник ранее отказался от бумажной книжки, новую не заводим.
• Бумажный учет: Журналы учета движения книжек ведем обязательно в бумажном виде.
• Своевременность: Передача данных в СФР должна производиться строго в установленные сроки.

Соблюдение этих правил обезопасит ИП от штрафов со стороны трудовой инспекции и СФР, а сотрудникам гарантирует сохранность их пенсионных прав и трудового стажа в цифровую эпоху.