С 2020 года в России действует обязательное электронное хранение сведений о трудовой деятельности работников. Вопрос, который часто задают работодатели и работники: где именно хранятся данные? Ниже вы найдете подробный разбор системы хранения, её преимуществ, а также практические рекомендации по работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК).
Правовая база и ключевые даты
- 30 июня 2020 г. – последний срок для уведомления работников о переходе на электронный формат.
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – определяет обязанность работодателя передавать сведения о сотрудниках в Социальный фонд России (СФР).
- 2025 г. – введение обязательного электронного хранения в рамках Федерального закона «О цифровой экономике».
Кто хранит данные?
Все сведения о трудовой деятельности работника, включая:
- личные данные (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
- информацию о местах работы, должностях, квалификации;
- причины прекращения трудовых отношений;
- полученные поощрения и премии;
- перемещения по службе.
сохраняются в базе данных Социального фонда России (СФР). Это централизованная, защищённая система, к которой имеют доступ только уполномоченные органы и работодатели.
Как работает передача данных
- Работодатель формирует сведения о сотруднике в электронном виде.
- Сведения передаются в СФР через защищённый канал (API).
- СФР сохраняет данные в распределённой базе, защищённой от потери и несанкционированного доступа.
- В любой момент работник может запросить выписку из ЭТК через портал «Портал государственных услуг» или через работодателя.
Где именно находятся данные в СФР?
Технически информация хранится в распределённой базе данных, которая состоит из:
- Клиентских узлов – серверов, расположенных в разных регионах, обеспечивающих доступность и отказоустойчивость.
- Бэкап‑центров – резервные копии, хранящиеся в защищённых дата‑центрах.
- Шифрованных хранилищ – данные шифруются на уровне базы, что исключает риск утечки.
Таким образом, даже если один узел выходит из строя, данные остаются доступными и целостными.
Как получить доступ к данным?
Работник имеет право в любой момент получить выписку из ЭТК. Это можно сделать:
- Через портал «Портал государственных услуг» – авторизоваться по ЕГРП, выбрать пункт «Электронная трудовая книжка» и запросить выписку.
- Через работодателя – предоставить письменное заявление, после чего работодатель передаст данные в СФР и выдаст копию выписки.
- Через Пенсионный фонд России (ПФР) – при оформлении пенсионного обеспечения можно запросить сведения о трудовом стаже.
Что содержит выписка?
Выписка из ЭТК включает:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС;
- Сведения о местах работы, должностях, квалификации;
- Сведения о стаже, начисленных отчислениях и начисленных поощрениях;
- Сведения о причинах прекращения трудовых отношений.
Плюсы и минусы электронного хранения
Плюсы
- Отсутствие риска потери данных – информация хранится в защищённой базе.
- Удобство доступа – выписка доступна в любой момент через интернет.
- Экономия ресурсов – работодателю не нужно вести бумажный архив.
- Соблюдение законодательства – автоматический контроль за корректностью записей.
Минусы
- Необходимость наличия электронного доступа и навыков работы с порталами.
- Зависимость от работы государственных сервисов.
- Возможные проблемы с авторизацией (потеря пароля, двухфакторная аутентификация).
Как оформить и вести ЭТК?
- Убедитесь, что у вас есть электронный доступ к системе СФР (логин, пароль, сертификат).
- Заполните форму «Сведения о трудовой деятельности» в соответствии с требованиями ТК РФ.
- Отправьте данные в СФР через защищённый канал.
- Получите подтверждение о принятии данных.
- Регулярно проверяйте выписки, чтобы убедиться в корректности записей.
Как защитить свои данные?
Хотя СФР обеспечивает высокий уровень защиты, работники и работодатели могут дополнительно:
- Использовать двухфакторную аутентификацию при входе в порталы.
- Регулярно обновлять пароли и использовать сложные комбинации.
- Хранить копии выписок в защищённом месте (например, в облаке с шифрованием).
Электронная трудовая книжка – это современный, надёжный способ хранения сведений о трудовой деятельности. Все данные хранятся в распределённой базе Социального фонда России, что обеспечивает их безопасность и доступность. Работники могут в любой момент получить выписку, а работодатели освобождаются от бумажной работы. При правильном использовании система упрощает управление персоналом и повышает прозрачность трудовых отношений.
Если вы хотите узнать больше о том, как оформить и вести ЭТК, обратитесь к официальным ресурсам:
— Портал государственных услуг
— Социальный фонд России