Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском кадровом документообороте. Сегодня, в 2026 году, когда бумажные и электронные форматы сосуществуют, вопрос правильной и своевременной отчетности стоит особенно остро. Работодателям критически важно понимать, какие именно сведения, куда и в какие сроки необходимо передавать, чтобы избежать штрафов и обеспечить сотрудникам непрерывный трудовой стаж.

В этой статье мы подробно разберем все аспекты отчетности о ведении трудовых книжек, актуальные на текущий момент.

Суть электронной трудовой книжки и роль СФР

Главное, что нужно уяснить: работодатели не ведут электронные трудовые книжки самостоятельно. Учет электронных трудовых книжек ведет Социальный фонд России (СФР) на основе данных, которые работодатели регулярно передают в фонд. Ваша задача — своевременно и без ошибок поставлять эту информацию через специальную отчетность.

Все сведения о трудовой (иной) деятельности хранятся в электронной базе Социального фонда. Эту информацию новый работодатель или сам сотрудник может в любой момент выгрузить в виде выписки, чтобы узнать о кадровых событиях на прошлой работе.

Единая форма сведений: ЕФС-1

Основным документом, заменившим ранее существовавшие формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ, стала Единая форма сведений (ЕФС-1). Именно через нее теперь передаются данные для ЭТК.

Какие данные необходимо отражать в отчете ЕФС-1?

В отчетном периоде работодатель обязан предоставлять информацию о следующих кадровых событиях:

• Прием на работу, фиксация нового места работы сотрудника.
• Увольнение — данные о расторжении трудового договора.
• Перевод — перевод сотрудника на другую постоянную работу.
• Присвоение новой специальности или квалификации — профессиональное развитие работника.
• Приостановление и возобновление трудового договора — например, в случаях призыва на военную службу.
• Подача заявления о выборе формата, сведения о том, подал ли сотрудник заявление о сохранении бумажной книжки или о переходе на электронный формат.

Сроки и порядок сдачи отчетности

Переход на ЭТК не просто поставил «галочку» в отчетности, он перестроил несколько ключевых процессов в работе кадровиков и бухгалтеров. Важно строго соблюдать сроки:

1. Ежемесячная отчетность: отчет по кадровым событиям (форма ЕФС-1) необходимо отправлять ежемесячно, до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
2. Отчетность при кадровых событиях: на некоторые события установлены более жесткие сроки. Например, сведения о приеме на работу или увольнении должны быть переданы в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Отчет формируется каждый раз, когда в кадровом составе предприятия происходят изменения. Если изменений не было, нулевой отчет подавать не нужно.

Бумажная трудовая книжка: форма СТД-Р

Несмотря на развитие электронного документооборота, бумажные трудовые книжки все еще актуальны для тех сотрудников, которые выбрали их сохранение. При увольнении такого сотрудника работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку.

Однако, если сотрудник перешел на ЭТК, при увольнении ему выдается не бумажная книжка, а форма СТД-Р — сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя.

Кто должен сдавать отчетность?

Закон не требует, чтобы отчетностью в СФР занимался исключительно кадровик. На практике нагрузка на специалистов по кадрам действительно увеличилась, так как к работе с обычными трудовыми добавились новые обязанности. Распределение ролей зависит от внутренней организации компании:

• В небольших компаниях отчетность часто ведет бухгалтер.
• В крупных организациях это может быть специалист по кадровому учету или отдельный сотрудник, отвечающий за отчетность.

Главное — чтобы ответственный сотрудник своевременно проверял наличие бумажной трудовой книжки у новых сотрудников и корректно вносил все данные в ЕФС-1.

Как сдать отчетность быстро и без ошибок?

Сдать отчеты в СФР без ошибок и штрафов помогают специализированные облачные сервисы электронной отчетности. На сегодняшний день с новой отчетностью по ЭТК работают несколько проверенных систем:

• 1С-Отчетность — удобный сервис, через который все сведения из отчета ЕФС-1 передаются в СФР. Данные хранятся в базе фонда и могут быть выгружены в любой момент.
• СБИС (Saby) — одна из первых систем, начавших работать с новой отчетностью по электронным трудовым книжкам. Позволяет автоматизировать процесс сдачи и минимизировать ошибки.
• Астрал Отчет 5.0 — еще одно надежное решение для быстрой отправки формы ЕФС-1.
• Такском, сервис с развитой технической поддержкой по всем вопросам сдачи электронной отчетности в ПФР и СФР.

Использование таких сервисов позволяет не только отправлять отчеты, но и отслеживать статус их обработки фондом, а также формировать выписки для сотрудников по их запросу.

Частые ошибки работодателей

Работа с ЭТК требует внимательности. Вот наиболее распространенные ошибки, которых следует избегать:

1. Нарушение сроков сдачи. Особенно это касается приема и увольнения, где действует правило «следующего рабочего дня».
2. Игнорирование заявлений сотрудников. Факт подачи работником заявления о сохранении бумажной книжки или переходе на ЭТК обязательно нужно отразить в ЕФС-1.
3. Неверное указание причин увольнения. Код выполняемой функции и причина увольнения должны строго соответствовать справочникам и ТК РФ.
4. Невыдача формы СТД-Р. Забыть выдать сведения при увольнении сотрудника с ЭТК — это нарушение, которое может привести к жалобам и штрафам.

Отчетность о ведении трудовых книжек в 2026 году — это в первую очередь работа с формой ЕФС-1 и своевременная передача данных в Социальный фонд России. Переход на электронный формат снял с работодателей обязанность по ручному ведению электронных баз, но возложил строгую ответственность за оперативную передачу кадровых событий.

Использование современных сервисов электронной отчетности (1С-Отчетность, СБИС, Астрал Отчет, Такском) значительно упрощает этот процесс, защищая бизнес от штрафов и обеспечивая сотрудникам прозрачный и доступный учет их стажа.