Вопросы, связанные с переходом на электронные трудовые книжки, стали актуальны для всех работодателей с 1 января 2020 года. В статье мы разберём, как 1С помогает вести учёт кадровых событий, что такое форма СЗВ‑ТД, какие требования предъявляются к работодателям и как правильно настроить систему.

Содержание

1. Что такое 1С и 1С:Предприятие?
2. Электронная трудовая книжка: основные понятия
3. Форма СЗВ‑ТД: назначение и сроки сдачи
4. Как 1С автоматизирует сдачу СЗВ‑ТД
5. Пошаговая инструкция по формированию и передаче СЗВ‑ТД в 1С
6. Преимущества электронных трудовых книжек
7. Типичные ошибки и способы их устранения
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое 1С и 1С:Предприятие?

1С — это российская компания, специализирующаяся на разработке программных продуктов для автоматизации бизнеса. Главный продукт компании — платформа 1С:Предприятие, на которой создаются конфигурации (приложения) под различные отрасли: бухгалтерия, управление персоналом, торговля, производство и т.д.

• 1С:Предприятие 8, современная многопользовательская система, поддерживающая гибкую настройку бизнес‑логики.
• Конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом», «1С:Кадровый учет» включают готовый функционал для формирования отчётов СЗВ‑ТД.
• Система интегрируется с государственными порталами (ПФР, ФСС) через электронный документооборот (ЭДО).

Таким образом, 1С выступает не только как бухгалтерская система, но и как инструмент для выполнения обязательств перед государственными органами.

Электронная трудовая книжка: основные понятия

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, хранящийся в единой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Информация в ЭТК формируется на основании отчётов СЗВ‑ТД, которые работодатели обязаны сдавать в ПФР.

Ключевые особенности ЭТК:

• Данные о трудовой истории сотрудника доступны в режиме онлайн через личный кабинет ПФР.
• Отсутствие необходимости вести бумажные трудовые книжки (если работник выбрал электронный вариант).
• Сокращение риска ошибок и потери документов.
• Упрощённый процесс передачи сведений о кадровых изменениях.

С 2020 года каждый работодатель обязан сдавать сведения о всех кадровых событиях в ПФР в виде формы СЗВ‑ТД, иначе сотрудник не сможет оформить электронную трудовую книжку.

Форма СЗВ‑ТД: назначение и сроки сдачи

СЗВ‑ТД (Справка о заработке и взносах — трудовая деятельность) — это отчётная форма, в которой фиксируются все кадровые события сотрудника за определённый месяц:

• приём на работу;
• увольнение;
• перевод в другой отдел;
• изменение условий труда (должность, ставка, график);
• отпуск, больничный, командировка и пр.

Согласно нормативным актам, сдавать СЗВ‑ТД необходимо не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным. Например, за январь отчёт сдаётся до 15 февраля.

Если работник подаёт заявление о выборе электронного способа ведения трудовой книжки, сведения по форме СЗВ‑ТД должны быть переданы в ПФР в тот же срок, иначе запись в ЭТК будет невозможна.

Как 1С автоматизирует сдачу СЗВ‑ТД

В конфигурациях 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) и 1С:Кадровый учёт реализованы готовые механизмы:

1. Регистрация кадровых событий — вводятся в справочники «Сотрудники», «Должности», «Трудовые договоры».
2. Расчёт начислений и удержаний — автоматически формируются на основе тарифов, ставок и нормативов.
3. Генерация формы СЗВ‑ТД — система собирает данные за выбранный период и формирует файл в формате XML, требуемом ПФР.
4. Электронный документооборот (ЭДО) — через встроенный модуль «Обмен с ПФР» файл отправляется в ПФР по защищённому каналу.
5. Контроль статуса — в 1С отображается статус отправки, подтверждение получения и возможные ошибки.

Все эти шаги могут быть выполнены автоматически по расписанию (например, каждый 10‑е число месяца), что исключает человеческий фактор.

Пошаговая инструкция по формированию и передаче СЗВ‑ТД в 1С

Шаг 1. Подготовка справочников

• Убедитесь, что в справочнике «Сотрудники» заполнены обязательные реквизиты: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, дата начала трудового договора.
• Для каждого сотрудника укажите «Тип трудовой книжки» (бумажная / электронная). При выборе «Электронная» система будет автоматически формировать СЗВ‑ТД.
• Проверьте актуальность данных в справочниках «Должности», «Подразделения», «Тарифные ставки».

Шаг 2. Ввод кадровых событий

1. Откройте документ «Приём на работу» (или «Увольнение», «Перевод», «Изменение условий труда»).
2. Заполните дату события, причину, новую должность/ставку и прикрепите трудовой договор.
3. Сохраните документ — 1С автоматически создаст запись в журнале кадровых событий.

Шаг 3. Расчёт начислений за месяц

Запустите обработку «Начисление зарплаты» за нужный месяц. Система учтёт все изменения, введённые в Шаге 2, и сформирует начисления, удержания и налоги.

Шаг 4. Формирование СЗВ‑ТД

1. Перейдите в раздел «Отчёты → СЗВ‑ТД».
2. Выберите период (например, «Январь 2026»).
3. Нажмите кнопку «Сформировать файл». 1С создаст XML‑файл, соответствующий требованиям ПФР.

Шаг 5. Проверка и отправка в ПФР

• Откройте сформированный файл в режиме «Проверка формата» — система проверит наличие обязательных реквизитов.
• Если ошибок нет, нажмите «Отправить в ПФР». При наличии настроенного канала ЭДО файл будет передан автоматически.
• В журнале «Отправка СЗВ‑ТД» появится запись с датой и статусом «Отправлено».

Шаг 6. Мониторинг статуса

Через «Личный кабинет ПФР» или модуль «Контроль статуса отправки» в 1С проверьте, что ПФР принял файл без ошибок. При необходимости загрузите корректирующий файл.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Сокращение бумажного оборота — экономия ресурсов и упрощение архивации.
• Ускоренный доступ к информации — сотрудник и контролирующие органы могут в любой момент просмотреть запись о трудовой истории.
• Повышение точности данных — автоматический расчёт и передача сведений минимизируют человеческие ошибки.
• Упрощение кадрового администрирования — все изменения фиксируются в единой системе, а отчёты формируются «на лету».
• Соответствие законодательству — своевременная сдача СЗВ‑ТД исключает штрафы за просрочку.

Типичные ошибки и способы их устранения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажные трудовые книжки, если у сотрудника электронная?

Нет. При выборе электронного способа ведения трудовой книжки бумажный документ не оформляется. Однако рекомендуется хранить копию договора и другие кадровые документы в архиве компании.

Можно ли изменить сведения в уже отправленном СЗВ‑ТД?

Да. Для исправления ошибок необходимо сформировать корректирующий файл «СЗВ‑ТД (корректировка)» и отправить его в ПФР. В 1С это делается через пункт «Отправка корректировок».

Какой срок хранения электронных трудовых книжек?

ЭТК хранится в базе ПФР бессрочно. Работодатель обязан сохранять электронные копии всех кадровых документов (договоры, приказы) в течение минимум 5 лет.

Что делать, если сотрудник отказывается от электронного способа?

Сотрудник имеет право выбрать традиционный бумажный вариант. В этом случае в СЗВ‑ТД указывается признак «бумажная трудовая книжка», и запись в ПФР будет помечена как «не требуется электронная запись».

Нужно ли платить отдельную пошлину за передачу СЗВ‑ТД?

Нет. Подача СЗВ‑ТД в ПФР является обязательным государственным требованием и не облагается отдельными сборами.

Переход на электронные трудовые книжки и обязательная сдача формы СЗВ‑ТД, важный шаг к цифровизации кадрового учёта в России. Платформа 1С:Предприятие предоставляет полностью автоматизированный механизм, который позволяет:

• вовремя фиксировать все кадровые изменения;
• корректно рассчитывать начисления и удержания;
• генерировать и отправлять СЗВ‑ТД без ручного вмешательства;
• контролировать статус передачи и быстро реагировать на ошибки.

Следуя приведённой выше инструкции и регулярно проверяя актуальность данных в системе, вы сможете избежать штрафов, упростить работу отдела кадров и обеспечить сотрудникам удобный доступ к их трудовой истории.

Помните: своевременная сдача СЗВ‑ТД — залог корректного формирования электронной трудовой книжки и соблюдения законодательства.

Статья подготовлена на основе открытых источников и актуальна на 21 мая 2026 года.