С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон‚ кардинально изменивший порядок учета трудового стажа. Бумажные трудовые книжки уступили место электронным (ЭТК)‚ а обязанность по формированию и передаче данных о трудовой деятельности перешла к работодателям. В 2026 году этот процесс полностью цифровизирован‚ и ключевым инструментом взаимодействия с Социальным фондом России (СФР‚ ранее ПФР) является отчетность.

В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно сформировать отчет‚ какие формы использовать и на какие сроки ориентироваться в текущих условиях.

Основные понятия и законодательная база

Электронная трудовая книжка, это сведения о трудовой деятельности и стаже работника‚ которые формируются работодателем в электронном виде и хранятся в информационной системе СФР.

Ключевые изменения для работодателей:

• Обязанность передачи данных: Работодатель обязан передавать сведения о всех кадровых изменениях (прием‚ увольнение‚ перевод‚ переименование компании и т.д.).
• Форма отчетности: Основным документом для передачи данных является форма ЕФС-1 (ранее известная как СЗВ-ТД).
• Выдача сведений работнику: При увольнении или по письменному заявлению сотрудник должен получить выписку по форме СТД-Р.

> Важно: В 2026 году обязанность вести электронные трудовые книжки и отчитываться по форме ЕФС-1 должна быть зафиксирована во внутренних кадровых документах организации.

Форма ЕФС-1: Что это и когда сдавать?

Форма ЕФС-1 («Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже застрахованного лица») — это единственный отчет‚ который подается в СФР для ведения электронных трудовых книжек. Она заменила собой ранее существовавшую форму СЗВ-ТД.

Сроки подачи отчета ЕФС-1

Соблюдение сроков критически важно во избежание штрафов. В 2026 году действуют следующие правила:
При приеме на работу или увольнении:

• Отчет сдается не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа (распоряжения) или иного документа.
• Пример: Если приказ об увольнении датирован 20 мая 2026 года (среда)‚ отчет нужно сдать до конца 21 мая (четверг).

При прочих кадровых изменениях:

• Сюда относятся переводы на другую должность‚ переименование организации‚ смена наименования должности.
• Отчет сдается не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за месяцем‚ в котором произошло событие.

Если изменений не было:

• Если в отчетном периоде не было никаких кадровых событий по сотрудникам‚ сдавать «нулевой» отчет не нужно. Отчет формируется только при наличии событий.

Пошаговая инструкция: Как сформировать отчет

Процесс формирования отчета можно разделить на несколько этапов. Для работы вам потребуется доступ к специализированному программному обеспечению (1С‚ СБИС‚ Контур.Экстерн и др.) и действующая электронная подпись (ЭЦП).

Шаг 1. Подготовка и подключение к ЭДО

До начала работы убедитесь‚ что ваша организация подключена к электронному документообороту (ЭДО) с СФР.

• Необходимо было отправить Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД) через телекоммуникационные каналы связи (ТКС). Без этого шага передача данных невозможна.

Шаг 2. Сбор данных

Соберите информацию о кадровых событиях‚ произошедших в отчетном периоде. Проверьте правильность заполнения следующих данных:

• ФИО и СНИЛС сотрудника.
• Дата и номер приказа о кадровом событии.
• Код выполняемой функции (для новых должностей).
• Наименование должности‚ структурного подразделения.

Шаг 3. Формирование файла отчета

В вашей учетной системе (например‚ 1С или веб-сервисе бухгалтера):
Перейдите в раздел «Отчетность» -> «СФР (ПФР)» -> «Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)».
Выберите период и события‚ которые необходимо включить в отчет.
Система автоматически сформирует XML-файл в требуемом формате.
Проверка: Внимательно сверьте данные с бумажными или электронными оригиналами приказов. Ошибки в СНИЛС или датах могут привести к отказу в приеме отчета.

Шаг 4. Отправка и получение протокола

Подпишите отчет усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Отправьте файл через оператора ЭДО.
Дождитесь протокола проверки от СФР.

• Если статус «Принят»: Отчетность сдана успешно. Сохраните протокол.
• Если статус «Отклонен»: Изучите причину ошибки (указана в протоколе)‚ исправьте данные и отправьте отчет заново.

Выдача выписки сотруднику (Форма СТД-Р)

Работодатель обязан не только отправлять данные в фонд‚ но и предоставлять их работнику.

• При увольнении: Вы обязаны выдать сотруднику заверенную выписку по форме СТД-Р в день увольнения (или последний рабочий день).
• По заявлению: Если действующий сотрудник просит выписку о своей трудовой деятельности‚ вы должны предоставить ее в течение 3 рабочих дней.

Выписку можно сформировать в той же учетной системе‚ где формируется отчет ЕФС-1‚ распечатать на бумаге и заверить подписью руководителя и печатью организации (при ее наличии)‚ либо передать в электронном виде‚ если это предусмотрено внутренним документооборотом и согласовано с работником.

Типичные ошибки и как их избежать

Анализ практики 2025–2026 годов показывает следующие частые ошибки:

Нарушение сроков: Задержка даже на один день грозит штрафами. Используйте автоматические напоминания в бухгалтерских программах.
Неверный код функции: При приеме на новые должности часто забывают указывать актуальные коды выполняемых функций из справочника.
Отсутствие локальных актов: В некоторых организациях до сих пор не обновлены должностные инструкции и положения об оплате труда с учетом перехода на ЭТК.
Игнорирование протоколов: Если отчет ушел‚ но пришел протокол с предупреждениями‚ их необходимо устранить в следующем отчетном периоде‚ иначе данные в ЭТК сотрудника будут некорректны.

Формирование отчета по электронным трудовым книжкам в 2026 году — это отлаженный‚ но требующий внимательности процесс. Ключ к успеху — использование актуального программного обеспечения‚ своевременная отправка формы ЕФС-1 и строгий контроль за сроками.

Помните‚ что электронная трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий стаж гражданина для назначения пенсии. Ошибки в отчетности могут создать проблемы для ваших сотрудников в будущем‚ поэтому подходите к заполнению данных максимально ответственно. Используйте готовые образцы и справочники‚ предоставляемые системами Главбух‚ 1С или КонсультантПлюс‚ чтобы минимизировать риски и работать без ошибок.