С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот процесс затронул всех работников, включая тех, кто трудится по совместительству․ Однако ключевое значение имеет тип совместительства: внутреннее или внешнее․ Правила для них кардинально различаются․ Данная статья подробно разбирает, как правильно действовать работодателю и что нужно знать внешнему совместителю․

Ключевое различие: внешний vs․ внутренний совместитель

Прежде всего, необходимо чётко разделять два понятия:

• Внутренний совместитель — сотрудник, который работает на того же юридического лица (работодателя), но на другой должности или в другом структурном подразделении, помимо своей основной работы․ Он числится в штате одной организации․
• Внешний совместитель — сотрудник, который работает на вашу организацию по совместительству, но является штатным сотрудником другого работодателя (своего основного места работы)․ Его трудовая книжка (бумажная или электронная) ведёться и хранится исключительно у основного нанимателя․

Внешний совместитель: что должен делать работодатель (наниматель по совместительству)

Если вы приняли на работу человека, который уже работает в другой компании (внешний совместитель), ваши действия строго регламентированы․

Уведомление о переходе на ЭТК: нужно ли?

Закон (ст․ 312․1 ТК РФ) обязывает работодателя уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки и их праве выбора․ Однако для внешних совместителей действует особый подход:

• Официальная позиция (КонсультантПлюс, Онлайнинспекция․рф): Уведомлять внешнего совместителя и получать от него заявление о выборе способа ведения ТК не требуется․ Это связано с тем, что вы не являетесь его основным работодателем и не ведёте его трудовую книжку․ Информировать его должен основной наниматель․
• Рекомендация для осторожности: Если вы хотите действовать с абсолютной гарантией соответствия букве закона, вы можете вручить внешнему совместителю уведомление (как всем остальным сотрудникам)․ Однако брать с него заявление о выборе (между электронной и бумажной книжкой) бесполезно и необязательно, так как его выбор не влияет на ваши действия․ Вы всё равно не будете вести его книжку․

Как отразить работу по совместительству в отчётности (форма СЗВ-ТД)?

Это самый важный практический вопрос․ При сдаче отчётности в ПФР (форма СЗВ-ТД) вы обязаны отразить факт работы внешнего совместителя у вас․

Алгоритм заполнения поля «Предыдущий работодатель» в форме СЗВ-ТД:

1. Вы принимаете на работу внешнего совместителя․
2. Вы НЕ открываете ему новую трудовую книжку (бумажную или электронную)․
3. При подаче первой формы СЗВ-ТД на этого работника (в месяце приёма на работу) вы обязаны заполнить поле «Предыдущий работодатель»․
4. В это поле вы вносите данные основного работодателя совместителя (наименование, ИНН, ОГРН), который ведёт его трудовую книжку․ Эти данные вы должны запросить у самого работника․
5. В графе 3 «Запись в трудовой книжке» вы указываете: «Принят по внешнему совместительству», наименование вашей организации, должность․
6. В графе 4 «Подпись работника» ставится ваша подпись как представителя работодателя по совместительству․

Образец записи в трудовой книжке (для основного нанимателя)

Хотя вы не ведёте книжку, вы обязаны выдать внешнему совместителю документ для внесения записи в его основную трудовую книжку․ Обычно это копия вашего приказа о приёме на работу․

Образец wording записи, которую вносит основной работодатель:

«[Дата] Принят по внешнему совместительству в [Название вашей организации, структурное подразделение] на должность [Название должности]․ На основании копии приказа работодателя по совместительству №․․․ от ․․․»

Внутренний совместитель: что должен делать работодатель

Ситуация с внутренним совместителем иная, так как вы являетесь для него единственным и основным работодателем․

• Вы обязаны уведомить его о переходе на ЭТК и праве выбора (как всех остальных сотрудников)․
• Вы обязаны получить от него заявление о выборе (электронная или бумажная трудовая книжка)․
• Если он выбирает электронную книжку, вы создаёте ей в своей системе и ведёте все записи, включая те, что связаны с совместительством (приём, увольнение, переводы по совместительству)․
• Если он выбирает бумажную книжку, вы ведёте её традиционным способом, внося все записи, в т․ч․ о работе по совместительству․
• При сдаче формы СЗВ-ТД на внутреннего совместителя поле «Предыдущий работодатель» не заполняется, так как смена работодателя не происходит․

Отчётность (ЕФС-1) и совместители

В отчётности по форме ЕФС-1 (сведения о страховых взносах) всех совместителей (и внешних, и внутренних) необходимо указывать․ Если у работника несколько работодателей, каждый из них самостоятельно сдаёт на него отчётность, отражая выплаты по своей договорённости․

Ключевой момент: Если у вашего внешнего совместителя основной работодатель уже перевёл его на электронную трудовую книжку, то при подаче СЗВ-ТД вы всё равно указываете данные основного нанимателя в поле «Предыдущий работодатель»․ Вы не создаёте ему дублирующую ЭТК․

5>Практический алгоритм действий для HR-специалиста

1. Определите тип совместительства при приёме на работу (внешнее или внутреннее)․
2. Для внешнего совместителя:
   • Запросите у работника данные его основного работодателя (наименование, ИНН, ОГРН) для поля «Предыдущий работодатель» в СЗВ-ТД․
   • При подаче первой СЗВ-ТД заполните это поле․
   • Выдайте работнику копию приказа о приёме на работу по совместительству для внесения записи в его основную трудовую книжку․
   • Уведомление и заявление о выборе ЭТК не требуются․
3. Для внутреннего совместителя:
   • Уведомите его о переходе на ЭТК․
   • Получите заявление о выборе способа ведения ТК․
   • Ведите его трудовую книжку (электронную или бумажную) с учётом всех записей, связанных с совместительством․
   • При подаче СЗВ-ТД поле «Предыдущий работодатель» оставляйте пустым․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• В: Я — внешний совместитель․ Мой основной работодатель перешёл на ЭТК․ Должен ли мой наниматель по совместительству что-то делать?
  О: Нет․ Ваш основной работодатель ведёт вашу ЭТК․ Наниматель по совместительству лишь отражает факт работы в своей отчётности (СЗВ-ТД), указывая данные основного нанимателя․
• В: Я — внешний совместитель․ Хочу, чтобы у меня была только бумажная книжка․ Что делать?
  О: Вы должны обратиться с заявлением о выборе бумажной книжки к своему основному работодателю․ Наниматель по совместительству на это решение не влияет․
• В: В форме СЗВ-ТД для внешнего совместителя в поле «Предыдущий работодатель» указаны данные его основной компании․ Это правильно?
  О: Да, это абсолютно правильно и соответствует закону․ Это подтверждает, что трудовая книжка ведётся у основного нанимателя․
• В: Если внешний совместитель уволился с основного места работы, что делать новому нанимателю?
  О: При приёме на работу новый наниматель (теперь уже не по совместительству, а как основной) должен оформить с ним трудовой договор и, в зависимости от выбора работника, открыть новую ЭТК или бумажную книжку․ Предыдущим работодателем в этом случае будет тот, кто был основным нанимателем до этого․

Работа с электронными трудовыми книжками для внешних совместителей строится на простом, но критически важном принципе: ведёт книжку — основной работодатель․ Задача нанимателя по совместительству — корректно отразить факт трудовых отношений в отчётности (СЗВ-ТД), указав данные основного нанимателя; Для внутренних совместителей действуют общие для всех сотрудников правила․

Краткая памятка:

• Внешний совместитель: Уведомлять не нужно․ В СЗВ-ТД указывать данные его основного работодателя․ Выдавать копию приказа для записи в его книжку․
• Внутренний совместитель: Уведомлять обязательно․ Получать заявление о выборе․ Вести его книжку (ЭТК или бумажную) как у обычного сотрудника․

Соблюдение этих правил обеспечит корректное отражение данных в ПФР и избежит проблем при увольнении или переходе работника․