С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на этот формат регулируется статьёй 66.1 ТК РФ и Приказом Минтруда России № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек». Ниже представлена подробная инструкция‚ включающая нормативную базу‚ порядок оформления заявления‚ образцы приказов и уведомлений‚ а также конкретный пример заполнения записи в электронной трудовой книжке.

Нормативная база

• Статья 66.1 ТК РФ – право работника выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде.
• Приказ Минтруда России № 320н от – Порядок ведения и хранения трудовых книжек (включая электронные).
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «О страховых взносах в ПФР» – основание для формирования лицевого счёта в СФР‚ который и является электронной трудовой книжкой.
• Формы отчётности: СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности)‚ ЕФС‑1 (индивидуальные сведения).

Подготовка к переходу

Заявление работника

Работник подаёт письменное заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде. Заявление может быть оформлено в свободной форме‚ но должно содержать:

• ФИО работника;
• Должность‚ структурное подразделение;
• Ссылку на ст. 66.1 ТК РФ;
• Просьбу вести трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о трудовой деятельности;
• Дата и подпись работника.

Образец заявления (можно скопировать и заполнить):

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ работающий в должности инженера‑конструктора отдела проектирования‚ прошу в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в Социальный фонд России.

Приказ о введении электронных трудовых книжек

После получения заявления руководитель издаёт приказ о переходе конкретного сотрудника (или всей организации) на ЭТК.

Пример приказа:

Приказ № 45 от
О введении ведения трудовой книжки в электронном виде для сотрудника Иванова И.И.
На основании заявления сотрудника от и ст. 66.1 ТК РФ приказываю:
1. Вести трудовую книжку Иванова И.И. в электронном виде.
2. Ответственным за ведение электронных трудовых книжек назначить специалиста отдела кадров Петрова С.А.
3. Обеспечить передачу сведений о трудовой деятельности в СФР в форме СЗВ‑ТД и ЕФС‑1.
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания.
Директор: _______________ (подпись)

Уведомление работника о переходе

Сотруднику выдаётся уведомление о том‚ что его трудовая книжка ведётся в электронном формате. В уведомлении указываются:

• Номер и дата приказа;
• Ссылка на нормативный акт (ст. 66.1 ТК РФ‚ Приказ № 320н);
• Информация о том‚ где можно получить выписку из ЭТК (через личный кабинет на портале «Госуслуги»‚ в МФЦ или в СФР);
• Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).

Как заполняется электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка представляет собой лицевой счёт в СФР‚ в котором фиксируются все значимые события трудовой биографии работника. Каждая запись состоит из обязательных реквизитов:

• Дата записи (день‚ месяц‚ год);
• Номер записи (последовательный номер в книжке);
• Сведения о работе (приём‚ перевод‚ увольнение‚ совмещение);
• Основание записи (номер и дата приказа‚ договор и т.п.);
• Подпись ответственного лица (кадровика‚ руководителя) и печать организации (если используется).

Все поля заполняються в информационной системе СФР (или в внутренней кадровой системе‚ синхронно с СФР). После сохранения запись считается действительной и доступной работнику через его личный кабинет.

Пример заполнения записи о приёме на работу

• Дата записи:
• Номер записи: 1
• Сведения о работе: Принят на должность инженера‑конструктора отдела проектирования.
• Основание: Приказ № 102 от о приёме на работу;
• Подпись: _______________ (Петров С.А.‚ специалист отдела кадров)
• Печать: [печать организации]

Пример записи о присвоении квалификационной категории

• Дата записи:
• Номер записи: 7
• Сведения о работе: Присвоена квалификационная категория «Инженер 1‑го разряда».
• Основание: Приказ № 57 от о присвоении квалификационной категории.
• Подпись: _______________ (Петров С.А.)
• Печать: [печать организации]

Пример записи о поощрении (награждении)

• Дата записи:
• Номер записи: 12
• Сведения о работе: Награждён благодарностью руководителя за успешное выполнение проекта «Автоматизация конструкторского отдела».
• Основание: Приказ № 114 от о поощрении.
• Подпись: _______________ (Петров С.А.)
• Печать: [печать организации]

Пример записи об увольнении

• Дата записи:
• Номер записи: 18
• Сведения о работе: Уволен по собственному желанию.
• Основание: Приказ № 201 от об увольнении.
• Подпись: _______________ (Петров С.А.)
• Печать: [печать организации]

Особенности отражения квалификации и наград в ЭТК

Согласно пункту 35 Порядка 320н‚ в электронной трудовой книжке фиксируются все сведения о профессиональном росте и поощрениях‚ которые ранее вносились в бумажный документ. Это включает:

• Присвоение квалификационных категорий‚ разрядов‚ званий;
• Прохождение повышения квалификации‚ переподготовки‚ стажировок;
• Награждение благодарностями‚ грамотами‚ премиями‚ ценными подарками;
• Внесение сведений о дисциплинарных взысканиях (при наличии).

Для каждой такой записи необходимо указать основание (приказ‚ договор‚ сертификат) и подпись ответственного лица.

Отчётность и взаимодействие с СФР

После введения ЭТК работодатель обязан ежемесячно представлять в СФР форму СЗВ‑ТД‚ содержащую сведения о:

• Приёмах‚ переводах‚ увольнениях;
• Изменениях в должностях‚ окладах‚ режиме работы;
• Присвоении квалификационных категорий и прохождении обучения;
• Награждениях и поощрениях.

Кроме того‚ раз в год формируется индивидуальный отчёт ЕФС‑1‚ который используется для расчёта страховых взносов и подтверждения трудового стажа работника.

Все сведения передаются в электронном виде через защищённые каналы связи (ТКС‚ ЭДО). При обнаружении ошибок работодатель обязан в течение пяти рабочих дней подать уточняющую СЗВ‑ТД.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ до момента подачи заявления о переходе на ЭТК ведётся бумажная книжка. После оформления перехода бумажный экземпляр выдаётся сотруднику‚ а дальнейшая ответственность за ведение ложится на электронный формат.

Нужно ли заверять записи в ЭТК печатью организации?

Печать ставится по желанию работодателя‚ если она используется в бумажном документообороте. В электронной форме подпись ответственного лица достаточно‚ но печать может быть добавлена для дополнительной уверенности.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписка доступна в личном кабинете на портале «Госуслуги»‚ в МФЦ (по запросу) и в территориальных органах СФР. Работник также может запросить её у работодателя – последний обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней.

Что делать‚ если обнаружилась ошибка в записи ЭТК?

Работодатель готовит уточняющую форму СЗВ‑ТД с пометкой «Исправление» и направляет её в СРФ. После обработки исправление отражается в личном счёте работника;

Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадрового учёта‚ снижает риск потери документов и ускоряет предоставление сведений в государственные органы. Для успешного перехода необходимо:

1. Получить заявление сотрудника;
2. Издать приказ о введении ЭТК;
3. Оформить уведомление работника;
4. Настроить взаимодействие кадровой системы с СФР (СЗВ‑ТД‚ ЕФС‑1);
5. Обучить ответственных сотрудников правилам заполнения записей (включая квалификации и награды).

Соблюдая представленные выше шаги и используя приведённые образцы‚ организация сможет безошибочно оформить переход на электронный формат трудовых книжек и обеспечить соответствие требованиям трудового законодательства.