Вопрос актуален для всех работодателей и работников: как правильно оформить переименование, реорганизацию или перевод в другое структурное подразделение и какие записи при этом необходимо внести в трудовую книжку?

Общие положения

Трудовая книжка (ТК) фиксирует сведения, которые являются существенными условиями трудового договора; К таким сведениям относятся:

• наименование организации‑работодателя;
• наименование структурного подразделения (отдела, службы, управления и т.п.), в котором работает сотрудник;
• должность, специальность, квалификация.

Если в процессе реорганизации меняется наименование подразделения, подчиненность или структурный состав (при этом трудовые функции и должность сотрудника остаются прежними), в ТК должна быть сделана соответствующая запись.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:

1. Положение о трудовой книжке (утв. Приказом Минтруда РФ от № 110н);
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68);
3. Пункт 10 Порядка ведения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда РФ от № 84н);
4. Постановление Президиума Верховного Суда РФ от № 23 (вопрос 26) – отсутствие обязательности записи при преобразовании обособленного подразделения в филиал, если трудовые функции не меняются.

Согласно пункту 10 Порядка, запись делается «при принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор)». Если в договоре указано, что работник работает в «отделе бухгалтерского учета», а отдел переименован в «управление бухгалтерского учета», запись обязательна.

Когда запись в трудовую книжку обязательна?

Порядок внесения записи в трудовую книжку

1. Подготовка приказа. Работодатель издаёт приказ о переименовании (или переводе) подразделения. Приказ подписывается руководителем организации и, при необходимости, утверждается советом директоров.
2. Обновление штатного расписания. В штатном расписании фиксируются новые наименования и/или изменённая подчинённость.
3. Уведомление работника. Сотруднику предоставляется копия приказа, он подписывает акт о получении.
4. Внесение записи. Кадровый специалист вносит запись в ТК в течение семи календарных дней с даты приказа. Заполняются только графы «Дата», «Запись», остальные графы (1‑2) остаются пустыми.
5. Подпись работника. После внесения записи работник ставит подпись в графе «Подпись работника» (если запись касается его личных данных).
6. Архивирование документов. Приказ, обновлённое штатное расписание и копия записи в ТК помещаются в личное дело сотрудника.

Требования к оформлению записи

• Запись делается чёрными чернилами в печатных буквах.
• Указывается полная дата (дд.мм.гггг).
• Текст записи должен соответствовать образцу (см. ниже).
• Не допускаются исправления без штампа «Исправлено» и подписи ответственного лица.

Образцы записей в трудовой книжке

5.1 Переименование подразделения

Пример записи, если в ТК указано название подразделения:

Подразделение «Служба бухгалтерского учета» с переименовано в «Управление бухгалтерского учета».

Если в ТК не было указано название подразделения (только должность), запись выглядит так:

С – изменение наименования структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

5.2 Перевод в другое подразделение (с изменением названия)

С – перевод в структурное подразделение «Отдел маркетинга», должность «Менеджер по рекламе».

5.3 Переименование отдела без изменения функций

Отдел «Технической поддержки пользователей» с переименован в «Отдел технического обслуживания потребителей».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору?

Если в договоре указано конкретное подразделение, а его наименование меняется, рекомендуется оформить дополнительное соглашение (или приказ о переименовании) и приложить к трудовому договору. Это упрощает доказательство изменения условий труда.

Можно ли вносить запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Да. В ЭТК запись вносится тем же способом – через приказ и обновление штатного расписания, но в системе это делает уполномоченный специалист в течение 7 дней.

Что делать, если работник отказывается подписать запись?

Работодатель фиксирует отказ в личном деле, делает отметку «Отказ подписаться» и ставит подпись ответственного лица. Запись в ТК считается законной, так как она основана на приказе.

Влияет ли переименование подразделения на стаж работы?

Нет. Стаж считается непрерывным, если функции и должность сотрудника не изменились. Переименование лишь меняет формальное указание места работы.

Как оформить запись, если в ТК указана только должность, а подразделения нет?

В этом случае запись делается в свободной форме: «С – изменение наименования структурного подразделения, в котором работает сотрудник». При этом в личном деле хранится приказ о переименовании.

Переименование или изменение подчинённости структурного подразделения – достаточно частый процесс в современных организациях. Правильное оформление таких изменений в трудовой книжке гарантирует:

• соответствие требованиям Трудового кодекса и Положения о ТК;
• защиту прав работника (правильный учёт стажа, сохранность данных о месте работы);
• избежание трудовых споров и штрафов со стороны инспекции труда.

Ключевые шаги – издание приказа, обновление штатного расписания, уведомление работника и своевременное внесение записи в ТК (не позднее 7 дней). При соблюдении этих правил процесс проходит без осложнений и сохраняет правовую чистоту кадрового делопроизводства.

Составлено на основе материалов КонсультантПлюс, Гарант.ру, Оперсонале и практического опыта кадровых специалистов (данные актуальны на ).