С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это событие изменило порядок ведения трудовой документации как для работников, так и для работодателей. В статье подробно рассматриваются причины перехода, правовые основы, преимущества, порядок оформления и типичные ошибки.

История появления и законодательная база

Электронная трудовая книжка впервые была введена в России в 2020 году. С тех пор её использование постепенно расширялось, а в 2025 году вступили в силу поправки к отчёту ЕФС‑1, обязывающие каждый работодатель сдавать сведения о персонале в электронном виде. К 2026 году более 24 млн работников уже переведены на ЭТК.

• Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑68) – определяет порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от 23 июня 2020 г. № 353н – регламентирует технические требования к системе ЭТК.
• Поправки к ЕФС‑1 (2025 г.) – делают обязательным предоставление данных о трудовом стаже в электронном виде.

Почему стоит перейти на электронную трудовую книжку?

Переход на ЭТК решает ряд проблем, связанных с традиционной бумажной формой:

1. Отсутствие риска потери – данные хранятся в защищённом государственном реестре.
2. Удобство доступа – работник может просмотреть свою книжку в любой момент через мобильное приложение или личный кабинет на портале Госуслуг.
3. Автоматизация записей – работодатели вносят сведения в систему напрямую, без необходимости печатать и подписывать бумажные листы.
4. Ускорение процесса трудоустройства – при приёме на работу сведения о предыдущих местах работы проверяются мгновенно.
5. Экономия ресурсов – снижается расход бумаги и времени на оформление.

Кто обязан перейти на электронный формат?

Согласно текущему законодательству, переход на ЭТК обязаны:

• Все организации, имеющие более 10 сотрудников (включая государственные и муниципальные учреждения).
• Работодатели, использующие автоматизированные системы учёта персонала (например, ERP‑системы, кадровые сервисы).
• Физические лица‑работодатели, если они оформляют более одного работника.

Малые предприятия с численностью до 10 человек могут продолжать использовать бумажные трудовые книжки, однако переход на ЭТК рекомендуется в целях упрощения документооборота.

Как происходит переход: пошаговый алгоритм

Для работодателя

1. Регистрация в системе ЭТК через портал Госуслуги или через специализированный сервис поставщика (например, «ЭТК‑Плюс»).
2. Получение Электронного сертификата подписи (ЭЦП), который будет использоваться для подтверждения записей.
3. Обучение кадрового персонала работе с интерфейсом системы (веб‑портал, мобильные приложения).
4. Внесение сведений о всех действующих сотрудниках:
   • ФИО, дата рождения, ИНН.
   • Даты начала и окончания трудовых отношений.
   • Должность, основание для приёма, сведения о начислениях.
5. Отправка запросов в Госреестр ЭТК для создания электронных записей.
6. Уведомление работников о переходе и предоставление инструкций по доступу к их электронной книжке;

Для работника

1. Убедиться, что у вас зарегистрирован аккаунт на портале Госуслуги (если нет – создать).
2. Подтвердить личность через видеоверификацию или посещение МФЦ.
3. Получить уведомление от работодателя о создании ЭТК и ссылку для активации.
4. Войти в приложение «ЭТК» (доступно для iOS и Android) или в личный кабинет на Госуслугах.
5. Проверить корректность внесённых данных и при необходимости сообщить об ошибках в отдел кадров.

Технические нюансы

ЭТК работает на основе блокчейн‑технологий и криптографической защиты. Каждая запись подписывается ЭЦП работодателя и сохраняется в реестре с отметкой времени, что исключает возможность несанкционированного изменения.

Частые ошибки при переходе и как их избежать

• Отсутствие ЭЦП у ответственного лица. Решение: оформить электронную подпись заранее, проверить её действительность.
• Неправильный ввод дат трудового стажа. Решение: сверять данные с бумажными трудовыми книжками и выписками из ПФР.
• Неинформирование сотрудников. Решение: рассылать официальные письма и проводить инструктажи.
• Технические сбои при загрузке данных. Решение: использовать проверенный интернет‑канал, сохранять резервные копии в виде CSV‑файлов.
• Отсутствие подтверждения получения уведомления работником. Решение: требовать подпись в электронном виде (клик «Подтверждаю»).

Вопросы и ответы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если работник не желает отказываться от бумажного варианта, он может сохранить её. Однако официальные записи о новых местах работы вносятся только в ЭТК.

Как подтвердить наличие ЭТК при приёме на работу?

Работник предоставляет скриншот из личного кабинета на Госуслугах или QR‑код, полученный в приложении «ЭТК». Работодатель проверяет данные в реестре;

Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о предыдущем месте работы?

Необходимо обратиться к бывшему работодателю с запросом о внесении недостающей записи. Если работодатель отказывается, работник может подать заявление в инспекцию по труду.

Можно ли распечатать электронную трудовую книжку?

Да, в личном кабинете есть функция «Скачать PDF». Однако распечатанный документ не имеет юридической силы без подтверждения в системе.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков перехода?

Для работодателей, не переведших сотрудников в ЭТК к 1 января 2026 г., предусмотрены административные штрафы от 10 000 до 40 000 рублей в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Перспективы развития ЭТК

В ближайшие годы планируется интеграция ЭТК с другими государственными сервисами: ПФР, ФСС и медицинскими картами. Это позволит автоматизировать расчёт страховых взносов, ускорить выдачу справок о стаже и упростить процесс получения государственных льгот.

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровой трансформации российского рынка труда. Он повышает прозрачность, безопасность и эффективность взаимодействия между работниками и работодателями. При правильном подходе к организации процесса перехода можно избежать большинства ошибок и полностью воспользоваться преимуществами нового формата.

Если вы работодатель, уже сегодня начните подготовку к переходу: проверьте наличие ЭЦП, обучите персонал и проинформируйте сотрудников. А если вы работник – убедитесь, что ваш профиль в системе ЭТК актуален, и наслаждайтесь удобством доступа к своим трудовым данным в любой момент.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.