Трудовая книжка (ТК) — это ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. С 1 января 2021 года в России вступили в силу масштабные изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это кардинально изменило порядок их ведения и исполнение обязанностей как работодателем, так и работником.
Основные изменения с 2021 года: что нужно знать каждому
С 2021 года при приеме на работу работодатели (включая индивидуальных предпринимателей) обязаны открывать и вести электронную трудовую книжку. Бумажный формат (обложку с вклейками) больше не оформляется, за исключением строго определенных случаев.
Кому положена бумажная трудовая книжка?
Право на получение бумажного документа сохраняется за следующими категориями граждан:
- Лица, уволенные до 31 декабря 2020 года, которые уже имели бумажную ТК.
- Лица, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года, но только по их письменному заявлению. Работодатель обязан предупредить об этом праве.
- Лица, работающие у работодателей, которые не являются субъектами обязательного социального страхования (например, некоторые виды работы по гражданско-правовым договорам, если иное не предусмотрено законом).
Обязанности работодателя: что должен делать кадровик и бухгалтер
Переход на ЭТК возложил на работодателя новые и скорректировал старые обязанности.
Обязанность по информированию
При приеме на работу работодатель обязан письменно уведомить работника о:
- Форме ведения его трудовой книжки (электронной или бумажной, если есть право).
- Своих обязанностях по внесению сведений в ЭТК.
- Праве работника на получение информации о своей ЭТК в личном кабинете на портале Госуслуг или через работодателя.
Обязанность по ведению и сбережению
Работодатель обязан:
- В течение 5 рабочих дней со дня приема на работу создать электронную трудовую книжку в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).
- Вносить в ЭТК все сведения о трудовой деятельности: прием, увольнение, переводы, отпуска, награждения, изменения условий трудового договора.
- Обеспечить безопасность и конфиденциальность данных ЭТК.
- При увольнении работника выдать ему справку с места работы (по форме СТД-Р или СТД-У) в бумажном виде, если работник не имеет доступа к ЭТК через Госуслуги. Эта справка имеет ту же юридическую силу, что и выписка из старой бумажной ТК.
- При запросе работника (бывшего) предоставлять ему выписку из ЭТК в бумажном виде (заказное письмо, личное получение).
Обязанность по передаче сведений
Все записи в ЭТК формируются на основе сведений из:
- Трудового договора.
- Приказов (распоряжений) о приеме, увольнении и т.д.
- Сведений из Пенсионного фонда (ПФР) о стаже и заработке.
Работодатель обязан передавать эти данные в ПФР в установленные сроки (в рамках отчетности СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М).
Обязанности работника: что должен контролировать сам сотрудник
Работник не является пассивным объектом учета. У него есть важные обязанности и права:
Право на контроль и получение информации
- Регулярно проверять актуальность и полноту записей в своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах (необходима подтвержденная учетная запись).
- Запрашивать у работодателя справки и выписки из ЭТК в бумажном виде при необходимости (для оформления кредита, пенсии, визы и т.д.).
- При обнаружении ошибок или пропусков немедленно обращаться к работодателю (в отдел кадров, бухгалтерию) с письменным заявлением об их исправлении.
Обязанность по сохранению доступа
Работник должен:
- Иметь доступ к своей учетной записи на Госуслугах.
- Своевременно сообщать работодателю об изменении контактных данных (для связи с ПФР).
- При увольнении убедиться, что все записи в ЭТК внесены корректно, и получить справку СТД-У.
Особенности для владельцев старых бумажных трудовых книжек
Если у работника на руках есть бумажная ТК, выданная до 2021 года, ее судьба зависит от двух факторов:
Если работник продолжает работать у того же работодателя
Работодатель обязан оцифровать существующую бумажную ТК. Это делается путем переноса всех записей в ЭТК. После этого бумажный документ возвращается работнику (если он не был передан в ПФР ранее) или хранится у работодателя как архивный экземпляр. Работник продолжает работать с электронной версией.
Если работник увольняется и переходит к новому работодателю
При увольнении старый работодатель обязан:
- Оформить запись об увольнении в бумажной ТК (если она у работника).
- Передать сведения об увольнении в ЭТК (она создается автоматически при первом трудоустройстве после 2021 года или по заявлению).
- Выдать работнику справку СТД-У (бумажную) с полным перечнем записей.
Новый работодатель, принимая человека, получит всю информацию из ЭТК через ПФР. Бумажная ТК, выданная ранее, является для нового работодателя лишь справочным документом. Основным источником данных является ЭТК.
Типичные ошибки и риски при исполнении обязанностей
Для работодателя:
- Несвоевременное создание ЭТК (свыше 5 дней) — влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Невнесение или некорректное внесение записей о приеме, увольнении, отпусках. Это ведет к искажению стажа и заработка, что может повлиять на расчет будущей пенсии работника.
- Отказ выдать справку СТД-У при увольнении по требованию работника.
- Неинформирование работника о форме ведения ТК.
Для работника:
- Пассивность — не проверение ЭТК на Госуслугах. Ошибки могут быть обнаружены слишком поздно (например, при выходе на пенсию).
- Утрата доступа к личному кабинету на Госуслугах (утеря пароля, привязки телефона).
- Неполучение бумажной справки при увольнении, если она необходима для других целей.
Система электронных трудовых книжек направлена на повышение надежности учета трудового стажа и снижение рисков его утраты или искажения. Исполнение обязанностей в этой сфере требует слаженных действий:
- От работодателя — точности, оперативности и прозрачности в работе с ЭТК, а также грамотного информирования персонала.
- От работника — внимательности, регулярного самоконтроля через Госуслуги и своевременного реагирования на выявленные несоответствия.
Понимание этих правил и ответственности за их соблюдение — залог того, что ваша трудовая история будет отражена корректно и будет служить вам на протяжении всей жизни, в первую очередь, при назначении пенсии.
Примечание: Статья актуальна на 23 мая 2026 года. Законодательство может меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.