С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж теперь будет храниться преимущественно в цифровом виде. Однако многие работники, у которых уже есть традиционная бумажная трудовая книжка (ТК), задаются вопросом: что и как должно быть в ней указано при переходе на электронный формат?

Важно понимать: переход на ЭТК не отменяет необходимости иметь корректно оформленную бумажную книжку в момент увольнения или при необходимости предоставить справку о стаже. Давайте разберем все нюансы по порядку.

Законодательная база и ключевые даты

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» вступил в силу 1 января 2020 года.
• Переходный период длился 5 лет и завершается 31 декабря 2025 года.
• С 1 января 2026 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности исключительно в форме ЭТК. Бумажная трудовая книжка выдается работнику только по его письменному заявлению.

Что происходит с существующей бумажной трудовой книжкой?

Если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, вот что нужно сделать:

При увольнении в период до

Работодатель обязан:

1. Сделать последнюю запись об увольнении в вашей бумажной трудовой книжке в соответствии с Трудовым кодексом (статья 77). Указывается дата увольнения, порядковый номер записи, причина увольнения (например, «уволен по соглашению сторон» или «уволен в связи с истечением срока трудового договора»).
2. Передать вам трудовую книжку в день увольнения под расписку.
3. Одновременно направить сведения об этой записи (и обо всей вашей трудовой деятельности у данного работодателя) в информационную систему Сбербанка (оператора ЭТК).

При увольнении с и позже

Ситуация меняется:

1. Работодатель не вносит записи в бумажную трудовую книжку (если она у вас есть), так как ведение ЭТК становится обязательным.
2. Все сведения о приеме, переводе, увольнении и иных изменениях вносятся исключительно в электронную трудовую книжку.
3. Если вы до подали заявление на выдачу бумажной ТК, работодатель обязан выдать вам ее с полным перечнем записей на момент увольнения. Но последующие записи (после ) в нее уже не пойдут.

Что конкретно писать в записной части бумажной ТК при переходе?

Если вы увольняетесь в 2025 году или ранее, и у вас есть бумажная ТК, запись об увольнении оформляется по устаревшему, но еще действующему образцу.

Образец записи об увольнении (до )

Запись делается на отдельном листе (или в специально отведенном месте) и содержит:

• Дата записи (дата увольнения).
• Порядковый номер записи (следующий по счету).
• Текст записи: «Уволен [полное наименование причины увольнения на основании пункта N части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации]». Например: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 части первой ст. 77 ТК РФ)».
• Подпись работника и расшифровка подписи (ФИО).
• Подпись должностного лица (обычно начальник отдела кадров или директор) и его расшифровка.
• Печать организации (если используется).

Критически важный момент: передача сведений в ЭТК

Сама по себе запись в бумажной книжке — это лишь половина дела. Юридическую силу имеет именно запись в ЭТК. Поэтому работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня вашего увольнения направить сведения об этом в систему ЭТК. Проверьте это!

Что делать работнику? Пошаговая инструкция

1. При увольнении до конца 2025 года: Получите бумажную трудовую книжку с завершенной записью об увольнении. Обязательно проверьте правильность формулировки причины.
2. В любой период: Зарегистрируйтесь на портале «Трудовая книга в цифровом формате» (trudvsem.ru) или в мобильном приложении «Работа в России». Это ваш личный кабинет ЭТК.
3. После увольнения: В течение 5 рабочих дней проверьте, что сведения о вашем увольнении отобразились в вашей электронной трудовой книжке. Для этого войдите в личный кабинет на портале.
4. Если запись не появилась или есть ошибки: Немедленно обратитесь с письменным заявлением к своему последнему работодателю с требованием исправить данные и направить корректную информацию в ЭТК.
5. Если у вас есть старая бумажная ТК: Храните ее как подтверждение своей трудовой деятельности. Она будет иметь ту же юридическую силу, что и выписка из ЭТК, до момента полного перехода.

Частые вопросы и ответы

Вопрос: А что, если у меня нет бумажной трудовой книжки?

Ответ: С 1 января 2026 года вы можете получить выписку из ЭТК в любое время через личный кабинал на портале. Бумажный документ по запросу также будет предоставлен. Если вы работали до 2020 года и у вас была бумажная ТК, но она утеряна, вам нужно обратиться в последнее место работы за дубликатом (до ) или в органы Пенсионного фонда за справкой о трудовой деятельности.

Вопрос: Как будет выглядеть запись об увольнении в самой ЭТК?

Ответ: В ЭТК запись будет содержать все те же реквизиты: дату, причину увольнения на основе пункта ТК РФ, подпись руководителя (электронная подпись работодателя). Но визуально это будет структурированная запись в вашем цифровом профиле, а не штамп в тетради.

Вопрос: Что писать в заявлении на выдачу бумажной трудовой книжки?

Ответ: Подавайте заявление в свободной форме, но с четким указанием: «Прошу выдать мне на руки мою трудовую книжку с внесенными в нее сведениями о моей трудовой деятельности на момент увольнения». Сдавать заявление нужно до момента увольнения или в день увольнения.

При переходе на электронную трудовую книжку в бумажную версию вы по-прежнему вносите стандартную запись об увольнении, если увольняетесь до конца 2025 года. Однако ключевое значение имеет не штамп в тетради, а корректное и своевременное отражение этих данных в государственной системе ЭТК. Ваша задача, контролировать этот процесс через личный кабинет на портале trudvsem.ru.

С 2026 года акцент полностью смещается на цифровой формат. Бумажная трудовая книжка становится по сути архивным документом, который можно получить по запросу, но вестись она перестанет.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в пенсионный фонд.