В России с 1 января 2020 года действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит, что большинство работодателей теперь ведут трудовую документацию в электронном виде, а бумажный аналог постепенно исчезает․ Если вы впервые трудоустраиваетесь или хотите получить выписку из своей трудовой книжки, в этой статье вы найдете пошаговую инструкцию, список необходимых документов и ответы на самые частые вопросы․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника: места работы, должности, стаж, причины увольнения․
- Она обязательна для всех, кто работает более 5 дней у работодателя․
- С 2020 года большинство записей ведется в электронном виде, но бумажный аналог сохраняется для тех, кто уже имел книжку до 2020 года․
Законодательная база
Федеральный закон от 1 января 2020 года (№ 107-ФЗ) вводит электронные трудовые книжки․ В Трудовом кодексе РФ внесены поправки, которые позволяют работодателю формировать сведения о работнике в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР) для хранения․
С 2021 года при первичном трудоустройстве оформляется только электронная трудовая книжка․ Это значит, что бумажный документ не будет создан, если вы не имели его до 2020 года․
Какие документы нужны для оформления?
Для того чтобы ваш работодатель мог оформить электронную трудовую книжку, вам понадобится собрать следующие документы:
- Паспорт гражданина РФ
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета)
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)
- Свидетельство о высшем (или среднем) образовании, если вы претендуете на должность, требующую квалификации
- Справка о предыдущем трудоустройстве (если есть)
Если вы студент или специалист без официального опыта работы, бумажную трудовую книжку заводить не нужно – достаточно собрать вышеуказанные документы․
Как оформить электронную трудовую книжку работодателем?
Процесс оформления делается работодателем в системе «Главбух» (или аналогичной системе кадрового документооборота)․ Ниже приведены основные шаги:
- Приём на работу – оформляется приказ о приёме, трудовой договор и, при необходимости, справка о квалификации․
- Заполнение формы ЕФС‑1 – это электронный отчёт о кадровых мероприятиях работника, который отправляется в ПФР․
- В системе «Главбух» создаётся запись о новом сотруднике, в которой указываются:
- ФИО, дата рождения, паспортные данные
- Дата начала работы, должность, место работы
- Причина увольнения (если применимо)
- Стаж (если работник уже имел трудовую книжку до 2020 года)
- После заполнения данных система автоматически формирует электронную трудовую книжку и передаёт её в ПФР․
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписка может понадобиться при открытии банковского счёта, приёмке в учебное заведение, при подаче заявления в центр занятости и т․д․ Существует несколько способов получить выписку:
- Через портал Госуслуги – зайдите в раздел «Трудовая книжка» и нажмите «Получить выписку»․ Обычно выписка готова в течение нескольких минут․
- Через сайт Федеральной службы по труду и занятости (ФСФР) – в разделе «Выписки из трудовой книжки» можно запросить документ по форме СТД‑Р (если у вас только электронная книжка) или СТД‑СФР (если у вас бумажная)․
- Через работодателя – работодатель может самостоятельно запросить выписку в системе «Главбух» и выдать её вам в печатном виде․
Что делать, если вы уже имели бумажную трудовую книжку до 2020 года?
Если у вас была бумажная трудовая книжка до 2020 года, вы сохраняете право на её ведение․ В этом случае:
- Работодатель продолжает вести бумажный документ, но также формирует электронную версию․
- Вы можете запросить выписку из бумажной книги (формы СТД‑Р) и из электронной книги (формы СТД‑СФР)․
- При переходе на электронную книгу важно убедиться, что все записи в бумажной книге корректно перенесены в электронный формат․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить электронную трудовую книжку, если я работаю на фриланс? – Да, индивидуальные предприниматели, которые работают более пяти дней, обязаны вести трудовую книжку сотрудника․
- Что делать, если выписка не пришла? – Проверьте, правильно ли вы указали данные в системе Госуслуг․ Если проблема остаётся, обратитесь в службу поддержки ФСФР․
- Можно ли получить копию трудовой книжки в бумажном виде? – Да, можно запросить бумажную копию через работодателя или в ПФР․
- Как узнать свой стаж? – В выписке из электронной трудовой книжки указаны все даты начала и окончания работы, а также общий стаж․
Переход на электронные трудовые книжки делает процесс более удобным и прозрачным․ Главное – собрать все необходимые документы, убедиться, что ваш работодатель правильно оформил ЕФС‑1, и знать, как получить выписку через Госуслуги или ФСФР․ Если вы впервые трудоустраиваетесь, бумажную трудовую книжку заводить не нужно – достаточно собрать паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании․
Соблюдая эти простые шаги, вы сможете быстро и без проблем оформить свою трудовую книжку и получить доступ к информации о своём трудовом стаже в любой момент․