Дата публикации: 05:33

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по полному внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс стал обязательным для всех работодателей и работников, которые формально оформляют трудовую деятельность впервые. Ниже – подробный разбор того, как правильно оформить ЭТК, какие требования предъявляются к её заполнению и какие преимущества она даёт.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – цифровой документ, в котором фиксируется вся информация о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды занятости, должности, стаж, а также сведения о выплатах и отпуске. В отличие от бумажного аналога, ЭТК хранится в единой государственной базе данных, что исключает риск потери или искажения сведений.

Ключевые особенности

• Цифровой формат – все записи находятся в электронном виде.
• Единая база – данные доступны работодателю, сотрудникам и контролирующим органам.
• Неподверженность потере – отсутствие риска «потерять» бумажный документ.
• Удобство обновления – изменения вносятся мгновенно, без необходимости оформления новых листов.

Когда начинается обязательный переход

Переходный период завершится 1 января 2026 года. С этого момента:

1. Все новые сотрудники оформляются исключительно в электронной форме.
2. Для уже существующих работников, у которых есть бумажная трудовая книжка, необходимо перевести данные в электронный формат до указанной даты.
3. Работодатели обязаны обеспечить сотрудникам доступ к их ЭТК через личный кабинет в системе «Трудовой портал».

Как правильно заполнять электронную трудовую книжку

Заполнение ЭТК регламентируется ТК РФ и специальными методическими рекомендациями Министерства труда. Ниже – пошаговая инструкция.

Основные разделы

• Персональные данные – ФИО, дата рождения, паспортные данные.
• Сведения о трудовой деятельности – место и период работы, должность, подразделение.
• Стаж и выплаты – суммарный стаж, средний заработок, данные о премировании.
• Отпуск и социальные выплаты – даты и продолжительность отпусков, больничные, отпускные.

Технический процесс

1. Получить доступ к системе «Электронные трудовые книжки» через портал trud.gov.ru.
2. Создать личный кабинет (логин – ИНН, пароль – задаётся при первом входе).
3. Выбрать тип документа – «Электронная трудовая книжка».
4. Внести сведения в соответствующие поля, используя выпадающие списки и подсказки.
5. Подписать электронный документ с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через подтверждение по SMS.
6. Отправить данные в государственную базу – система автоматически проверит их на соответствие требованиям.

Преимущества перехода на электронную форму

Для работодателей и сотрудников переход на ЭТК приносит множество преимуществ:

• Упрощение кадровых процессов – меньше бумажных ошибок, быстрый доступ к информации.
• Снижение издержек – отсутствие расходов на печать, хранение и обслуживание бумажных документов;
• Повышение прозрачности – все изменения визуально фиксируются в системе, что упрощает проверку контролирующими органами.
• Удобство для сотрудника – доступ к своей истории работы в любой момент через мобильное приложение.
• Безопасность данных – защита персональных данных с помощью шифрования и контроля доступа.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Что делать, если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка?
Ответ: До 31 декабря 2025 года необходимо перенести все сведения из бумажной формы в электронную, после чего оригинал можно уничтожить.

Вопрос: Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Ответ: Подтверждение осуществляется через личный кабинет на портале «Трудовой портал» или по запросу в управляющем центре ПФР.

Вопрос: Можно ли вести несколько мест работы одновременно?
Ответ: Да, система позволяет привязывать к одному ЭТК несколько организаций, при этом каждый период работы фиксируется отдельным записью.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проведите внутренний аудит всех текущих бумажных трудовых книжек.
2. Обучите HR‑специалистов работе с системой «Электронные трудовые книжки».
3. Подготовьте сотрудников к использованию личного кабинета (обучение, разъяснительные материалы).
4. Обеспечьте техническую поддержку (серверы, доступ к порталу) до конца 2025 года.
5. Внедрите контрольные процедуры проверки корректности внесённых данных.

Переход на электронную трудовую книжку – это не просто формальная процедура, а важный шаг в модернизации кадрового управления. Он упрощает работу HR‑отделов, повышает надёжность хранения данных и даёт сотрудникам удобный доступ к своей профессиональной истории. При правильном подходе и соблюдении установленных сроков переход будет простым и безболезненным.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к специалистам Министерства труда или к официальным представителям ПФР.