С 1 января 2020 года в России начал действовать механизм электронных трудовых книжек (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период․ Это означает, что для большинства работников и работодателей ведение кадрового учета полностью переходит в цифровой формат․ В статье разберем, как правильно организовать этот процесс, какие права и обязанности есть у сторон, и на что обратить особое внимание․

Нормативная база: на что опираться

Основным документом является Федеральный закон от № 439-ФЗ, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1) и закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»․ Также действуют приказы Минтруда России, регулирующие порядок ведения․

Ключевые принципы на 2026 год:

• Обязанность работодателя: с 2020 года все работодатели (организации и ИП) обязаны вести электронные трудовые книжки параллельно с бумажными․ С 2026 года ведение только в электронном виде становится обязательным, если работник не заявил о желании получить бумажную книжку․
• Согласие работника: переход на электронный формат происходит на основании письменного заявления работника․ Если заявление не подано, работодатель продолжает выдавать и вести бумажную книжку․
• Параллельное ведение: до окончания переходного периода (до ) работодатель вел обе версии․ С 2026 года, если работник подал заявление на ЭТК, бумажная книжка больше не ведется, а выдается на руки с внесенными записями на момент перехода․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК, это официальный документ в форме электронного файла, который ведется в государственной информационной системе «Страховые индивидуальные лицевые счета» (СИЛС) Пенсионного фонда России (ПФР)․ В ней содержатся все те же данные, что и в бумажной:

• Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения)․
• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН)․
• Трудовая функция (наименование должности, профессии, ставка)․
• Дата начала и окончания работы, переводы, увольнение․
• Основания для внесения записей (приказы, распоряжения)․
• Сведения об обучении и повышении квалификации (если вносятся)․

Порядок действий для работника

Подача заявления

Чтобы перейти на ЭТК, работник должен написать заявление на имя руководителя работодателя․ Формы заявления утверждены приказом Минтруда․ В заявлении указывается согласие на ведение ЭТК и отказ от бумажной книжки (или, наоборот, требование выдать бумажную)․

Что получает работник?

• Электронная версия: доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через сайт ПФР․ Все записи вносятся автоматически․
• Бумажная трудовая книжка: если работник подал заявление на получение бумажного документа, работодатель обязан выдать ее на руки в течение 3 рабочих дней с даты увольнения или с даты подачи заявления (если переход происходит при продолжении работы)․ В бумажную книжку вносяться записи о всех периодах работы на момент выдачи․ После этого новые записи в нее не вносятся․

Как проверить записи?

Работник вправе в любой момент проверить корректность записей в своей ЭТК через личный кабинет на «Госуслугах»․ Если обнаружена ошибка (неправильная должность, дата, основание), необходимо:

1. Обратиться к кадровику (работодателю) с письменным заявлением об исправлении․
2. Работодатель обязан проверить заявление и в течение 3 рабочих дней внести изменения в ЭТК (на основании исправленного приказа)․
3. Если работодатель отказывается, можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․

Порядок действий для работодателя

Обязанности:

• Внести запись в ЭТК в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа (о приеме, переводе, увольнении и т․д․)․ Отсчет начинается со следующего дня после подписания приказа․
• Сформировать и передать сведения в ПФР в установленном электронном формате (через СЗВ-ТД)․
• Выдать бумажную книжку по первому требованию работника (если он не отказался от нее)․
• Хранить информацию о движении трудовых книжек (журнал учета) и об учете бланков — на бумажном носителе, как и раньше․

Техническая сторона:

Работодатель должен быть подключен к системе электронного документооборота с ПФР․ Для этого используется:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица․
• Специальное программное обеспечение (например, «1С:Зарплата и управление персоналом» или аналоги), которое интегрировано с ПФР․

Преимущества и риски электронной трудовой книжки

Преимущества:

• Невозможность подделки: записи защищены ЭЦП и хранятся в государственной системе․
• Всегда под рукой: доступ через «Госуслуги» в любое время․
• Автоматический расчет стажа ПФР использует данные ЭТК для назначения пенсии, что снижает риски ошибок․
• Экономия времени и средств: не нужно печатать, хранить бумажные книжки․

Риски и на что обратить внимание:

• Ошибки при внесении: если кадровик ошибся в должности или дате, исправление может затянуться․ Нужно внимательно проверять приказы и записи․
• Зависимость от доступа в ЛК: если утерян доступ к «Госуслугам», нужно восстановить его․
• Недостаток «осязаемости»: некоторые работники предпочитают иметь физический документ․
• Сроки исправлений: закон четко 3 рабочих дня на внесение записей и их исправление․ Если работодатель затягивает — это нарушение․

Перспективы и изменения (информация от Минтруда)

По данным на 2025-2026 годы, Минтруд планирует упростить и цифровизировать правила ведения трудовых книжек․ В частности, рассматриваются изменения, которые:

• Исключат избыточные требования и устаревшие сведения из записей․
• Упростят порядок внесения данных для работодателей․
• Улучшат интерфейс личных кабинетов для граждан․

Следить за обновлениями нужно на официальном сайте Минтруда России и Пенсионного фонда․

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной книжки?

Да․ Вы вправе написать заявление о ведении бумажной трудовой книжки․ Работодатель не может принудить к переходу на ЭТК․ Бумажная книжка будет вестись и выдаваться в обычном порядке․

Что если я устроился на работу до 2020 года?

Все записи о работе, сделанные до 2020 года в бумажной книжке, переносятся в ЭТК в электронном виде на основании имеющихся у вас документов (приказы, увольнительные)․ Если у вас есть старая книжка, сдайте ее работодателю для оцифровки․

Какой документ будет учитываться при назначении пенсии?

При назначении пенсии ПФР будет использовать данные из электронной трудовой книжки (СИЛС)․ Если у вас есть бумажная книжка с записями, которые по какой-то причине не попали в ЭТК, вы должны предоставить ее в ПФР для уточнения стажа․ Поэтому важно следить за корректностью записей в ЭТК․

Что делать, если запись в ЭТК не соответствует действительности?

Немедленно обратитесь к кадровику с заявлением об исправлении․ Если не помогают, пишите жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в ПФР․ Можно также обратиться в суд для восстановления своих прав․

Ведение электронной трудовой книжки — это новый стандарт, который упрощает жизнь и защищает права работников, но требует внимательности․ Главное правило: всегда проверяйте записи о своем приеме, переводе и увольнении в личном кабинете на «Госуслугах» в течение 3-5 дней после издания приказа․ При обнаружении несоответствий действуйте быстро, подавайте заявление работодателю․ Помните, что ваша трудовая история — это основа для будущей пенсии, и от ее точности зависит ваше материальное обеспечение в старости․

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, Федеральный закон № 439-ФЗ) и разъяснений Минтруда и ПФР․ Уточняйте актуальность информации на официальных ресурсах․