С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК).
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК, и в дальнейшем все сведения о трудовой деятельности фиксируются исключительно в цифровом формате.
При увольнении сотрудника работодатель обязан выполнить ряд действий и выдать определённые документы, которые подтверждают законность прекращения трудовых отношений и стаж работы.

Основные документы, которые должен выдать работодатель

• Свидетельство о стаже работы (документ, подтверждающий фактический стаж и сведения о приёме, переводе, увольнении). В цифровом виде это отдельный файл, который можно скачать из личного кабинета сотрудника в системе ЭТК.
• Свидетельство о трудовой деятельности (подтверждение факта работы в организации, даты начала и окончания трудового договора). Для некоторых целей (переход на пенсию, оформление кредита) требуется именно этот документ.
• Письменное уведомление об увольнении (согласие сотрудника и работодателя на расторжение договора). В ЭТК это фиксируется как «письмо о переводе» с датой увольнения.
• Справка о начисленных и неиспользованных отпусках (если применимо). В ЭТК это отдельный пункт, но при необходимости можно выдать печатную копию.
• Справка о заработной плате за последний месяц (для расчёта выходного пособия и расчётов по налогам).
• Справка о начисленных налогах и отчислениях в пенсионный фонд (для корректного расчёта пенсии).

Порядок выдачи документов

1. Проверка данных в ЭТК – специалист по кадрам проверяет, что все сведения о приёме, переводах, повышениях и увольнении корректно отражены.
2. Формирование документов – в системе ЭТК генерируются свидетельства о стаже и о трудовой деятельности. Они автоматически подписываются цифровой подписью работодателя.
3. Сдача сотруднику – документы можно передать в электронном виде через личный кабинет сотрудника или распечатать и вручить лично.
4. Сохранение копии – работодатель сохраняет копии всех выданных документов в электронной системе кадрового учёта.

Сроки выдачи документов

• Свидетельство о стаже и о трудовой деятельности – в течение 30 календарных дней с даты увольнения.
• Письменное уведомление об увольнении – сразу при подписании договора о расторжении.
• Справка о начисленных отпусках и о заработной плате – в течение 5 рабочих дней после увольнения.

Что делать, если работодатель задерживает выдачу

Согласно статье 70 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать все документы, подтверждающие трудовую деятельность, в течение 30 дней.
Если работодатель задерживает выдачу:

• Сотрудник может обратиться в Департамент труда и занятости с заявлением о нарушении.
• При отсутствии ответа можно подать иск в суд о взыскании недостающих документов и компенсации морального вреда.
• В случае задержки более 30 дней работодатель может быть привлечён к административной ответственности.

Особенности работы с ЭТК после переходного периода

После 1 января 2026 года переходный период завершён, и все сведения о трудовой деятельности фиксируются исключительно в ЭТК. Это означает:

• Бумажная трудовая книжка больше не требуется.
• Все документы, включая свидетельства о стаже и о трудовой деятельности, выдаются в электронном виде.
• Сотрудник имеет доступ к своей трудовой книжке через личный кабинет в системе ЭТК и может самостоятельно скачать необходимые справки.
• При необходимости получения бумажной копии сотрудник может запросить её у работодателя, но это будет оформлено как «письмо о переводе» в системе.

Как проверить правильность выдачи документов

1. Откройте личный кабинет в системе ЭТК.
2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка» и убедитесь, что в таблице отображается дата увольнения и все пункты, связанные с работой.
3. Скачайте Свидетельство о стаже и Свидетельство о трудовой деятельности и проверьте наличие цифровой подписи работодателя.
4. Сравните даты начала и окончания работы с датами, указанными в договоре.

Выдача документов при увольнении с электронной трудовой книжки – это обязательный этап, регулируемый Трудовым кодексом РФ и специальными нормативными актами о внедрении ЭТК.
Соблюдение сроков и правильность оформления документов гарантирует сотруднику доступ к пенсионным и социальным льготам, а также защищает работодателя от юридических рисков.

Если у вас возникли вопросы по работе с ЭТК или вы столкнулись с задержкой выдачи документов, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или в местный отдел труда и занятости.