С 2020 года в России постепенно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот процесс кардинально меняет подход к кадровому учету, перенося хранение и ведение сведений о трудовой деятельности из бумажных книжек в защищенную базу Пенсионного фонда России (ПФР)․ В этом новом цифровом пространстве ключевую роль играет сервис СБИС (Saby), который предоставляет работодателям удобный и законодательно корректный инструмент для работы с ЭТК․
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Электронная трудовая книжка — это официальный документ в электронной форме, содержащий сведения о трудовой деятельности работника․ Эти данные хранятся исключительно в информационной системе Пенсионного фонда России․ Работодатель не хранит «копию», а направляет сведения в ПФР при каждом кадровом событии․
Основные цели внедрения:
- Исключение потери трудового стажа из-за утери бумажной книжки․
- Автоматизация формирования пенсионных накоплений․
- Упрощение процедуры трудоустройства для работника (не нужно носить с собой книжку)․
- Снижение административной нагрузки на бухгалтерию и кадровиков․
Почему для работы с ЭТК выбирают СБИС?
СБИС, это не просто сервис для сдачи отчетности, а единая цифровая платформа для бизнеса․ Для работы с электронными трудовыми книжками в системе был выделен отдельный, обособленный раздел․ Это решает ключевую проблему: данные о кадровых изменениях не путаются с другой отчетностью (например, с налоговой или статистической)․
Ключевые преимущества использования СБИС для ЭТК:
- Все в одном окне: Вести кадровый учет, формировать и отправлять отчетность (включая форму ЕФС-1), работать с больничными и пособиями․
- Автоматизация: При оформлении приема, перевода, увольнения в разделе кадрового документооборота (КЭДО) система сама готовит данные для передачи в ПФР․
- Соответствие законодательству: СБИС оперативно обновляется в соответствии с изменениями в законах, регулирующих ЭТК․
- Надежность и безопасность: Передача данных в ПФР происходит по защищенным каналам с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)․
Как выглядит работа с ЭТК в личном кабинете СБИС?
После подключения к сервису «Электронные трудовые книжки» пользователь видит специализированный интерфейс․ Основные действия:
- Ввод первичных данных: Принятие на работу сотрудника, который уже имеет ЭТК (запрос сведений из ПФР)․
- Оформление кадровых событий: Прием, перевод, увольнение, переименование организации, присвоение квалификации․ Для каждого события система формирует соответствующую запись․
- Подача заявления о переходе: Если сотрудник хочет перейти с бумажной книжки на электронную, через СБИС можно подать соответствующее заявление в ПФР․
- Контроль и сверка: Отслеживание статуса отправленных сведений, получение подтверждений от ПФР․
Практические шаги для работодателя
Шаг 1: Подключение сервиса
Необходимо оформить подписку на соответствующий тариф СБИС, который включает работу с кадровым учетом и ЭТК; Подключение обычно занимает один рабочий день․
Шаг 2: Получение согласия сотрудника
Для ведения ЭТК требуется письменное заявление сотрудника․ Работодатель не может в одностороннем порядке перевести человека на электронный формат․ Заявление можно подготовить и направить через тот же раздел СБИС․
Шаг 3: Оформление кадрового события
При любом изменении (прием, перевод и т․д․) в разделе «Трудовая книжка» карточки сотрудника в СБИС:
- Выбирается сотрудник и тип события․
- Заполняются реквизиты (дата, основание, новая должность, подразделение и пр․)․
- Система автоматически формирует данные для формы ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности), которую работодатель обязан представлять в СФР․
- Данные подписываются УКЭП организации и отправляются в ПФР․
Шаг 4: Выдача документа при увольнении
При увольнении сотрудника, который вел ЭТК, бумажный документ не выдаеться․ Работник может получить выписку из своей электронной книжки через личный кабинет на Госуслугах или в отделении ПФР․ Задача работодателя — лишь корректно отчитаться в ПФР об этом событии через СБИС․
Важные нюансы и обязательства
Работодатель обязан:
- Направлять в ПФР сведения о каждом трудовом событии (прием, увольнение, перевод и т․д․) в течение одного рабочего дня со дня его возникновения․
- Представлять в СФР отчетность по форме ЕФС-1 (ежемесячно, если есть сотрудники с ЭТК)․ СБИС автоматически формирует и отправляет этот отчет․
- При наличии у сотрудника бумажной трудовой книжки при ее выдаче (при приеме на работу или при переходе на ЭТК) сделать в ней соответствующую запись․
Важно: Если сотрудник не подал заявление на переход на ЭТК, работодатель продолжает вести для него бумажную трудовую книжку по старым правилам․ Но при любом кадровом изменении (даже для «бумажников») данные о событии все равно нужно передавать в ПФР для зачета стажа․
Система электронных трудовых книжек — это новый стандарт кадрового учета в России․ СБИС выступает как ключевой оператор, который превращает сложное законодательное требование в простой и понятный рабочий процесс․ Использование отдельного раздела для ЭТК внутри единой платформы позволяет:
- Избежать ошибок при передаче данных в ПФР․
- Сэкономить время кадровиков и бухгалтеров․
- Всегда иметь актуальную информацию по всем сотрудникам в одном месте․
- Быть уверенным в соответствии требованиям законодательства․
Переход на электронные трудовые книжки через СБИС, это не только выполнение обязанности, но и стратегическое вложение в цифровизацию бизнес-процессов компании․