Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), предусмотренный Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. В 2026 году этот процесс полностью устоялся, и все работодатели обязаны строго соблюдать правила подачи сведений о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР). В этой статье вы найдете исчерпывающую информацию о том, когда, как и зачем подавать сведения о ведении трудовой книжки, как в бумажном, так и в электронном виде.

Зачем подавать сведения о трудовой книжке?

Сведения о трудовой деятельности работника — это официальная история его трудового стажа, которая формирует основу для начисления пенсии. С 2020 года эти сведения передаются в ПФР в электронном виде через специальные формы, а бумажные трудовые книжки перестали быть единственным документом, подтверждающим трудовой стаж.

Работодатель обязан:

Вести трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с выбором работника;
Подавать в ПФР сведения о всех кадровых изменениях (прием, перевод, увольнение и т.д.);
Своевременно информировать сотрудников о праве выбора формы ведения трудовой книжки;
Хранить бумажные трудовые книжки до передачи работнику (если он выбрал ЭТК).

Какой выбор есть у работника?

Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, каждый работник имеет право выбрать:

Ведение трудовой книжки в электронном виде — сведения о трудовой деятельности будут храниться в информационной системе ПФР.
Сохранение бумажной трудовой книжки, работодатель продолжает вести и хранить традиционный документ.

Важно! Если работник не подал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную трудовые книжки одновременно (п. 3 ст. 2 ФЗ-439).

Как подать заявление о выборе формы трудовой книжки?

Заявление подается работником в письменной форме на бумажном носителе или в электронном виде (если у работодателя есть электронный документооборот).

Обязательные реквизиты заявления:

ФИО работника;
СНИЛС;
Наименование организации;
Выбор: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде» или «Прошу продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе»;
Дата и подпись работника.

Форма заявления не утверждена законом, поэтому может быть составлена в произвольной форме. Однако рекомендуется использовать унифицированный шаблон, чтобы избежать ошибок.

Пример заявления:

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Иванов Иван Иванович, СНИЛС 123-456-789 01, прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Подпись: _____________ 
Ф.И.О.: Иванов И.И.

Заявление подается в кадровую службу организации. После получения заявления работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она есть) и передать сведения в ПФР.

Когда и как подавать сведения в ПФР?

Сведения о трудовой деятельности подаются в ПФР в форме ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности) — это заменившая СЗВ-ТД форма, действующая с 2023 года.

Сроки подачи:

При приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
При увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
При изменении вида ведения трудовой книжки (например, работник подал заявление о переходе на ЭТК) — не позднее рабочего дня, следующего за днем получения заявления.
Ежемесячно — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным (если в предыдущем месяце не было изменений — сдача не требуется).

Важно! ИП, не имеющие наемных работников, не обязаны сдавать ЕФС-1. Нулевые отчеты также не требуются.

Какие сведения передаются в ЕФС-1?

В форме ЕФС-1 указываются:

Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН);
Сведения о работодателе (ОГРН, ИНН, наименование);
Дата начала и окончания трудовых отношений;
Основание прекращения трудового договора (если увольнение);
Сведения о выборе формы ведения трудовой книжки («Подано заявление о ведении ЭТК» или «Подано заявление о сохранении бумажной ТК»).

Способы подачи:

Через личный кабинет работодателя на сайте ПФР (https://cabinets.pfrf.ru/);
Через электронный документооборот (например, СБИС, 1С, Контур и др.);
Через поставщиков ЭДО, аккредитованных ПФР;
На бумажном носителе — только при отсутствии возможности электронной передачи (редкий случай).

Как работать с программами 1С и СБИС?

Современные бухгалтерские программы автоматизируют процесс подачи сведений.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3

Перейдите в раздел Кадры → Журнал документов → Электронные трудовые книжки.
Нажмите Создать → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Выберите сотрудника, укажите тип заявления (ЭТК или бумажная ТК).
Система автоматически сформирует документ и подготовит данные для передачи в ПФР.
Отправьте отчет через ЭДО или в личный кабинет ПФР.

СБИС (Saby)

В модуле «Электронные трудовые книжки» выберите сотрудника и тип изменения.
Система предложит шаблон заявления — подтвердите данные.
После внесения кадрового приказа система автоматически сформирует ЕФС-1 и отправит в ПФР до установленного срока.

Что делать с бумажной трудовой книжкой?

Если работник выбрал электронную трудовую книжку:

В бумажную трудовую книжку вносится запись: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
Бумажная книжка не аннулируется — она остается у работодателя до момента передачи работнику.
Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику по его письменному запросу — в течение 3 рабочих дней.
После передачи бумажной книжки работнику работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение (п. 5 ст. 2 ФЗ-439).

Чем грозит нарушение сроков или отказ от подачи сведений?

Несоблюдение требований ведения и передачи сведений о трудовой деятельности влечет административную ответственность:

Для должностных лиц, штраф от 10 000 до 20 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
Повторное нарушение — штраф до 50 000 рублей для юрлиц и до 30 000 рублей для должностных лиц.

Кроме того, работники могут обратиться в трудовую инспекцию или суд, если их трудовой стаж не будет учтен из-за ошибок работодателя.

Практические рекомендации для работодателей в 2026 году

Проведите аудит трудовых книжек, убедитесь, что у всех сотрудников оформлены заявления о выборе формы ведения.
Настройте автоматизацию — используйте 1С, СБИС или другие системы для автоматической генерации ЕФС-1.
Обучите кадровиков, они должны знать, как правильно оформлять заявления и вносить записи в трудовые книжки.
Создайте внутренний регламент по работе с ЭТК — укажите ответственных, сроки, алгоритмы действий.
Сохраняйте копии заявлений не менее 5 лет — это обязательное требование по хранению кадровой документации.

Подача сведений о ведении трудовой книжки — это не просто формальность, а важнейшая обязанность работодателя, напрямую влияющая на будущую пенсию сотрудников. В 2026 году все процессы стандартизированы, а технологии позволяют автоматизировать большинство операций. Главное — не игнорировать сроки, не забывать о выборе работника и своевременно передавать данные в ПФР.

Помните: отсутствие заявления = ведение двух книжек одновременно. Не рискуйте штрафами и репутацией — действуйте в рамках закона.

Если у вас остались вопросы — обратитесь в ближайшее отделение ПФР или к специалисту по кадровому учету. Лучше перестраховаться, чем получить штраф за ошибку, которую можно было избежать.