Электронная трудовая книжка (ЭТК) прочно вошла в жизнь российских работников и работодателей. С 2021 года она стала обязательной для тех, кто впервые устраивается на работу, а для опытных сотрудников стала удобной альтернативой бумажному варианту. Однако при переходе на ЭТК у многих возникает резонный вопрос: как подтвердить свой стаж при трудоустройстве на новом месте? В этой статье мы подробно разберем, как устроиться на работу по электронной трудовой книжке, какие документы нужны и как передать данные в отдел кадров.
Что такое ЭТК и чем она отличается от бумажной?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной книжки. Вся информация о трудовом стаже, приемах на работу, увольнениях и награждениях хранится в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР, ранее — ПФР). Главное отличие заключается в том, что данные в ЭТК невозможно потерять, испортить или испечь, а работодателю не нужно вручную вписывать записи, они передаются в Фонд в электронном виде.
Какие документы нужны для трудоустройства с ЭТК?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1), при приеме на работу сотрудник обязан предоставить сведения о своей трудовой деятельности. Если вы перешли на электронную трудовую книжку и отказались от ведения бумажной, вместо привычной корочки вы должны предъявить работодателю Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР).
Стандартный пакет документов для устройства на работу с ЭТК включает:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
- Сведения о трудовой деятельности (вместо бумажной трудовой книжки);
- Документы об образовании / квалификации (если работа требует специальных знаний);
- Прочие документы (в зависимости от специфики работы: медкнижка, справка об отсутствии судимости и т.д.).
Как получить и передать работодателю сведения о трудовой деятельности?
Граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, могут предоставить сведения из ресурсов СФР (ПФР) работодателю несколькими удобными способами.
Способ 1: В распечатанном виде (на бумаге)
Вы можете заказать выписку и просто распечатать её. Бумажная распечатка должна содержать актуальные данные о вашем стаже. Этот документ вы приносите в отдел кадров вместе с остальными документами.
Способ 2: В электронном виде
Сведения можно передать кадровикам без бумаги:
- На флешке (съемном носителе);
- По электронной почте (отправив файл на адрес работодателя);
- Через портал Госуслуг или Личный кабинет на сайте СФР.
Как заказать справку (выписку) СТД-Р?
Для получения выписки о трудовой деятельности не обязательно куда-то идти. Сделать это можно онлайн:
- Зайдите в Личный кабинет на сайте ПФР (СФР) (es.pfrf.ru).
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Выберите услугу «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Получите готовый файл и сохраните его на компьютер или смартфон.
Также аналогичную выписку можно заказать через портал Госуслуг.
Что делать работодателю при приеме сотрудника с ЭТК?
Если вы — специалист отдела кадров, важно правильно оформить нового сотрудника:
- Принять предоставленные Сведения о трудовой деятельности (в бумажном или электронном виде).
- Если у сотрудника нет на руках выписки, но он утверждает, что перешел на ЭТК, работодатель имеет право сделать запрос в ПФР (СФР) о наличии соответствующей записи о переходе на электронный формат.
- При устройстве человека, который впервые в жизни устраивается на работу (или иностранца, впервые работающего в РФ), ведение ЭТК для него обязательно с 2021 года. Бумажная книжка на него не заводится.
- Взять с работника заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (если он переходит с бумажного формата на вашей компании).
Важные нюансы и советы
- Сохраняйте выписки: даже несмотря на то, что данные хранятся на серверах СФР, перед сменой работы всегда запрашивайте свежую выписку СТД-Р. Это ускорит процесс оформления.
- Проверяйте данные: перед тем как передать сведения в отдел кадров, убедитесь, что предыдущий работодатель успел передать информацию в Фонд и ваш последний период работы отображается в выписке.
- Бумажная не аннулируется: если вы ранее перешли на ЭТК, но ваша старая бумажная трудовая книжка осталась на руках, она не теряет своей силы. В ней зафиксирован ваш стаж до перехода на электронный формат. При устройстве на работу вы можете принести и старую бумажную книжку, и свежую выписку СТД-Р.
Устроиться на работу по электронной трудовой книжке ничуть не сложнее, чем по традиционной бумажной. Главное правило, вместо бумажной трудовой предоставьте работодателю Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р/СТД-СФР). Это можно сделать в удобном формате: распечатать на принтере, принести на флешке или переслать по электронной почте. Современные технологии делают процесс трудоустройства проще, прозрачнее и надежнее для обеих сторон!