В 2026 году в России начнётся масштабный переход от бумажных трудовых книжек к полностью электронному формату․ Это решение, принятое в рамках реформы трудового законодательства, имеет серьёзные последствия для работодателей, сотрудников и органов государственной власти․ В статье разберём ключевые моменты, сроки, правовые основания и практические рекомендации по переходу․

Исторический контекст и правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий трудовые отношения․ В нём закреплены требования к ведению трудовых книжек и их обязательность․
• Федеральный закон от 17 декабря 2001 г․ № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» – определяет порядок расчёта пенсионного стажа, в т․ч․ через сведения из трудовой книжки․
• Федеральный закон от 17 января 2021 г․ № 439-ФЗ «О цифровой экономике» – вводит обязательство перехода к электронному учёту трудовой деятельности․ В статье 2, пункт 5, указано, что работник может в любое время перейти на электронную версию трудовой книжки․
• Статья 66․1 ТК РФ – регламентирует оформление заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде․

Почему «переход»?

Согласно экспертам сайта онлайнинспекция․рф (ответ на вопрос от 16 января 2024 г․), компания может нарушать закон, если вносит запись о приёме, если сотрудник отработал меньше пяти дней․ Это подчёркивает необходимость точного соблюдения правил при переходе на электронный формат;

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) позволяет:

• Уменьшить бумажную нагрузку и затраты на хранение․
• Обеспечить более быстрый доступ к данным для работодателей, государственных органов и самих работников․
• Снизить риск потери или фальсификации сведений․

Сроки и этапы перехода

В 2023 году сведения о трудовой деятельности для впервые поступающих на работу формировались только в электронном формате, а бумажные книжки вестись лишь для тех, кто отказался от перехода․ Это уже был «пилот» перехода․

Как правильно оформить переход?

1. Подача заявления – работник должен подать письменное заявление о выборе формата трудовой книжки (статья 66․1 ТК РФ)․ В заявлении указывается, что работник выбирает электронный формат․
2. Выдача ЭТК – работодатель выдает сотруднику электронную трудовую книжку на руки, оформляя запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса РФ»․
3. Внесение записей – все последующие изменения (приём, увольнение, перевод, повышение и т․д․) вносятся в электронную систему․ При этом запись о приёме, если сотрудник отработал менее пяти дней, считается нарушением закона, если не соблюдены условия (см․ ответ от )․
4. Сохранение резервной копии – в течение 5 лет хранить резервные копии данных в соответствии с требованиями Федерального закона о персональных данных․

Что изменится для работодателя?

• Отказ от бумажных форм и печатей – экономия на бумаге и печати․
• Новые обязанности по обеспечению доступа к системе ЭТК и обучению персонала․
• Возможность автоматизации расчётов по налогам и пенсионным отчислениям․
• Необходимость соблюдения правил о минимальном стаже (5 дней) при внесении записей․

Что изменится для работника?

• Полный доступ к своей трудовой истории через личный кабинет в системе ЭТК․
• Упрощённый процесс получения справок и документов (например, справка о стаже для пенсионного расчёта)․
• Возможность быстро изменить формат (если захотят перейти обратно к бумажной версии – пока это не предусмотрено, но в ближайшем будущем может появиться гибкость)․

Возможные риски и как их избежать

• Нарушение закона при записи о приёме – если сотрудник отработал менее пяти дней, запись может считаться незаконной․ Следует проверять стаж перед внесением․
• Проблемы с доступом к системе – убедитесь, что у всех сотрудников есть надёжный доступ к интернету и учётные данные․
• Несоответствие данных – регулярно сверяйте электронные данные с бумажными копиями (если они есть) до полного перехода․

Что будет дальше?

Согласно прогнозам экспертов, в ближайшем будущем возможна полная отмена бумажных трудовых книжек․ Однако, как отмечают специалисты, процесс будет постепенным: одновременно будут существовать и бумажные, и электронные версии, а работник сам будет решать, в каком виде оформлять документ․ В 2025‑2024‑2023 годах обсуждаются поправки к ТК РФ, которые могут уточнить порядок отмены записей в ЭТК при переходе․

Практический чек‑лист для компаний

• Обновить внутренние политики по учёту трудовой деятельности․
• Обучить HR‑специалистов работе с системой ЭТК․
• Разработать шаблоны заявлений о выборе формата․
• Провести аудит текущих бумажных записей и перенести их в электронный формат;
• Установить контрольные точки (например, каждые 3 месяца) для проверки корректности данных․

Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровизации трудового рынка и повышению эффективности управления персоналом․ Он требует внимательного соблюдения правовых норм, но в итоге принесёт выгоду как работодателям, так и работникам: упрощение доступа к данным, снижение издержек и повышение прозрачности трудовых отношений․

Если вы хотите быть в курсе последних изменений и получить актуальные образцы документов, обратитесь к ресурсам КонсультантПлюс, КиберЛенинка и официальным сайтам Минтруда и ФНС․