Оформление перевода сотрудника, в т․ч․ на высшую управленческую должность генерального директора, регламентировано строгими правилами․ Неправильная запись может привести к проблемам при оформлении пенсии, пособий или в случае трудовых споров․ Данная статья подробно разберет, как и когда нужно вносить запись, на какие документы опираться и какие есть нюансы․
Правовая основа
Основным документом, регулирующим порядок заполнения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г․ (с изменениями)․ Дополнительные разъяснения содержит Письмо Минтруда России от № 14-2/В-308, которое прямо касается перевода с совместительства на основное место работы․
Общий порядок внесения записи о переводе
Запись о переводе на должность генерального директора вносится в течение 7 рабочих дней с даты издания приказа (или подписания дополнительного соглашения к трудовому договору)․
Кто вносит запись?
Запись вносится должностным лицом организации (как правило, сотрудником отдела кадров, секретарем или бухгалтером), на которого возложена эта обязанность приказом руководителя․ Подпись ставится с расшифровкой (ФИО) и печатью организации․
На основании какого документа?
Запись делается на основании приказа (распоряжения) о переводе․ В случае перевода с совместительства на основное место работы — на основании дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа о признании работы по совместительству основной․ Номер и дату этого документа обязательно указываются в графе 4 (основание) трудовой книжки․
Правила заполнения граф трудовой книжки
Запись вносится в стандартном формате․ Рассмотрим заполнение по графам на примере․
Графа 1: Порядковый номер записи
Проставляется следующий по счету номер после предыдущей записи об увольнении с предыдущей должности или о приеме на работу (если перевод происходит сразу после приема)․
Графа 2: Дата записи
Указывается число, месяц и год фактического внесения записи в книжку (не дата приказа!)․ Обычно это дата в пределах 7 дней после издания приказа․
Графа 3: Сведения о работе (суть записи)
Формулировка должна быть четкой и однозначной․ Для перевода на должность генерального директора используются стандартные формулировки:
- «Переведен на должность генерального директора», если сотрудник уже состоял в штате организации на другой должности․
- «Назначен на должность генерального директора», если сотрудник принимается на эту должность впервые (например, вновь созданная организация)․
Важно: В графе 3 НЕ указывается размер оклада, подразделение или иные детали․ Только суть кадрового мероприятия․
Графа 4: Основание
Указываются номер и дата приказа (распоряжения) о переводе/назначении․ Например:
«Приказ № 45-к от »․
Если перевод оформлялся через дополнительное соглашение, можно указать:
«Доп․ соглашение к трудовому договору № ․․․ от ․․․ и приказ № ․․․ от ․․․»․
Образцы записей
Образец 1: Перевод сотрудника организации на должность гендиректора
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 15 | Переведен на должность генерального директора | Приказ № 45-к от |
Образец 2: Назначение нового гендиректора в вновь созданную организацию (прием на работу)
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на работу в качестве генерального директора | Приказ о приеме на работу № 1-к от Трудовой договор № 1 от |
Образец 3: Перевод с совместительства на основное место работы (гендиректор)
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 3 | Переведен на должность генерального директора (основное место работы) | Доп․ соглашение к трудовому договору о переводе на основное место работы от Приказ № 78-к от |
Особые случаи и частые вопросы
Перевод из другой организации
Если генеральный директор переводится из другой организации, оформляется прием на работу (как в Образце 2)․ Запись в его трудовую книжку (принадлежащую предыдущему работодателю) об увольнении делается по правилам увольнения․ Новая организация делает запись о приеме на должность гендиректора․
Нужно ли увольнять перед переводом?
Нет․ Перевод на другую должность, в т․ч․ на гендиректора, — это изменение существенных условий трудового договора (ст․ 72 ТК РФ)․ Сотрудник не увольняется, а продолжает трудовые отношения на новых условиях․ В трудовой книжке делается одна запись о переводе, а не две (об увольнении и приеме)․
Что делать, если в организации нет трудовой книжки у гендиректора?
Если генеральный директор ранее не работал по трудовому договору (например, был учредителем без трудовых отношений), то при оформлении на должность он оформляется по правилу приема на работу․ Ему выдается новая трудовая книжка, и вносится первая запись о приеме на должность генерального директора (как в Образце 2)․
Крайне важно помнить!
- Срок: Запись вносится в течение 7 рабочих дней․
- Основание: Обязательно указать номер и дату приказа (или доп․ соглашения) в графе 4․
- Формулировка: Использовать «Переведен на должность․․․» или «Назначен на должность․․․» в зависимости от ситуации․
- Ответственность: За неточную или несвоевременную запись несут ответственность работодатель и должностное лицо, внесшее запись․
- СЗВ-ТД: При переводе в кадровом мероприятии в отчете СЗВ-ТД также должен быть указан код «ПЕРЕВОД»․
Оформление записи о переводе на должность генерального директора — процедура, требующая внимания к деталям․ Ключевые элементы: своевременность, точное соответствие формулировки сути кадрового решения и корректное указание основания (приказа)․ Придерживаясь описанных выше правил и используя приведенные образцы, вы гарантированно выполните требования законодательства и избежите будущих проблем с документами сотрудника․