Дата публикации: 21 мая 2026 года
Последняя редакция: 21 мая 2026 года
Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж будет подтверждаться преимущественно в электронном формате․ Однако работник имеет право выбрать ведение своей трудовой книжки в бумажном формате, подав соответствующее заявление работодателю․
Что такое трудовая книжка и почему она важна
Трудовая книжка, это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина, его стаж работы, а также содержит информацию о переводах, награждениях и других важных событиях на рабочем месте․
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66 ТК РФ), работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней․
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ Она необходима при устройстве на новую работу, оформлении пенсии, получении кредитов и в других жизненных ситуациях․
Что изменилось?
С 1 января 2026 года вступает в силу окончательный переход на электронные трудовые книжки․ Это означает, что:
- Все данные о трудовом стаже будут храниться в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ;
- Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном формате;
- Работники могут получать информацию о своей трудовой деятельности через личный кабинет на сайте ПФР;
- Бумажные трудовые книжки сохраняются только для тех сотрудников, которые написали заявление об отказе от электронной формы․
Важно! Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, то с 2026 года его трудовая книжка будет вестись только в электронном формате․ Работодатель не обязан хранить бумажный вариант․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Для подтверждения наличия электронной трудовой книжки работник может:
- Зарегистрироваться на сайте Пенсионного фонда РФ;
- Войти в личный кабинет на портале госуслуг;
- Использовать мобильное приложение ПФР;
- Обратиться в территориальное отделение ПФР с паспортом․
Когда и зачем нужно писать заявление о ведении трудовой книжки
Заявление о ведении трудовой книжки необходимо в следующих случаях:
- При приеме на работу впервые — если трудовая книжка оформляется впервые;
- При выборе бумажного формата — если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку вместо электронной;
- При изменении порядка ведения — если работник хочет перейти с бумажного на электронный формат или наоборот;
- При обнаружении ошибок — если в трудовой книжке или электронных данных есть неточности․
Образец заявления от работника о ведении трудовой книжки
Образец 1․ Заявление об отказе от электронной трудовой книжки (сохранение бумажной)
Директору [Наименование организации]
[ФИО директора]
[Должность]
от работника
[ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]
Заявление
В соответствии с частью 6 статьи 2․1 Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» прошу вести мою трудовую книжку на бумажном носителе․
Прошу сохранить бумажную трудовую книжку и вносить в нее записи о моей трудовой деятельности․
Подпись: _____________
Расшифровка подписи: _______________________
Образец 2․ Заявление о выборе электронной трудовой книжки
Директору [Наименование организации]
[ФИО директора]
[Должность]
от работника
[ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]
Заявление
В соответствии с частью 6 статьи 2․1 Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде․
Прошу не оформлять бумажную трудовую книжку и вносить все записи о моей трудовой деятельности в электронную трудовую книжку․
Подпись: _____________
Расшифровка подписи: _______________________
Образец 3․ Заявление при обнаружении ошибок в трудовой книжке
Директору [Наименование организации]
[ФИО директора]
[Должность]
от работника
[ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]
Заявление
На основании статьи 66 Трудового кодекса РФ и в связи с обнаружением ошибки в моей трудовой книжке (указать ошибку: например, неверная дата приема на работу, неправильная должность и т․д․) прошу:
- Внести исправления в трудовую книжку;
- Подтвердить мою трудовую деятельность в соответствии с фактическими данными;
- Выдать дубликат трудовой книжки (при необходимости)․
Прошу рассмотреть мое заявление в установленные законом сроки и уведомить меня о результатах․
Подпись: _____________
Расшифровка подписи: _______________________
Как правильно оформить заявление
- Укажите реквизиты организации, наименование, ФИО руководителя, должность;
- Укажите свои данные — ФИО, должность, структурное подразделение;
- Укажите причину написания заявления, выбор формата (бумажный/электронный), исправление ошибок и т․д․;
- Укажите просьбу — что именно вы хотите от работодателя;
- Поставьте подпись и дату — без подписи заявление не имеет юридической силы;
- Подайте заявление в отдел кадров — лично или через представителя;
- Получите копию с отметкой о принятии — для подтверждения факта подачи․
Сроки рассмотрения заявления
Работодатель обязан рассмотреть заявление в следующие сроки:
- При приеме на работу: в день приема или не позднее трех рабочих дней;
- При изменении порядка ведения: в течение семи рабочих дней;
- При обнаружении ошибок: в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления․
О результатах рассмотрения работодатель обязан уведомить работника в письменной форме․
Что делать, если работодатель не выполняет обязанности
Если работодатель:
- Не ведет трудовую книжку;
- Отказывается вносить исправления;
- Не предоставляет информацию о трудовой деятельности;
- Не рассматривает заявление в установленные сроки,
работник имеет право:
- Направить письменное обращение в Государственную инспекцию труда;
- Обратиться в прокуратуру;
- Подать иск в суд;
- Обратиться в профсоюз (при наличии);
- Написать жалобу в трудовую инспекцию․
Важно! Работник имеет право на защиту своих трудовых прав․ Все обращения должны быть оформлены в письменном виде с указанием даты, подписи и приложением копий документов․
Часто задаваемые вопросы
Обязан ли работодатель хранить бумажную трудовую книжку после 2026 года?
Ответ: Нет, не обязан․ С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки ведутся только для тех работников, которые написали заявление об отказе от электронной формы․ Если такого заявления нет, то трудовая книжка ведется только в электронном виде․
Можно ли перейти с электронной трудовой книжки на бумажную?
Ответ: Да, можно․ Для этого необходимо написать заявление об отказе от электронной трудовой книжки и указать, что вы хотите вести бумажную версию․
Как проверить данные в электронной трудовой книжке?
Ответ: Проверить данные можно через:
- Личный кабинет на сайте ПФР;
- Портал госуслуг;
- Мобильное приложение ПФР;
- Территориальное отделение ПФР․
Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?
Ответ: Необходимо обратиться к работодателю с заявлением об исправлении ошибки․ Работодатель обязан внести изменения в течение семи рабочих дней․
Можно ли получить дубликат бумажной трудовой книжки?
Ответ: Да, можно; Для этого необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата․ Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней․
Заявление от работника о ведении трудовой книжки — это важный документ, который позволяет выбрать формат хранения трудовой деятельности (бумажный или электронный)․ С 2026 года бумажные трудовые книжки ведутся только по заявлению работника, поэтому важно вовремя определиться с выбором․
Если у вас возникли вопросы или вы столкнулись с проблемами при оформлении заявления, рекомендуем обратиться к юристу или в Государственную инспекцию труда․
Важно помнить! Своевременное оформление заявления поможет избежать проблем при устройстве на новую работу, оформлении пенсии и в других жизненных ситуациях․ Не откладывайте этот вопрос на потом, действуйте уже сейчас!
Полезные ссылки:
- Официальный сайт Роструда
- Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
- Портал госуслуг
- КонсультантПлюс (нормативные акты)
Если вам нужна помощь в составлении заявления или разъяснении законодательства — обратитесь к квалифицированному юристу․