С 1 января 2021 года вступили в силу важные изменения в правилах ведения и хранения трудовых книжек․ Эти поправки, закреплённые в Трудовом кодексе РФ и Постановлении Правительства № 891, кардинально изменили подход к документу, отражающему трудовую историю работника․ Главное — теперь основной формат становится электронным․
Основное изменение: переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года работодатели обязаны:
- Вести электронную трудовую книжку (ЭТК) для всех вновь принимаемых на работу сотрудников, если они не выразили письменное согласие на бумажный вариант․
- Переводить существующие бумажные трудовые книжки в электронный формат․ Это делается путём внесения сведений в единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Труд»․
Важно: Работник имеет право на бесплатный бумажный дубликат своей трудовой книжки (или выписку из неё) в любое время․ Для этого нужно подать письменное заявление работодателю․
Кто может хранить ЭТК?
Хранение и ведение ЭТК осуществляется через:
- Собственную информационную систему работодателя, если она соответствует требованиям закона и интегрирована с ЕГИС «Труд»․
- Федеральную государственную информационную систему «Труд» (ЕГИС «Труд») напрямую․ Это основной вариант для большинства организаций․
Правила хранения (как электронных, так и бумажных документов)
Несмотря на цифровизацию, правила хранения остаются жёсткими и регулируются Перечнем типовых управленческих архивных документов․
Сроки хранения
- Трудовая книжка (бумажная или выписка из ЭТК) хранится у работодателя в течение 75 лет с даты увольнения работника․
- Сведения о трудовой деятельности (ЭТК в ЕГИС «Труд») хранятся бессрочно в самой государственной системе․
Место хранения
Хранятся документы в архиве организации или у уполномоченного сотрудника (например, в отделе кадров), ответственного за архивное дело․ Требования к условиям хранения (температура, влажность, защита от пожара) стандартны для документов с длительными сроками хранения․
Передача документов при смене собственника или реорганизации
При реорганизации юридического лица (слияние, разделение и т․д․) или смене собственника имущества, трудовые книжки (бумажные) и все сведения о работниках передаются правопреемнику․ Ответственность за сохранность лежит на новом работодателе․
Что произошло с бумажными трудовыми книжками?
Бумажный формат не отменён, но его роль изменилась:
- Новые сотрудники получают ЭТК по умолчанию․
- Бумажная трудовая книжка выдаётся только по письменному заявлению работника․
- Уже имеющиеся бумажные книжки продолжают храниться у работодателя по старым правилам (75 лет), но все записи в них должны быть переведены в ЭТК․
Ключевые обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- Завести ЭТК для каждого нового сотрудника (если нет заявления на бумажный вариант)․
- Перевести все имеющиеся бумажные трудовые книжки в электронный вид и внести сведения в ЕГИС «Труд»․
- Обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных в ЭТК․
- Выдавать по первому требованию работника:
- Выписку из его ЭТК (на бумаге или в электронном виде)․
- Бумажный дубликат трудовой книжки (если ЭТК ведётся)․
- Хранить бумажные трудовые книжки и выписки из них в течение 75 лет․
Права работника в новом формате
Работник вправе:
- Получить бесплатный бумажный дубликат своей трудовой книжки в любой момент․
- Получить выписку из ЭТК в письменной или электронной форме․
- Обращаться за сведениями о своей трудовой деятельности через личный кабинет на портале «Работа в России» (интегрировано с ЕГИС «Труд»)․
- Требовать от работодателя безошибочного и своевременного внесения записей в ЭТК․
Ответственность за нарушения
За неисполнение обязанностей по ведению и хранению трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) предусмотрена административная ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штрафы от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц — штрафы от 30 000 до 50 000 рублей․
Нарушение сроков перевода бумажных книжек в электронный формат также влечёт ответственность․
Исключения и особые случаи
Некоторые категории работников и организации подпадают под особые правила:
- Работники, уволенные до 2021 года, и имеющие бумажную книжку — она хранится по старому правилу (75 лет), но сведения о них должны быть внесены в ЕГИС «Труд»․
- Организации, подведомственные ЦБ РФ, Минобороны, ФСБ, ФСО, ФСИН, МВД, МЧС, Минтрансу, Росгвардии, могут вести собственные электронные системы вместо ЕГИС «Труд», но с обязательной интеграцией данных․
- Работники, уволенные из таких организаций, могут получить выписку из их внутренней системы, которая имеет ту же юридическую силу․
Практические шаги для работодателя
- Инвентаризация․ Учесть все имеющиеся бумажные трудовые книжки․
- Интеграция․ Настроить связь своей кадровой программы с ЕГИС «Труд» или начать вести учёт напрямую в госсистеме․
- Перевод․ Внести в ЕГИС «Труд» сведения из всех бумажных книжек․
- Уведомление․ Информировать сотрудников о переходе на ЭТК и их праве на бумажный дубликат․
- Организация хранения․ Обеспечить надёжное и долгосрочное хранение бумажных документов (архив)․
Изменения в правилах хранения трудовых книжек направлены на:
- Цифровизацию и упрощение доступа к данным для работника и государства․
- Повышение сохранности информации (защита от потери, подделки, пожара)․
- Единый стандарт учёта трудовой деятельности на всей территории РФ․
Главное для работника: ваша трудовая история теперь надёжно хранится в государственной системе, но вы всегда можете получить её на руки в бумажном виде․ Главное для работодателя: нужно срочно наладить процесс электронного учёта и не забывать про 75-летний срок хранения бумажных носителей․
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов (ТК РФ, Постановление Правительства № 891 от ) и официальных разъяснений Минтруда․ Конкретные сложности в реализации могут требовать консультации с юристом по трудовому праву․