С 1 января 2020 года в России начался масштабный процесс цифровизации кадрового документооборота — переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс приобрел окончательные очертания, и сегодня вопрос соблюдения законодательства в этой сфере является критически важным для всех участников трудовых отношений. В этой статье мы подробно разберем, кто и на каком основании обязан переходить на ЭТК, каковы права сотрудников и как правильно оформить процедуру.
Нормативная база: на каком основании введены ЭТК
Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г; № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации…» — стал главным драйвером изменений.
- Правила ведения электронных трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ.
Обязанности работодателя: что требует закон
Часто возникает путаница между обязанностями работодателя и работника. Законодательство четко разделяет эти понятия.
Обязанность сдавать электронную отчетность
С 1 января 2020 года работодатели обязаны формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности на каждого работника и предоставлять их для хранения в Социальный фонд России (СФР, ранее, ПФР). С 2026 года эта обязанность никуда не исчезла: отчитываться работодатель обязан по всем работникам (по форме ЕФС-1), независимо от того, перешел конкретный сотрудник на ЭТК или сохранил бумажную трудовую книжку. Неважно, перейдет работник на электронный формат или нет — работодатель в любом случае обязан своевременно уведомлять СФР обо всех кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод).
Обязанность вести ЭТК для новых сотрудников
С 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. Для них бумажный вариант больше не оформляется.
Обязанность выдать бумажную трудовую на руки
После того как сотрудник подал заявление и произошел перевод на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки; С этого момента работодатель больше не обязан её хранить и отвечать за неё.
Обязанность работников: добровольность или принуждение?
Самое главное, что нужно понимать: для всех работающих граждан (кроме впервые трудоустраивающихся) переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.
Работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Если сотрудник, имевший бумажную трудовую, не написал заявление об отказе от неё, то применяется одновременное ведение электронного и бумажного вариантов. У работодателей останутся те же обязанности по ведению бумажной книжки, а у работников — права на её сохранение.
При этом работник с бумажной трудовой может в любое время отказаться от нее и подать заявление о переходе на ЭТК.
Как оформить переход: запись в трудовой книжке
Одним из самых частых вопросов у кадровиков является порядок внесения записей при переходе на ЭТК.
Если сотрудник подал заявление в процессе работы
Поскольку нет необходимости издавать приказ каждый раз, когда очередной сотрудник отказывается от бумажной трудовой, в качестве документа-основания в бумажной трудовой книжке указывают полученное от работника заявление о переходе на электронный учёт. Здесь же прописывают дату, проставленную на заявлении.
Важный нюанс при увольнении
Если сотрудник, который раньше подавал заявление об отказе от бумажной трудовой, увольняется, кадровик всё равно обязан внести запись в трудовой книжке о переходе на электронную при увольнении. Это необходимо для закрытия бланка бумажной трудовой и подтверждения факта ведения сведений в электронном виде.
Ответственность и частые ошибки
Поскольку ведение самой электронной трудовой книжки является обязанностью СФР, а не работодателя, работодателя могут наказать только за нарушение порядка предоставления сведений в фонд.
Основные ошибки и риски работодателей:
- Несвоевременная сдача отчетности — задержка отправки формы ЕФС-1 в Социальный фонд влечет штрафы.
- Невыдача бумажной трудовой — если сотрудник перешел на ЭТК, а работодатель задерживает выдачу бумажного бланка на руки, это является нарушением.
- Неправильное оформление записи, отсутствие записи о переходе на ЭТК или указание неверного документа-основания.
Переход на электронные трудовые книжки — это не право, а обязанность работодателя по передаче цифровых данных в СФР по каждому сотруднику. Однако за самими работниками сохраняется право выбора: сохранить бумажную трудовую, перейти полностью на электронный формат или использовать оба варианта одновременно. Главной задачей кадровых служб сегодня является своевременная и корректная подача отчетности, а также грамотное документальное оформление выбора сотрудника в его бумажной трудовой книжке.