С 2025 года все организации‚ включая индивидуальных предпринимателей‚ обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК).
Это цифровой аналог привычного бумажного документа‚ который хранит сведения о трудовой истории сотрудника‚
о заработной плате‚ отпусках‚ стаже и прочих кадровых изменениях.
В статье мы разберём‚ где и как вводятся данные в ЭТК‚ какие сервисы используют работники и работодатели‚
и какие действия необходимо выполнить‚ чтобы получить выписку или исправить запись.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

• Все юридические лица‚ в т.ч. ООО‚ АО‚ ОАО.
• Индивидуальные предприниматели‚ использующие штат сотрудников.
• Государственные и муниципальные организации‚ а также органы соцзащиты.
• Работники‚ у которых уже оформлена электронная трудовая книжка‚ а также те‚ кто переходит с бумажного варианта.

Ведение ЭТК регулируется статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ и приказами Министерства труда и соцзащиты.

Где вводятся сведения в электронную трудовую книжку?

Сведения в ЭТК могут быть внесены в нескольких официальных сервисах. Выбор зависит от того‚ кто является инициатором записи:

Личный кабинет работодателя на сайте Социального фонда России (СФР)

1. Регистрация организации в личном кабинете СФР.
2. Переход в раздел «Электронные трудовые книжки» → «Ввод данных».
3. Заполнение формы ЕФС‑1 (подраздел 1.1) с указанием всех кадровых изменений (приём‚ увольнение‚ перевод‚ изменение оклада и т.д.).
4. Подтверждение операции электронной подписью (КЭП) или через Госуслуги.
5. Система автоматически передаёт запись в личный кабинет сотрудника.

Портал Госуслуги

• Работник входит в личный кабинет с помощью подтверждённого аккаунта.
• В разделе «Мои документы» выбирает «Электронная трудовая книжка».
• Здесь отображаются все записи‚ внесённые работодателем через СФР или ПФР.
• При необходимости работник может запросить выписку в формате PDF‚ отправить её на e‑mail или сохранить на USB‑накопителе.

Многофункциональные центры (МФЦ)

Если у сотрудника нет доступа к интернету или он предпочитает получить бумажную выписку‚ он может обратиться в любой МФЦ:

1. Заполнить заявление «О выдаче выписки из электронной трудовой книжки».
2. Предъявить паспорт и СНИЛС.
3. Сотрудник МФЦ проверит наличие ЭТК в базе СФР и выдаст распечатанную выписку.

Территориальный орган Пенсионного фонда России (ПФР)

Для получения официальных справок о трудовом стаже (необходимых‚ например‚ при оформлении пенсии) можно обратиться в отделение ПФР или воспользоваться их онлайн‑сервисом «Личный кабинет застрахованного лица».

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Существует несколько способов‚ каждый из которых подходит под разные ситуации.

Через личный кабинет на сайте СФР

• Авторизоваться в системе.
• Перейти в раздел «ЭТК – Выписки».
• Выбрать период и тип выписки (полная‚ только записи о трудоустройстве и т.д.).
• Скачать документ в формате PDF или отправить его на указанный e‑mail.

Через портал Госуслуги

• Войти в «Мои документы» → «Электронная трудовая книжка».
• Нажать кнопку «Скачать выписку».
• Выписка будет доступна в личном кабинете и может быть отправлена по e‑mail.

В МФЦ или ПФР

Для получения бумажного варианта достаточно предъявить паспорт и СНИЛС. Сотрудники проверят наличие ЭТК и распечатают выписку.

Как перевести сотрудника с бумажной трудовой книжки на электронную?

1. Подготовка документов: сканировать текущую бумажную трудовую книжку‚ собрать заявление сотрудника о переводе.
2. Регистрация в СФР: работодатель в личном кабинете указывает‚ что у сотрудника будет ЭТК‚ и загружает сканированную копию.
3. Ввод исторических записей: в системе СФР вводятся все записи из бумажного варианта (даты приёма‚ увольнения‚ стаж‚ отпуска).
4. Подтверждение: запись подтверждается электронной подписью работодателя.
5. Уведомление сотрудника: в личном кабинете сотрудника появляется новая ЭТК‚ он получает уведомление на e‑mail и/или в мобильном приложении Госуслуг.

После завершения процесса бумажная книжка считается недействительной и хранится в архиве организации.

Как вносить исправления и дополнения в ЭТК?

Ошибки в записях могут возникнуть по разным причинам (неверные даты‚ опечатки в наименовании организации и т.д.). Исправления вносятся только работодателем:

1. Войти в личный кабинет СФР.
2. Найти нужную запись в разделе «ЭТК – История записей».
3. Нажать «Редактировать» и внести корректные данные.
4. Подтвердить изменение электронной подписью.
5. Система автоматически отправит уведомление сотруднику о внесённом исправлении.

Если ошибка допущена в периоде‚ когда работодатель уже прекратил деятельность‚ сотрудник может обратиться в территориальный орган ПФР или в МФЦ с заявлением о корректировке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Где проверить‚ есть ли у меня электронная трудовая книжка? – зайдите в личный кабинет на Госуслугах в раздел «Мои документы». Если запись присутствует‚ значит ЭТК уже создана.
• Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку? – Нет. При оформлении ЭТК бумажная книжка считается закрытой и хранится в архиве работодателя;
• Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение обязательного ведения ЭТК? – За отсутствие ЭТК у работников или за непредставление выписок в установленный срок предусмотрены штрафы до 40 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Можно ли самостоятельно оформить ЭТК без участия работодателя? – Нет. Инициатором записи всегда является работодатель (или его уполномоченный представитель).

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Регистрация организации в СФР – получить доступ к разделу «Электронные трудовые книжки».
2. Обучить кадровый персонал – провести инструктаж по заполнению формы ЕФС‑1 и работе с электронной подписью.
3. Ввод данных при приёме на работу – заполнить ЕФС‑1‚ указать дату начала‚ должность‚ ОКВЭД‚ СНИЛС сотрудника.
4. Обновление записей при изменениях – каждый раз при повышении‚ переводе‚ отпуске‚ увольнении вносить новую запись.
5. Контроль и аудит – регулярно проверять корректность записей в личных кабинетах сотрудников.
6. Выдача выписок – при запросе сотрудника предоставить выписку через СФР‚ Госуслуги или МФЦ.

Соблюдение этих шагов поможет избежать штрафов и упростит процесс взаимодействия с сотрудниками.

Электронные трудовые книжки – это современный и удобный способ вести учет трудовой истории сотрудников.
Сведения могут быть введены в нескольких официальных сервисах: СФР‚ Госуслуги‚ МФЦ и ПФР.
Важно помнить‚ что только работодатель имеет право вносить и исправлять записи‚ а сотрудники могут получать выписки в любой момент через личный кабинет или в МФЦ.

Соблюдая описанные правила и используя указанные сервисы‚ вы обеспечите полную юридическую прозрачность кадровых процессов и избежите возможных штрафов.