С 2021 года в России постепенно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Вопрос о том, обязаны ли все работодатели вести их, а также какие права остаются у работников, желающих сохранить бумажный формат, часто вызывает путаницу․ В статье мы разберём:

• законодательную базу;
• какие организации обязаны вести ЭТК;
• переходный период и сроки;
• права работника на бумажную трудовую книжку;
• конкретные обязанности работодателя․

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие электронные трудовые книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (части 5‑8 статьи 67, статья 68, часть 8 статьи 67);
2. Постановление Правительства РФ от № 2075 «Об организации электронного документооборота в сфере труда»;
3. Письмо Минтруда РФ от № 14‑2/В‑136 (поясняет порядок перехода на ЭТК);
4. Приказ Фонда социального страхования от № М‑2022‑03 «Об обязательном предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде»․

Согласно этим документам обязанность вести трудовую книжку (бумажную или электронную) лежит на работодателе․ При этом законодательство предусматривает возможность выбора формата работником․

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

С 2025 года все российские работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде․ Исключения нет, даже если:

• работник отказывается от ЭТК;
• организация является индивидуальным предпринимателем․

Однако, если работник подаёт письменное заявление об отказе от ЭТК, работодатель обязан:

1. внести сведения о трудовой деятельности в СФР (Социальный фонд России) в электронном виде;
2. выдать работнику бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления․

Переходный период и ключевые сроки

Право работника на бумажную трудовую книжку

Работник имеет право сохранить бумажный формат трудовой книжки, подав письменное заявление своему нанимателю․ При этом:

• работодатель обязан подать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде независимо от формата книги;
• работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после получения заявления;
• если работник отказывается от ЭТК, работодатель всё равно сохраняет обязанность вести электронный реестр (ЭТК) в СФР, но бумажный документ остаётся у работника․

Обязанности работодателя при ведении ЭТК

Основные действия

1. Регистрация в системе СФР и получение доступа к личному кабинету работодателя․
2. Внесение в ЭТК всех обязательных сведений:
   • ФИО, СНИЛС, дата рождения;
   • дата начала и окончания трудового договора;
   • должность, разряд, условия труда;
   • отпуска, командировки, переводы, увольнения․
3. Своевременное обновление данных (не реже чем в течение 5 рабочих дней после изменения условий труда)․
4. Предоставление работнику доступа к ЭТК через портал Госуслуг или приложение «ЭТК»․

Уведомление сотрудников

До 30 июня 2025 года каждый работодатель обязан:

• сообщить сотрудникам о возможности выбора формата трудовой книжки;
• разослать инструкцию о порядке подачи заявления об отказе от ЭТК․

Приём заявлений от работников

Заявление должно быть оформлено в письменной форме и содержать причину отказа от ЭТК (утрата, повреждение, личные предпочтения и т․п․)․ После получения заявления работодатель:

1. в течение трёх рабочих дней выдаёт бумажную трудовую книжку;
2. вносит в СФР сведения о трудовой деятельности в электронном виде (это обязательный шаг, даже если бумажный документ остаётся у работника)․

Что происходит, если работник не имеет трудовой книжки

Если у соискателя отсутствует трудовая книжка (утрата, повреждение и т․д․), работодатель обязан:

• по письменному заявлению соискателя оформить новую трудовую книжку (часть пятая ст․ 67 ТК РФ);
• внести сведения о трудовой деятельности в ЭТК и в СФР․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли всем сотрудникам иметь ЭТК?

С 2025 года — да․ Даже если работник отказывается от бумажного варианта, сведения о его трудовой деятельности обязаны храниться в электронном реестре․

Можно ли одновременно вести и бумажную, и электронную книжку?

Да․ При отказе от ЭТК работодатель ведёт бумажную книжку, но параллельно обязуется вносить данные в электронный реестр․

Кто хранит электронную трудовую книжку?

ЭТК хранится в Социальном фонде России (СФР)․ Доступ к ней получает работник через портал Госуслуг․

Какие штрафы предусмотрены за нарушение?

За несвоевременное или неполное ведение ЭТК предусмотрены административные штрафы в размере от 5 000 до 30 000 рублей для юридических лиц (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Что делать, если работодатель отказывается выдавать бумажную книжку?

Работник может написать письменную претензию в адрес работодателя, а в случае игнорирования — обратиться в инспекцию по труду или в суд․

Практический чек‑лист для работодателя

1. Убедиться, что у организации есть аккаунт в СФР․
2. Обучить кадровый персонал работе с порталом СФР и приложением «ЭТК»․
3. Разослать сотрудникам уведомление о переходе на электронный формат (не позже 30 июня 2025 г․)
4. Вести реестр заявлений работников об отказе от ЭТК и выдавать бумажные книжки в срок․
5. Регулярно проверять корректность данных в ЭТК (ежемесячный аудит)․
6. Хранить копии всех заявлений и подтверждающих документов в личном деле сотрудника․

В современном трудовом законодательстве обязанность вести трудовую книжку лежит исключительно на работодателе․ С 2025 года эта обязанность реализуется в электронном виде, а СФР выступает в роли единого хранилища данных․ Работник сохраняет право на бумажный документ, но только после подачи письменного заявления, и при этом работодатель обязан продолжать вести электронный реестр․

Таким образом, ответ на главный вопрос таков:

• Да, работодатель обязан вести электронную трудовую книжку на всех работников․
• При желании работника получить бумажную книжку, работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней и одновременно обеспечить электронную регистрацию трудовых записей․

Соблюдение этих требований поможет избежать штрафов, упростит процесс кадрового учета и обеспечит прозрачность трудовых отношений․