В современных условиях цифровизации кадрового учета переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал стандартом. На дворе 2026 год, и правила игры окончательно устоялись: для сотрудников, поступающих на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Вся информация о стаже ведется исключительно в электронном виде. Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) предоставляет мощный инструментарий для автоматизации этих процессов, но требует правильного заполнения документов при приеме.
В этой статье мы подробно разберем, как корректно оформить прием сотрудника с учетом требований по электронным трудовым книжкам, какие заявления необходимы и как избежать ошибок при формировании отчетности в ПФР (СФР).
Ключевые правила приема в 2026 году
Самое главное, что нужно помнить кадровику: способ ведения трудовой книжки зависит от трудового стажа сотрудника до 2021 года.
- Сотрудники без стажа до 2021 года: Если человек поступает на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка ему не выдается и не ведется. Учет ведется только в электронном виде. Изменить этот способ в будущем невозможно.
- Сотрудники со стажем: Если сотрудник ранее уже работал, он мог выбрать способ ведения трудовой (бумажный или электронный). При приеме на работу необходимо запросить у него форму СТД-Р (выписку из электронной трудовой), чтобы увидеть сделанный ранее выбор.
Пошаговая инструкция: Оформление приема в 1С:ЗУП
Процесс оформления нового сотрудника в программе 1С:ЗУП 8.3 требует внимательности к деталям, особенно в документе «Прием на работу».
Шаг 1. Создание документа «Прием на работу»
Перейдите в раздел Кадры -> Приемы, переводы, увольнения и создайте новый документ. Заполните основные данные о сотруднике, подразделении и должности.
Шаг 2. Учет статуса «Начало трудовой деятельности»
Это критически важный этап для сотрудников, не имевших работы до 2021 года. В документе приема найдите поле или флажок, обозначающий начало трудовой деятельности.
В программе это часто отражается как установка флага «Начало трудовой деятельности». Этот флаг означает, что работник до 2021 года нигде не работал, и, следовательно, бумажная трудовая книжка ему не положена. Программа автоматически учтет это при формировании отчетности.
Шаг 3. Работа с заявлениями сотрудников
Хотя для «новичков» выбор уже предопределен законом (только ЭТК), программа 1С позволяет сформировать необходимые сопроводительные документы для архива.
Для отражения выбора способа ведения трудовой книжки (актуально для тех, кто выбирал ранее, или для фиксации факта отсутствия выбора у новых сотрудников в внутренних документах компании) используется документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Как это сделать в 1С:
- В карточке приема или через меню «Кадровые документы» выберите создание заявления.
- В колонке «Вид заявления» выберите соответствующий вариант:
- «Бумажная трудовая книжка» (для тех, кто сохранил право на бумажный вариант).
- «Сведения в электронной форме» (для всех новых сотрудников и перешедших на ЭТК).
- Нажмите кнопку «Заявление», чтобы сформировать печатную форму.
Важно: Так как единой утвержденной формы заявления для внутренних нужд может не быть, разработчики 1С предложили свой шаблон. Вы можете использовать его или отредактировать под стандарты вашей организации.
Формирование отчетности и уведомления
После приема сотрудника и отражения всех данных в 1С, система готова к передаче сведений в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР).
Уведомление сотрудника
При переходе на электронные трудовые книжки (или при приеме новых сотрудников) работодатель обязан уведомить работника о его праве на получение сведений о трудовой деятельности. В 1С можно сформировать соответствующее уведомление, распечатать его и дать сотруднику на подпись.
Отчет СЗВ-ТД (теперь часть единой отчетности)
Все кадровые мероприятия, включая прием на работу, должны быть отражены в отчетности. В 1С:ЗУП отчеты формируются автоматически на основании проведенных документов:
- Если стоит флаг «Начало трудовой деятельности», в отчет попадет событие о приеме с указанием, что бумажная книжка не велась.
- Если сотрудник принес форму СТД-Р, данные о предыдущем стаже в 1С не вносятся как периоды работы (они уже есть в базе СФР), но сам факт приема фиксируется корректно.
Частые вопросы и советы экспертов
Что делать, если сотрудник потерял СТД-Р?
Сотрудник может получить выписку (СТД-Р) через портал Госуслуг или обратившись в МФЦ/СФР. Без понимания того, выбрал ли он ранее бумажную или электронную книжку, принимать его рискованно.
Можно ли вернуться к бумажной книжке?
Нет. Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, или если он поступает на работу впервые после , возврат к бумажному варианту невозможен. Это необратимое решение.
Как упростить обмен документами?
Для быстрого обмена расчетными листками, заявлениями и приказами рекомендуется подключать сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это позволяет сотруднику самостоятельно просматривать свои данные о трудовой деятельности и подавать заявления в электронном виде.
Прием на работу с электронной трудовой книжкой в 1С, процесс отлаженный, но требующий внимательного заполнения полей, особенно касающихся стажа до 2021 года. Правильная установка флага «Начало трудовой деятельности» и своевременное формирование заявлений гарантируют отсутствие проблем при сдаче отчетности в контролирующие органы. Помните: электронная трудовая книжка — это прозрачность стажа для сотрудника и удобство учета для работодателя.