Ведение кадрового делопроизводства в современном ООО требует глубокого понимания законодательных изменений, особенно в сфере фиксации трудового стажа. На дворе май 2026 года, и это знаменует собой важную веху: с 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что подход к учету стажа сотрудников кардинально изменился, и специалистам по кадрам необходимо четко ориентироваться в новых правилах.
Электронная трудовая книжка: основной документ эпохи цифровизации
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Трудовая книжка, это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. Однако сегодня под этим понятием чаще всего подразумевается запись в информационной системе Социального фонда России (СФР).
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны были в первую очередь ориентироваться на формирование сведений в электронном виде. Теперь, в 2026 году, электронная трудовая книжка стала безальтернативным стандартом для большинства работников. С её помощью россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там содержится.
Ключевые функции ЭТК:
- Подтверждение опыта работы для будущих работодателей.
- Фиксация стажа для назначения пенсии и социальных выплат.
- Оперативный доступ к истории трудовой деятельности через портал Госуслуг.
Особенности работы с бумажными трудовыми книжками
Несмотря на повсеместную цифровизацию, бумажные трудовые книжки не исчезли полностью из оборота, но их статус изменился. Они сохраняются у тех сотрудников, кто ранее сделал выбор в их пользу и не переходил на электронный формат до окончания переходного периода. В некоторых ситуациях вести бумажный вариант все еще приходится, например, при восстановлении утерянных данных или работе с архивами.
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или заполнена, алгоритм действий работодателя строго регламентирован. Важно помнить, что для сотрудников, чья работа не требует оформления трудовой книжки (например, совместители или работники по краткосрочным договорам), стаж работы необходимо подтвердить письменным трудовым договором. Это требование закреплено в пункте 9 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития.
Прием на работу иностранных граждан
Отдельного внимания требует ситуация, когда в организацию планируется прием на работу гражданина иностранного государства, например, Республики Узбекистан. Часто у таких сотрудников нет российской бумажной трудовой книжки.
По просьбе иностранного работника или в соответствии с внутренними правилами компании, работодатель обязан:
- Завести новую электронную трудовую книжку (если у сотрудника есть СНИЛС и он подлежит обязательному пенсионному страхованию в РФ).
- Внести сведения о приеме на работу в систему СФР в установленные сроки.
- При отсутствии ранее работ в РФ, стаж на территории другого государства подтверждается документами, выданными там, но в российскую ЭТК вносится только стаж работы на территории Российской Федерации.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Многие работодатели задаются вопросом: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки при приеме? С 2020 года (а для новых работников — с момента начала их трудовой деятельности) гражданам оформляется именно ЭТК.
Для подтверждения факта ведения ЭТК кадровику достаточно:
- Запросить у сотрудника выписку из СФР (он может получить её на Госуслугах или в клиентской службе фонда).
- Самостоятельно отправить запрос в Социальный фонд через системы электронного документооборота (при наличии соответствующих полномочий и согласия работника).
Трудовая книжка, будь то в электронном или бумажном формате, остается документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и в какой должности трудился человек. Ошибки в этом документе могут стоить работнику потерянных пенсионных баллов, поэтому точность и своевременность передачи данных в 2026 году важнее, чем когда-либо.
Завершение переходного периода в 2026 году не отменяет необходимости внимательного отношения к кадровым документам. Напротив, оно требует от специалистов ООО высокой цифровой грамотности и знания нюансов работы с электронными реестрами. Правильное оформление трудовых книжек — это гарантия защиты прав работников и отсутствие рисков для бизнеса при проверках.