Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности сотрудника. В неё заносятся сведения о приёме на работу, переводах, изменениях условий занятости, увольнениях и иных событиях, которые могут иметь юридическое или социальное значение (пенсионный стаж, компенсации, льготы и т.д.). Ниже перечислены основные случаи, когда в трудовую книжку вносятся записи.
Приём на работу
Запись о приёме в трудовую книжку производится сразу после подписания трудового договора. В неё включаются:
- ФИО сотрудника;
- Дата и место рождения;
- Дата начала работы;
- Должность и подразделение;
- Сведения о месте работы (наименование организации, адрес).
Переводы и изменения условий занятости
При изменении места работы, должности, условий труда (например, переход в другое подразделение, изменение ставки) в трудовую книжку вносятся соответствующие записи. Каждая запись оформляется отдельным пунктом, где указываются:
- Дата перевода;
- Новое место работы или новое подразделение;
- Новая должность;
- Изменения в условиях занятости (частичная занятость, изменение графика).
Увольнение
При увольнении в конце-трудовую книжку вносится запись о прекращении трудовых отношений. В неё включаются:
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по собственному желанию и т.д.);
- Последний рабочий день;
- Сведения о последнем месте работы.
Смена работодателя (переход в новую организацию)
Если сотрудник переходит в новую организацию, в его трудовую книжку вносятся сведения о новом месте работы. При этом прежние записи остаются, но добавляется новая строка с данными о новом работодателе.
Оформление электронной трудовой книжки
С 2021 года в России вводятся электронные формы трудовой книжки. При приёме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные записи. Однако в некоторых случаях (например, при потере или порче оригинала) требуется внесение данных в бумажную форму.
Восстановление утраченной или повреждённой трудовой книжки
Если оригинальная трудовая книжка утеряна, испорчена или её страницы нечитаемы, в неё вносятся сведения, подтверждающие опыт работы. При этом:
- Сотрудник подаёт заявление о восстановлении;
- Работодатель или архивные службы предоставляют подтверждающие документы (трудовые договоры, приказы, выплаты и т.д.);
- В книжку вносяться новые записи, подтверждающие прежний стаж.
Специальные случаи: мобилизация, военный учёт и др.
В соответствии с разъяснениями Министерства труда России, в трудовую книжку вносяться сведения о приостановлении или возобновлении трудовых отношений мобилизованных сотрудников. Такие записи фиксируются в особых полях, отмечая дату призыва, статус и дату возвращения.
Ошибки и их исправление
Ошибки в записях могут привести к серьёзным проблемам (например, неверный расчёт пенсии). При выявлении ошибок в трудовую книжку вносятся исправления, которые оформляются подписью работодателя и сотрудника, а также указывается дата внесения правки.
Записи в трудовую книжку вносятся в строго регламентированных случаях: при приёме, переводе, увольнении, смене работодателя, восстановлении утраченной документации и в особых правовых ситуациях (мобилизация, изменения в законодательстве). Правильное оформление этих записей гарантирует защиту прав сотрудника и корректное расчётное оформление всех выплат, связанных со стажем и опытом работы.