В 2026 году вопрос о необходимости наличия бумажной трудовой книжки стал особенно актуален. Многие работники и работодатели задаются вопросом: можно ли официально трудоустраиваться и работать, не имея этой бумажной формы? Ответ зависит от даты начала вашей трудовой деятельности, формы оформления (бумажная / электронная) и текущих нормативных актов.

Что говорит закон?

Сроки перехода на электронные формы

• С 1 января 2021 года новые сотрудники оформляются только в электронном виде.
• С 1 января 2024 года обязательным становится переход на электронные трудовые книжки для всех новых работников.
• С 1 января 2026 года бумажные книжки больше не оформляются для лиц, впервые начавших трудовую деятельность.

Какие документы заменяют бумажную книжку?

Для тех, кто уже работает или был нанят до 2024 года, возможны два варианта:

1. Хранение бумажной трудовой книжки (если она была оформлена до 2024 года).
2. Переход на электронную форму (СТД‑Р, СТД‑СФР, выписка из Соцфонда и др.).

Какие сроки у работодателя?

Для передачи сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (ПФР) у работодателя есть 5 лет (до 10 июня 2026 года). Поэтому спешить с оформлением бумажных книжек не требуется, но важно успеть до истечения срока.

Когда бумажная трудовая книжка всё‑ещё нужна?

Чрезвычайные ситуации

Если ваша старая бумажная книжка была повреждена (пожар, наводнение) или утрачена, работодатель обязан выдать дубликат на новом образце бесплатно.

Переход от бумажной к электронной

Если вы уже работали по бумажной форме и в 2024 году перешли на электронный документооборот (КЭДО), то при новом трудоустройстве вам не требуется предоставлять бумажную книжку. Вместо неё достаточно выдать:

• СТД‑Р (или СТД‑СФР) – выписку из Соцфонда;
• Электронный трудовой договор;
• Документы, подтверждающие стаж.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Порядок ввода данных

Электронная трудовая книжка заполняется в системе КЭДО. Основные требования:

1. Заполняются только актуальные сведения о местах работы, должностях, датах начала и окончания.
2. Все изменения вносятся в течение 30 дней с даты их возникновения.
3. Работодатель обязан обеспечить доступ сотрудника к его электронному профилю.

Где смотреть информацию?

Сотрудник может просмотреть свой трудовой стаж через:

• Личный кабинет на портале ФНС/ПФР;
• Электронный сервис «Трудовая книжка»;
• Личный кабинет на сайте работодателя (если он подключён к КЭДО).

Что делать, если у вас нет ни бумажной, ни электронной формы?

Приём на работу в 2026 году

Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформлять бумажную трудовую книжку не требуется. Вместо неё оформляются только электронные документы.

Оформление при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде, если у него есть такая возможность.

Рекомендации работодателям и работникам

• Для работодателей: переход на электронный документооборот (КЭДО) обязателен с 2024 года. Запланируйте обновление ИТ‑систем и обучение персонала.
• Для работников: проверяйте, в какой форме оформлена ваша трудовая деятельность. Если вы работаете с 2021 года, у вас уже должна быть электронная форма.
• Для всех: не откладывайте передачу данных в ПФР до 10 июня 2026 года – это последний шанс избежать штрафов.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли работать без какой‑либо трудовой книжки? – Да, если вы начали работу после  года, ваш труд оформляется исключительно в электронном виде.
2. Нужна ли мне бумажная книжка, если я уже работаю с 2019 года? – Да, если ваша бумажная книжка была оформлена до 2024 года, её можно оставить, но при переходе на электронный формат рекомендуется оформить дубликат.
3. Сколько стоит оформить дубликат бумажной книжки? – При повреждении или потере работодатель обязан выдать дубликат бесплатно.
4. Как проверить, что мои данные внесены в электронную форму? – Через личный кабинет на портале ПФР или через сервис «Трудовая книжка».

В 2026 году работать без оформления трудовой книжки возможно, но только в электронном виде. Бумажная форма сохраняется лишь для тех, у кого она была оформлена до 2024 года или в случае повреждения/утраты. Главное – своевременно обновлять трудовую документацию, следить за сроками передачи данных в ПФР и пользоваться электронными сервисами для контроля своего стажа.

Если у вас возникнут сомнения по поводу оформлениятрудовой деятельности, лучше обратиться к специалисту по персоналу или в ПФР за разъяснениями.