Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это масштабный процесс, который затрагивает как работодателей, так и сотрудников․ Согласно Федеральному закону от N 439-ФЗ, работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде и передавать их в Социальный фонд России (СФР)․ Однако переход именно на ЭТК является правом, а не обязанностью работника․ Перевести сотрудника на электронный формат без сохранения бумажного варианта можно исключительно с его согласия․
В данной статье мы подробно разберем пошаговый алгоритм перевода на электронные трудовые книжки, сроки подачи заявлений и нюансы оформления․
Суть электронных трудовых книжек
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной книжки․ В ней отражаются те же сведения: места работы, должности, переводы, увольнения и причины прекращения трудового договора․ Главное отличие заключается в том, что данные хранятся на защищенных серверах СФР и доступны работнику через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР․
Обязателен ли переход на ЭТК?
Нет, переход не является обязательным․ За сотрудниками сохраняется право выбора:
- Сохранить бумажную трудовую книжку․ В этом случае работодатель продолжит вести ее параллельно с передачей электронных сведений в СФР․
- Перейти на электронную трудовую книжку․ В этом случае бумажный бланк выдается работнику на руки, и работодатель прекращает его ведение․
Важно отметить, что в любой момент сотрудник, который ранее решил сохранить бумажный вариант, может изменить свое мнение, подать новое заявление и перейти на ЭТК․
Пошаговая инструкция для работодателя по переводу на ЭТК
Чтобы процедура перехода прошла без нарушений трудового законодательства и штрафов со стороны контролирующих органов, работодателю необходимо строго соблюдать следующий алгоритм:
Шаг 1․ Уведомление сотрудников
Работодатель обязан уведомить о праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой всех сотрудников․ Это касается и тех, кто работает в данный момент, и тех, кто находится в отпуске (в т․ч․ в декрете), а также в длительной командировке․
Уведомление составляется в произвольной форме, но должно четко разъяснять работнику его права в соответствии с изменениями в Трудовом кодексе РФ (ст․ 66․1 ТК РФ)․
Шаг 2․ Сбор заявлений
Работник должен подать работодателю письменное заявление в произвольной форме․ В заявлении он указывает свое решение:
- Вести трудовую книжку в электронном виде (отказ от бумажной)․
- Сохранить бумажную трудовую книжку․
Срок подачи заявления: Законодательством установлен срок, до которого работники должны были определиться с выбором․ Однако для тех, кто не успел или только устраивается на работу, право подать заявление сохраняется․ В 2026 году сотрудники также могут подавать заявления о переходе на ЭТК в любое время․
Шаг 3․ Издание приказа о переходе
На основании полученного от работника заявления о выборе электронной трудовой книжки, работодатель издает приказ о переходе на ЭТК․ Унифицированной формы приказа нет, поэтому он составляется в свободной форме․ С приказом необходимо ознакомить работника под подпись․
Шаг 4․ Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Если сотрудник выбрал электронный вариант, работодатель обязан корректно оформить его бумажную трудовую книжку․ В разделе «Сведения о работе» необходимо внести специальную запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку․
Пример формулировки записи: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»․
Эту запись необходимо:
- Пронумеровать;
- Указать в графе 2 дату внесения записи;
- В графе 3 написать саму формулировку;
- В графе 4 указать реквизиты приказа работодателя (дата и номер), на основании которого внесена запись․
Запись должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (при наличии)․
Шаг 5․ Выдача бумажной трудовой книжки на руки
После внесения записи о переходе на ЭТК, бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․ Крайне важно получить с работника расписку или подпись в книге учета движения трудовых книжек, подтверждающую факт получения документа․ С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки данного сотрудника․
Шаг 6․ Передача электронных сведений в СФР
Работодатель продолжает ежемесячно сдавать в СФР отчетность по форме ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности), где отражаются все кадровые изменения, включая переход сотрудника на ЭТК․
Особенности для новых сотрудников
Если на работу устраивается сотрудник, который ранее уже перешел на ЭТК у другого работодателя, он не обязан предоставлять бумажную трудовую книжку․ Работодатель просто принимает его на работу и с первого месяца начинает подавать электронные сведения в СФР․
Тем лицам, которые впервые устраиваются на работу (после вступления в силу закона), бумажная трудовая книжка вообще не оформляется․ Для них ведение трудовой книжки осуществляется только в электронном виде с самого начала трудовой деятельности․
Преимущества перехода на ЭТК
Переход на электронный формат имеет ряд неоспоримых плюсов для обеих сторон:
Для работника:
- Данные о стаже не могут быть утеряны, испорчены или уничтожены (например, при пожаре или заливе)․
- Удобный и быстрый доступ к сведениям через интернет (Госуслуги, личный кабинет СФР)․
- Возможность заказать выписку в несколько кликов․
- Упрощение трудоустройства: нет необходимости носить с собой оригинал документа․
Для работодателя:
- Снижение объема бумажной работы и затрат на закупку бланков трудовых книжек․
- Исключение рисков штрафов за нарушение правил хранения и ведения бумажных книжек (для перешедших на ЭТК сотрудников)․
- Ускорение кадрового документооборота, особенно при внедрении кадрового ЭДО․
Ответственность и инфраструктура
Работодатель должен обеспечить надежную инфраструктуру для передачи сведений в СФР (использование сертифицированного программного обеспечения, электронной подписи)․ Нарушение сроков или порядка подачи отчетности по электронным трудовым книжкам влечет за собой административную ответственность и штрафы․
Порядок перевода на электронные трудовые книжки требует от кадровых служб внимательности и четкого соблюдения последовательности действий: от уведомления персонала до внесения правильной записи и выдачи бумажного бланка на руки․ Главное правило — никаких решений за работника․ Только на основании его письменного заявления возможен полный отказ от бумажной трудовой книжки в пользу современного и безопасного электронного формата․