С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменение затрагивает не только работников‚ но и предпринимателей‚ которые ведут учёт труда и должны соблюдать новые требования законодательства.
Что такое электронные трудовые книжки?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовом стаже‚ местах работы‚ условиях занятости и иных данных‚ ранее записываемых в бумажный вариант. Основные особенности:
- Хранение в единой государственной системе (ПФР).
- Отсутствие риска потери или порчи документа.
- Удобный доступ к информации для работника и работодателя.
Как подтвердить наличие электронной книжки?
Для подтверждения наличия ЭТК у работника используются:
- Личный кабинет на портале ПФР.
- Электронный документ‚ генерируемый системой при приёме на работу.
- Подтверждающий документ‚ выданный работодателем (письмо‑уведомление).
Что обязаны делать предприниматели?
Предприниматели‚ как и любые работодатели‚ должны соблюдать требования Трудового кодекса и законодательства о ПФР. Ниже перечислены ключевые задачи.
Оформление новой формы СЗВ‑ТД
С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД обо всех кадровых изменениях. Эта форма теперь полностью электронная и интегрирована с ЭТК.
Переход на электронный учёт
С 2020 года более 237 тыс. жителей Воронежской области‚ а также более 375 тыс. жителей Башкирии‚ перешли на электронный формат ведения учёта трудовой деятельности. Для предпринимателей это значит:
- Вести реестр сотрудников в электронном виде.
- Регулярно обновлять данные о трудовом статусе.
- Обеспечить доступность информации для инспекций.
Сохранение бумажного варианта (по желанию)
Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки‚ он может одновременно пользоваться и электронным‚ и бумажным вариантом. Это важно учитывать при оформлении новых сотрудников.
Практические рекомендации для предпринимателей
Чтобы избежать ошибок и штрафов‚ рекомендуется выполнить следующие действия.
- Подключить сотрудников к системе ПФР. Приём новых работников должен происходить через личный кабинет‚ где автоматически формируется электронная трудовая книжка.
- Обновлять данные в реальном времени. Любые изменения (увольнение‚ перевод‚ повышение квалификации) фиксируются сразу же.
- Контролировать сроки отчётов. СЗВ‑ТД необходимо отправлять в установленные сроки‚ иначе их могут отклонить.
- Обеспечить безопасность данных. Доступ к электронным документам должен быть ограничен только уполномоченным лицам.
- Консультироваться с юристами. Особенно актуально при переходе на новые версии формы СЗВ‑ТД или при возникновении вопросов по интерпретации законов.
Что изменится с 1 января 2026 года?
С начала 2026 года завершается переходный период‚ и полностью переходят на электронный формат:
- Бумажные трудовые книжки сохранятся только для тех‚ кто уже их имеет‚ но новые сотрудники оформляются только в электронном виде.
- Система автоматической проверки данных ПФР будет более строгой‚ что повышает ответственность работодателей.
- Некоторые функции (например‚ обновление данных о стаже) будут доступны только через электронный интерфейс.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки при приёме на работу?
Приём нового сотрудника должен включать следующие шаги:
- Проверка наличия записи в системе ПФР.
- Получение подтверждения о формировании электронной книжки.
- Оформление заявления о выборе формата (электронный/бумажный) – если работник желает одновременно вести оба варианта.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать одновременно бумажный и электронный варианты? Да‚ если работник не отказался от бумажного.
- Какие сроки отчётов по СЗВ‑ТД? Обычно ежеквартально‚ но в случае изменений – в течение 10 дней.
- Что делать‚ если в системе ПФР нет записи о новой книжке? Нужно сразу обратиться в ПФР для уточнения и‚ при необходимости‚ оформить повторную запись;
- Может ли работодатель отказать в переходе на электронный формат? Нет‚ переход обязателен для всех новых сотрудников‚ но отказ от бумажного варианта возможен только по инициативе работника.
Переход на электронные трудовые книжки – это не просто цифровизация документа‚ а важный шаг в модернизации системы учёта труда в России. Для предпринимателей это значит необходимость адаптировать внутренние процессы‚ обучить персонал работе с ПФР и своевременно выполнять обязательные отчёты. Соблюдение новых требований позволит избежать штрафов‚ упростить работу с персоналом и повысить прозрачность отношений с работниками.
Если у вас возникнут вопросы по конкретным формам или процедурам‚ рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или напрямую в ПФР.