Внимание! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж будет учитываться исключительно в электронном виде, а бумажная трудовая книжка (ТК) перестает быть основным документом. Работодатели обязаны вести ЭТК для всех сотрудников, а работники имеют право на бесплатный переход с бумажного носителя на электронный.

Процесс перехода инициируется работником. Вам необходимо официально уведомить своего работодателя о желании перейти на ЭТК. Вот подробное руководство, как это сделать.

Почему это важно?

• Обязательность с 2026 года. После этой даты все сведения о стаже и трудовой деятельности будут вноситься только в ЭТК.
• Удобство и безопасность. Электронная книжка не потеряется, не испортится, ее можно легко предоставить в любой момент через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ФСС.
• Бесплатность. Переход и ведение ЭТК для работника — бесплатные услуги.
• Сохранение истории. Все записи из вашей старой бумажной книжки будут перенесены в электронную.

Пошаговая инструкция для работника

Шаг 1: Подготовьте заявление

Вам нужно написать официальное заявление на имя руководителя вашей организации (генерального директора, руководителя отдела кадров). Заявление пишеться в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты.

Структура заявления:

1. В шапке: наименование организации, ФИО и должность руководителя, ваши ФИО и должность.
2. Заголовок: «Заявление».
3. Основная часть: четкое и ясное изложение просьбы. Укажите, что вы, согласно части 4 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ, просите перевести ваши сведения о трудовой деятельности из бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку и прекратить ведение бумажного документа.
4. Дата и подпись.

Шаг 2: Приложите необходимые документы

К заявлению необходимо приложить:

• Вашу бумажную трудовую книжку (оригинал) для снятия копий и переноса данных.
• Копию паспорта (страницы с фото и регистрацией).
• В некоторых случаях может потребоваться СНИЛС.

Шаг 3: Подача заявления

Подайте заявление и документы в отдел кадров (ОК) или непосредственно руководителю. Попросите на своем экземпляре заявления поставить входящий номер и дату приема. Это ваш документ, подтверждающий факт обращения.

Шаг 4: Подписание соглашения

Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан направить вам соглашение об обработке персональных данных и заявление на получение ЭТК в Фонд социального страхования (ФСС). Вам нужно будет их подписать. После этого работодатель передает ваши данные и заявление в ФСС.

Шаг 5: Получение доступа

После того как ФСС заведет вашу ЭТК (это происходит в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления), вы получите уведомление. Доступ к вашей электронной книжке будет через:

• Личный кабинет на портале «Госуслуги» (самый удобный способ).
• Личный кабинет на сайте ФСС (фсс.рф).

Образец заявления (шаблон)

Вы можете использовать следующий текст, заполнив свои данные:

Что делает работодатель после вашего заявления?

1. Принимает заявление и бумажную ТК.
2. Подготавливает и направляет в ФСС пакет документов: ваше заявление, соглашение, сведения из вашей ТК (копии всех записей).
3. После регистрации ЭТК в ФСС, работодатель обязан уведомить вас об этом.
4. После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка возвращается вам на руки. Все дальнейшие записи о работе в этой организации будут вноситься только в электронный вид.

Важные нюансы и частые вопросы

Можно ли отказаться от перехода?

Нет, если речь о периоде после 1 января 2026 года. С этой даты ведение бумажной ТК для вновь принимаемых на работу и для уже работающих (после их заявления) прекращается. Вы можете оставить у себя бумажную книжку как архивный документ с историей до перехода, но все новые записи будут только в ЭТК.

Что, если у меня несколько работодателей?

ЭТК, это единый документ на всю жизнь гражданина. Данные от всех ваших работодателей будут агрегироваться в одном месте (в ФСС). Поэтому при переходе на новое место работы вы просто сообщаете новому работодателю о наличии у вас ЭТК, и он вносит туда информацию о вашем приеме.

А что с записями до 2020 года?

Все записи из вашей старой бумажной книжки (даже с советских времен) будут перенесены в ЭТК. Это делается на основании вашего заявления и предоставленной бумажной ТК. Проверьте аккуратность переноса всех записей после открытия доступа.

Переход на электронную трудовую книжку — это неотъемлемая часть цифровизации государственных услуг. Ваша задача как работника — своевременно подать заявление и приложить необходимые документы. Работодатель обязан выполнить все процедуры в установленные законом сроки. После завершения процесса вы получите удобный, современный и надежный инструмент для контроля своей трудовой истории.

Основываясь на: Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1), Федеральный закон № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», постановления Правительства РФ, информация Фонда социального страхования (ФСС).