Обновлено: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
Это означает, что все работодатели должны полностью перейти на ведение трудовых книжек в электронном формате, а бумажные трудовые книжки
утрачивают свою юридическую силу для новых записей (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе
Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). Она содержит те же сведения о трудовой деятельности работника, что и бумажный вариант,
но в электронном формате.
Преимущества ЭТК:
- Удобство: доступ к данным можно получить в любое время через портал госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР;
- Надежность: информация защищена от потери или повреждения;
- Актуальность: данные обновляются в режиме реального времени;
- Экономия: отпадает необходимость хранить бумажные документы.
Сроки ознакомления с трудовыми книжками в 2026 году
В 2026 году действуют следующие правила по срокам ознакомления с трудовыми книжками:
Для новых работников
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с его электронной трудовой книжкой не позднее 3 дней со дня заключения трудового договора.
Это требование закреплено в статье 66.1 Трудового кодекса РФ. Работник может ознакомиться с ЭТК:
- Через личный кабинет на портале Госуслуги;
- В территориальном органе Пенсионного фонда;
- Через работодателя (предоставление доступа к ЭТК в электронном виде).
Для действующих работников
Для работников, трудоустроенных до 2020 года (когда начался переход на ЭТК), действуют следующие сроки:
- До 31 декабря 2020 года: работодатели должны были уведомить работников о переходе на ЭТК;
- С 1 января 2021 года по 31 декабря 2025 года: ведение трудовых книжек в бумажном формате продолжалось, но параллельно велась ЭТК;
- С 1 января 2026 года: бумажные трудовые книжки для новых записей не ведутся (кроме случаев, когда работник сам изъявил желание продолжить ведение бумажной книжки).
Очень важно чтобы:
- Работодатель своевременно уведомлял работников о внесении записей в ЭТК;
- Работник имел возможность ознакомится с записями в течение 3 рабочих дней после их внесения;
- Все изменения в трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод) своевременно отражались в ЭТК.
Срок хранения ЭТК
Электронные трудовые книжки хранятся в системе ПФР в течение всей жизни работника и 75 лет после его смерти.
Что делать, если работодатель не предоставляет доступ к ЭТК?
Если работодатель нарушает сроки ознакомления или отказывается предоставить доступ к электронной трудовой книжке, работник может:
- Обратиться к работодателю с письменным требованием предоставить доступ;
- Направить жалобу в Государственную инспекцию труда;
- Обратиться в суд с иском о нарушении трудовых прав;
- Подать заявление в прокуратуру.
Невероятно важно помнить: Работодатель несет ответственность за своевременное и корректное ведение ЭТК. В случае нарушений к нему могут быть применены административные штрафы в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Как проверить свою электронную трудовую книжку?
Проверить записи в ЭТК можно следующими способами:
- Через портал Госуслуги:
- Авторизуйтесь на сайте www.gosuslugi.ru;
- Перейдите в раздел «Услуги» → «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
- Ознакомьтесь с записями.
- Через личный кабинет на сайте ПФР:
- Зарегистрируйтесь на сайте es.pfrf.ru;
- Войдите в личный кабинет и выберите раздел «Электронная трудовая книжка».
- Через работодателя: запросите у работодателя предоставить доступ к ЭТК в электронном виде.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли продолжить вести бумажную трудовую книжку после 2026 года?
Да, но только по письменному заявлению работника. В этом случае работодатель будет вести две трудовые книжки: бумажную и электронную.
Что делать, если в ЭТК нет записи об увольнении?
Необходимо обратиться к работодателю с требованием внести соответствующую запись. Если работодатель не реагирует, можно обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд.
Можно ли получить бумажную копию ЭТК?
Да, можно запросить выписку из ЭТК в бумажном виде. Для этого нужно обратиться в территориальный орган ПФР или через портал Госуслуги.
Что делать, если работодатель не перешел на ЭТК?
Это нарушение трудового законодательства. Работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.
С 1 января 2026 года электронные трудовые книжки стали основной формой учета трудовой деятельности в России. Работодатели обязаны своевременно
вносить записи в ЭТК и предоставлять работникам доступ к ним. Работники, в свою очередь, должны следить за корректностью внесенных данных
и своевременно обращать внимание на возможные ошибки.
Помните: ваша трудовая книжка — это важный документ, который влияет на ваши пенсионные права и трудовой стаж. Берегите его и
контролируйте его ведение!
Примечание: Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации на май 2026 года.
В случае изменения нормативных актов рекомендуется уточнять информацию на официальных сайтах Пенсионного фонда РФ и Министерства труда и социальной защиты РФ.