С 1 января 2026 года в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс требует от работодателей и работников тщательной подготовки, понимания новых требований и правильных действий при оформлении кадровых документов. В статье ниже собраны пошаговые рекомендации, которые помогут плавно перейти на электронный формат.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной записи о трудовом стаже, местах работы и иных сведениях, которые ранее фиксировались в бумажном виде. Она хранится в системе ПФР (Пенсионный фонд России) и доступна как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет.

Преимущества ЭТК

• Безопасность хранения – данные защищены от потери, повреждения и кражи.
• Удобный доступ – можно просматривать и редактировать информацию в любое время.
• Экономия времени – ускоренное оформление и передача данных.
• Экологичность – сокращение расхода бумаги.

Кто обязан перейти на ЭТК?

Переход на электронные трудовые книжки обязателен для всех работодателей, которые:

1. Нанимают новых сотрудников с 1 января 2026 года.
2. Вновь оформляют трудовые отношения после указанной даты.
3. Возобновляют работу с уже имеющимися сотрудниками, если их трудовые отношения продолжаются.

Для уже существующих сотрудников, у которых есть бумажная книжка, переход может быть выполнен по их желанию, но рекомендуется начать процесс как можно скорее.

Пошаговая инструкция по внедрению ЭТК

Шаг 1. Регистрация в системе ПФР

Откройте личный кабинет на официальном сайте ПФР.
Пройдите процедуру идентификации (подтверждение права доступа).
Создайте организацию в системе, указав ОГРН, ИНН и другие реквизиты.

Шаг 2. Настройка прав доступа

Для каждого сотрудника назначьте уровень доступа:

• Работодатель – полный контроль над всеми данными.
• Сотрудник – возможность просматривать и редактировать свои записи.
• HR‑отдел – ограниченный доступ к информации о штате.

Шаг 3. Перенос данных из бумажной формы

Для каждого сотрудника выполните следующие действия:

1. Соберите сведения о трудовом стаже, местах работы, датах начала и окончания отношений.
2. Введите данные в форму «Электронная трудовая книжка» через личный кабинет.
3. Проверьте корректность ввода (особенно даты и коды подразделений).
4. Подтвердите ввод подписью (ЭЦП) или паролем.

Шаг 4. Обучение персонала

Проведите внутренние тренинги для:

• HR‑специалистов – по работе с системой ПФР.
• Бухгалтерии и кадрового отдела – по правилам ввода и проверки данных.
• Сотрудников – по пользованию личным кабинетом и запросу информации.

Шаг 5. Обеспечение технической поддержки

Назначьте ответственного за:

• Мониторинг работоспособности системы.
• Решение возникающих технических проблем.
• Обновление программного обеспечения и патчей безопасности.

Шаг 6. Оформление переходного периода

Согласно новостям, с 1 января 2026 года завершается переходный период. Поэтому:

1. Все новые трудовые отношения оформляются сразу в электронном виде.
2. Для сотрудников, уже имеющих бумажную книжку, необходимо в течение 2026 года перевести их данные в ЭТК.
3. После полного переноса бумажные книжки можно считать архивными и хранить в электронном виде.

Частые вопросы и ответы

• Вопрос: Что делать, если в системе ПФР отображается ошибка при вводе данных?
  Ответ: Обратитесь в службу поддержки ПФР, указав номер ошибки и описание действия, которое привело к сбою.
• Вопрос: Можно ли использовать ЭТК для международных сотрудников?
  Ответ: Да, но необходимо соблюдать требования обеих стран и обеспечить совместимость форматов данных.
• Вопрос: Как хранить электронные трудовые книжки после увольнения сотрудника?
  Ответ: Данные сохраняются в системе ПФР в течение 5 лет, после чего их можно архивировать или удалить согласно регламенту;

Рекомендации по успешному переходу

1. Начните заранее. Начинайте процесс подготовки минимум за 6 месяцев до 1 января 2026 года.
2. Проверяйте данные. Регулярно сверяйте информацию в ЭТК с оригинальными документами.
3. Обеспечьте обучение. Чем лучше персонал понимает систему, тем реже возникнут ошибки.
4. Сохраняйте копии. При возникновении спорных ситуаций всегда имейте резервную копию данных.
5. Следите за обновлениями. ПФР периодически вносит изменения в требования к оформлению ЭТК.

Переход на электронные трудовые книжки – это не только требование законодательства, но и возможность повысить эффективность работы HR‑отдела, сократить расходы на бумажные документы и обеспечить более прозрачную работу с персональными данными. Следуя приведённой инструкции, вы сможете без проблем адаптироваться к новым требованиям и обеспечить надёжное хранение сведений о трудовом стаже ваших сотрудников.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалистам ПФР или к юридическому консультанту, знакомому с особенностями трудового законодательства России.