С 1 января 2020 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ (ПФР). При этом каждый работник до 31 декабря 2020 года должен был подать письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: бумажный или электронный вариант.
Если сотрудник уже подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель должен выполнить ряд действий, чтобы обеспечить корректный учёт и взаимодействие с государственными органами. Ниже представлен пошаговый алгоритм и рекомендации по оформлению.
Правовая основа
- Статья 66.1 ТК РФ – регулирует порядок ведения трудовой книжки в электронном виде и право работника выбрать способ её ведения;
- Постановление Правительства РФ от № 1765 – устанавливает сроки подачи заявлений и требования к формированию сведений для ПФР.
- Приказ Минтруда России от № 585н – утверждает форму заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р) и порядок её заполнения.
Что делать работодателю после получения заявления
- Подтверждение получения
- Сделать отметку о дате получения заявления в журнале incoming documents или в системе 1С:Зарплата и управление персоналом.
- Выдать сотруднику копию заявления с отметкой о принятии (можно в виде электронного подтверждения).
- Внесение изменений в кадровые учётные данные
- В карточке сотрудника установить признак «Ведение трудовой книжки в электронном виде».
- Если ранее велась бумажная ТК, отметить дату перехода на электронный формат.
- Формирование и передача сведений в ПФР
- Сформировать форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) за текущий отчётный период и передать её в ПФР не позднее установленного срока (ежемесячно до 15 числа следующего месяца).
- При первом формировании после перехода включить в СТД‑Р всю историю трудовой деятельности, начиная с даты приёма на работу.
- Обучение и информирование сотрудников
- Провести инструктаж о том, как сотрудник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через СФР.
- Разъяснить порядок подачи заявления об исправлении неточных сведений или о возврате к бумажной форме (при наличии таких оснований).
- Хранение документов
- Оригинал заявления хранить в личном деле сотрудника не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).
- Электронную копию заявления рекомендуется сохранять в системе электронного документооборота (ЭДО) с указанием даты и номера регистрации.
Возможные сложности и способы их решения
Ошибка в заявлении (неверные реквизиты, отсутствие подписи)
Если заявление оформлено с нарушением требований (например, нет подписи или даты), работодатель имеет право вернуть его сотруднику на доработку. Важно зафиксировать факт возврата и дату повторного получения.
Сотрудник хочет вернуться к бумажной ТК после перехода на электронную
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник может в любой момент подать заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде. Работодатель обязан принять такое заявление и обеспечить ведение бумажной ТК с момента получения заявления, одновременно продолжая передавать сведения в ПФР в электронном виде (до момента полного перехода).
Технические сбои при формировании СТД‑Р
При возникновении ошибок в программном обеспечении (например, 1С) необходимо:
- Проверить актуальность версий конфигурации и обновлений;
- Связаться с технической поддержкой вендора;
- В случае невозможности своевременно сформировать СТД‑Р – уведомить ПФР о задержке, приложив объяснительную запись и план действий.
Практический пример: заполнение заявления в 1С:Зарплата и управление персоналом
- Открыть документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Выбрать сотрудника, указать дату подачи заявления.
- В поле «Выбор способа ведения трудовой книжки» установить галочку «Электронный вид».
- Сохранить документ и выполнить проводку «Начать ведение электронной ТК».
- После сохранения система автоматически включает сотрудника в регламент формирования СТД‑Р.
Что должен знать сотрудник
- После подачи заявления он получает право на получение выписки из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение СФР.
- В случае необходимости исправить сведения (например, ошибочно указанный период работы) сотрудник подаёт заявление об уточнении сведений о трудовой деятельности (форма СТД‑Р‑Испр).
- Сотрудник сохраняет право на получение бумажной выписки из трудовой книжки по запросу, даже если ведёт её в электронном виде.
Получение заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде – это не просто формальность, а стартовый этап перехода к современной системе учёта трудовой деятельности. Работодатель должен оперативно обработать заявление, обновить кадровые учётные данные, обеспечить корректное формирование и передачу сведений в ПФР, а также информировать сотрудника о его правах и возможностях получения информации из ЭТК. Соблюдение указанных шагов позволит избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечит прозрачность трудовых отношений в организации.