Цифровизация не обходит стороной ни одну сферу нашей жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Молодежь сейчас практически с рождения живет в оцифрованном мире, и все больше документов получают цифровые аналоги — в т.ч. и трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в России еще в 2020 году, однако этот процесс растянулся на несколько лет и имеет четкие правила для всех участников.

Хронология перехода: ключевые даты

Чтобы понять, что делать прямо сейчас, важно вспомнить основные этапы внедрения ЭТК:

• С 1 января 2020 года — старт переходного периода. С этой даты работодателям необходимо отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) обо всех кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод) по новой форме СЗВ-ТД. Именно с начала 2020 года начался сам переход на электронные трудовые книжки.
• С 1 января 2026 года — завершение переходного периода. Это означает, что трудовой стаж всех работающих граждан окончательно фиксируется в электронном виде, а бумажная трудовая книжка перестает вестись работодателем по умолчанию.

Что делать работнику?

Главный вопрос, который волнует граждан: нужно ли куда-то бежать и что-то подписывать? Действия работника зависят от того, когда именно он устраивается на работу или уже работает.

Если вы начали работать ДО 1 января 2020 года

До конца 2020 года у таких работников был выбор: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на ЭТК. Те, кто до сих пор сохранил бумажный вариант, должны знать:

1. Сохранение бумажной книжки, по-прежнему актуально для некоторых граждан России. Среди их ключевых доводов, вероятность сбоев в электронных базах, недоверие к цифровым технологиям и привычка к физическому документу. Если вы выбрали бумажную книжку, работодатель продолжит вести ее параллельно с электронной отчетностью.
2. Переход на ЭТК — если вы ранее не подавали заявление об отказе от бумажной книжки, но хотите сделать это сейчас (особенно в свете завершения переходного периода в 2026 году), вам нужно написать заявление работодателю. После этого бумажная книжка выдается вам на руки.

Если вы начали работать ПОСЛЕ 1 января 2021 года

Для этой категории граждан выбор не предусмотрен. Все, кто впервые устраивается на работу после этой даты, автоматически получают только электронную трудовую книжку. Бумажный документ им не заводится.

Что делать работодателю?

На плечи работодателей ложится основная техническая и отчетная нагрузка. Их действия строго регламентированы:

• Сдача отчетов СЗВ-ТД — это главное действие. С 2020 года и по сегодняшний день работодатели обязаны оперативно подавать сведения в Социальный фонд (ранее ПФР) о любых кадровых событиях.
• Информирование сотрудников, работодатель обязан уведомлять работников об изменениях в законодательстве и их правах на выбор формата книжки.
• Выдача бумажных документов — если сотрудник решает перейти на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую на руки, сделав в ней соответствующую запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат.
• Обеспечение безопасности — электронные документы позволяют безопасно хранить персональные данные и оперативно получать доступ к сведениям, но работодатель должен гарантировать защиту этой информации от утечек.

Преимущества и недостатки ЭТК

Несмотря на то, что решение в пользу бумажных трудовых книжек по-прежнему актуально для некоторых граждан, у электронного формата есть неоспоримые плюсы:

Плюсы электронной трудовой книжки:

• Безопасность: документ невозможно потерять, испортить (залить кофе, порвать) или украсть.
• Доступность: сведения о стаже можно оперативно получать через портал «Госуслуги» или в МФЦ.
• Удобство для работодателя: сокращение бумажной волокиты, отсутствие необходимости хранить бланки строгой отчетности.

Минусы и риски (почему некоторые выбирают бумагу):

• Вероятность технических сбоев: главный аргумент противников ЭТК — зависание серверов, ошибки в базах данных и невозможность получить доступ к сети интернет в нужный момент.
• Сложности для старшего поколения: людям преклонного возраста бывает трудно разобраться с электронными сервисами.

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Если вы перешли на ЭТК или только планируете это сделать, вам важно знать, как получить доступ к своим данным. Для этого необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуг.
2. Перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы».
3. Выбрать услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
4. Получить документ в формате PDF или XML, который будет содержать полную информацию о вашем стаже и всех местах работы.

С 1 января 2026 года в России окончательно завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж будет вестись преимущественно в цифровом формате. Если вы работаете и до сих пор не определились с выбором, сейчас самое время принять решение: либо продолжить вести бумажный документ, либо забрать его на руки, доверив хранение информации государственным электронным базам. В любом случае, переход на ЭТК, это шаг к прозрачности, скорости и безопасности вашего кадрового учета.