В последние годы в России происходят значительные изменения в системе учета трудовой деятельности работников. Переход от традиционной бумажной трудовой книжки к электронному формату (ЭТК) регулируется рядом нормативных актов и постановлений. Ниже приведён подробный обзор ключевых моментов, сроков и практических рекомендаций для работодателей и сотрудников.

Исторический контекст и нормативные основы

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 – «О трудовых книжках», устанавливающее правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 – дополнения и изменения к постановлению № 225.
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 – инструкция по заполнению трудовых книжек.
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ – внесение изменений в Трудовой кодекс РФ, предусматривающее возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановление Минтруда РФ от 30 ноября 2023 г. № 47 – изменение постановления Минтруда о правилах ведения трудовых книжек.

Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)

Согласно новелле Федерального закона 439-ФЗ, после 1 января 2021 г. бумажная трудовая книжка не оформляется для новых сотрудников. Информация о трудовой деятельности фиксируется в системе электронных трудовых книжек (ЭТК), а дублирование записей в бумажной книге осуществляется только по желанию работника.

Что нужно сделать сотруднику?

1. Подать письменное заявление работодателю в произвольной форме до 31 декабря 2025 г. с указанием выбора:
   • «Продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде»
   • «Перейти к электронному формату»
2. Если заявление не подано, то с 1 января 2026 г. работник автоматически считается записанным в ЭТК.
3. Для сотрудников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:
   • Подавать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном формате.
   • Дублировать записи о кадровых изменениях в бумажной трудовой книжке.

Что нужно сделать работодателю?

• Обеспечить внедрение ЭТК в соответствии с приказом Минтруда от 1 января 2026 г.
• Заполнять новые записи в ЭТК без зачеркивания ранее внесенных сведений (постановление Минтруда № 47/2023).
• Обеспечить дублирование записей в бумажной трудовой книжке, если работник выбрал сохранение бумажного формата.
• Уведомлять сотрудников о изменениях в законодательстве и о способе ведения трудовой книжки с 1 января 2020 г. по 31 октября 2020 г.
• Соблюдать требования к защите персональных данных при работе с ЭТК.

Порядок внесения изменений и исправлений

Внесение изменений в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) осуществляется работодателем по последнему приказу о смене фамилии, имени, отчества, даты рождения, образования, профессии и специальности работника. При этом:

• В бумажной трудовой книжке запись не зачеркивается, а добавляется новая строка с датой и подписью.
• В ЭТК изменения фиксируются в виде новой записи с отметкой даты и цифровой подписью работодателя.

Переходный период и ключевые даты

Практические рекомендации для работодателей

1. Провести обучение персонала по работе с ЭТК.
2. Обновить внутренние процедуры по заполнению трудовой книжки.
3. Внедрить контрольные списки для проверки корректности записей.
4. Обеспечить регулярное резервирование данных ЭТК.
5. Соблюдать требования к цифровой подписи и хранению электронных документов.

Практические рекомендации для сотрудников

• Своевременно подавать заявление о желаемом формате трудовой книжки.
• Проверять, что все сведения о трудовой деятельности корректно отражены в ЭТК.
• Сохранять копии электронных записей, если это возможно.
• В случае ошибок в данных обращаться к работодателю для внесения исправлений.

Переход к электронному формату трудовой книжки – это шаг к цифровизации кадрового учёта, повышению прозрачности и удобства работы с документами. С 1 января 2026 г. переходный период завершится, и все новые записи будут фиксироваться в электронных трудовых книжках. Работодатели и сотрудники должны быть готовы к изменениям, соблюдать новые правила и использовать доступные инструменты для корректного ведения трудовой книжки.

Для более подробной информации можно обратиться к официальным источникам: Постановления Правительства РФ, Федеральному закону 439-ФЗ, а также к приказу Минтруда от 1 января 2026 г. и последующим обновлениям.