Реорганизация юридического лица — это сложный процесс, который влечет за собой множество юридических и кадровых последствий. Одним из самых частых вопросов, с которым сталкиваются специалисты по кадрам, является правильное оформление записей в трудовых книжках сотрудников. Несмотря на то, что прямых указаний в законе о том, как именно вносить такую запись, не содержится, на помощь приходит накопленная практика и разъяснения государственных органов, в частности Роструда.
Общие правила внесения записей при реорганизации
По мнению Роструда, запись о реорганизации необходимо внести в порядке, который аналогичен записи о переименовании организации. Это означает, что трудовые отношения с работниками не прерываются — увольнять сотрудников в связи с реорганизацией не нужно. Трудовые договоры продолжают действовать, а в трудовой книжке фиксируется лишь факт изменения работодателя.
Перед тем как вносить записи, кадровику необходимо:
- В письменной форме уведомить каждого сотрудника о факте реорганизации юридического лица;
- Собрать письменные заявления работников, которые отказались работать у правопреемника (если таковые имеются);
- Создать приказ о переводе сотрудников из одной компании в другую (если этого требует процедура);
- Сделать необходимые записи в трудовых книжках и личных карточках работников.
Как правильно сформулировать запись?
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». В графе 3 указывается факт реорганизации и форма, в которой она была проведена, а в графе 4 делается ссылка на решение учредителей или иного уполномоченного органа.
Примеры формулировок в графе 3:
- При преобразовании: «ООО МОНОЛИТ реорганизовано в форме преобразования в ЗАО СТО ДОМОВ с такого-то числа.»
- При присоединении (если наименование изменилось): «Организация (старое наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».
- Общая формулировка: «Общество с ограниченной ответственностью [Старое название] реорганизовано путем [форма реорганизации] в [Новое название] с [дата]».
В графе 4 при этом указывается реквизит документа, на основании которого внесена запись (например, решение общего собрания учредителей или приказ руководителя).
Особенности при переводе и назначении
Часто при реорганизации сотрудники не просто продолжают работу, но и переводятся на другие должности или назначаются на новые. В этом случае важно соблюдать правильную последовательность записей:
- Сначала вносится запись о произошедшей реорганизации организации.
- Затем, после записи о реорганизации, вносится запись о переводе или назначении на должность.
Перевод оформляеться приказом по форме № Т-5 (или Т-5а). Это же правило действует, если процесс реорганизации еще не завершен (в ЕГРЮЛ внесена запись о начале процедуры, но сотрудники уже перемещаются): в трудовую книжку необходимо внести запись о реорганизации организации и запись о назначении на должность.
Отражение реорганизации в форме СЗВ-ТД
С введением электронных трудовых книжек возникли вопросы о том, как отражать реорганизацию в отчетности. Формой СЗВ-ТД не предусмотрена отдельная графа для отражения информации о реорганизации.
Однако следует помнить важное правило: при первом представлении сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) на работника у нового работодателя-правопреемника, необходимо одновременно подать сведения о трудовой деятельности данного работника по состоянию на 1 января 2020 года (о последнем кадровом мероприятии). Это регламентировано пунктом 1.7 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФР № 730п.
Резюме
Отсутствие прямых законодательных инструкций по заполнению бумажных трудовых книжек при реорганизации не должно пугать кадровика. Главный принцип — аналогия с переименованием организации. Сотрудники не увольняются, а в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается четкая и понятная запись о том, что компания реорганизована (с указанием формы и нового названия), после чего в графе 4 приводится основание. Если следовать этим правилам и рекомендациям Роструда, оформление документов пройдет без нарушений трудового законодательства.