Обновлено: 23 мая 2026 года
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что работодатели и сотрудники должны быть готовы к новым правилам ведения и оформления трудовых книжек. В этой статье мы подробно рассмотрим все важные сроки‚ особенности оформления и юридические аспекты‚ связанные с электронными трудовыми книжками.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ который хранится в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). Она содержит информацию о трудовой деятельности гражданина‚ включая:
- Сведения о приеме на работу;
- Переводы на другую должность;
- Увольнения;
- Награды и поощрения;
- Информацию о профессиональном обучении;
- Иные сведения‚ предусмотренные законодательством.
Основные сроки оформления ЭТК
Переходный период (до 1 января 2026 года)
С 1 января 2020 года начался переходный период‚ который завершается 1 января 2026 года. В этот период работодатели обязаны:
- Вести трудовые книжки в электронном формате параллельно с бумажными (до 31 декабря 2025 года);
- С 1 января 2026 года — полностью перейти на ведение только электронных трудовых книжек.
Сроки внесения изменений в ЭТК
Работодатель обязан вносить изменения в электронную трудовую книжку в следующие сроки:
- В течение 5 рабочих дней с даты издания приказа о приеме на работу;
- В течение 5 рабочих дней с даты издания приказа о переводе на другую должность;
- В течение 5 рабочих дней с даты издания приказа об увольнении;
- В течение 3 рабочих дней с даты издания приказа о награждении или поощрении.
Если последний день срока приходится на нерабочий день (выходной или праздничный)‚ то срок переносится на первый рабочий день.
Сроки предоставления информации работнику
Работодатель обязан предоставлять работнику информацию об изменениях в его электронной трудовой книжке в следующие сроки:
- Не позднее 3 рабочих дней с момента внесения изменений;
- По письменному запросу работника — в течение 3 рабочих дней с момента поступления запроса.
Сроки обращения в Пенсионный фонд РФ
С 7 марта 2026 года граждане России могут обращаться в Пенсионный фонд РФ для:
- Получения информации о своей электронной трудовой книжке;
- Включения в ЭТК информации о трудовом стаже за предыдущие периоды;
- Внесения исправлений в случае обнаружения ошибок.
ПФР обязан предоставить запрашиваемую информацию в течение 10 рабочих дней с момента поступления обращения.
Особенности исчисления сроков
Сроки‚ установленные законодательством‚ исчисляются в календарных днях‚ если иное не предусмотрено законом. При этом:
- Нерабочие дни (выходные и праздники) не включаются в срок‚ если он исчисляется в рабочих днях;
- Если последний день срока приходится на нерабочий день‚ он переносится на первый рабочий день;
- Сроки могут быть продлены по соглашению сторон или по решению суда.
Ответственность за нарушение сроков
Нарушение сроков оформления или внесения изменений в электронную трудовую книжку может повлечь за собой:
- Административную ответственность для работодателя (штрафы до 50 000 рублей);
- Материальную ответственность перед работником в случае причинения ему ущерба;
- Дисциплинарную ответственность для должностных лиц‚ виновных в нарушении сроков.
Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе?
Для корректного ведения электронных трудовых книжек работодатели должны:
- Использовать специализированное программное обеспечение‚ сертифицированное для работы с ЭТК;
- Настроить интеграцию с информационной системой Пенсионного фонда РФ;
- Обеспечить защиту персональных данных работников в соответствии с законодательством;
- Обучить сотрудников‚ ответственных за ведение ЭТК.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да‚ работник может написать заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Однако с 1 января 2026 года это возможно только по письменному заявлению работника.
Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
Для доступа к ЭТК необходимо:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
- Использовать личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
- Обратиться лично в отделение ПФР с документом‚ удостоверяющим личность.
Что делать‚ если в ЭТК обнаружена ошибка?
В случае обнаружения ошибки необходимо:
- Обратиться к работодателю с письменным заявлением об исправлении;
- Если работодатель не реагирует — обратиться в трудовую инспекцию или суд;
- Подать обращение в Пенсионный фонд РФ для внесения корректировок.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки будут оформляться только по инициативе работника‚ а ведение трудовой деятельности будет осуществляться исключительно в электронном формате.
Работодатели должны строго соблюдать установленные сроки и правила оформления ЭТК‚ чтобы избежать административной и материальной ответственности. Работники‚ в свою очередь‚ получают удобный доступ к своей трудовой истории через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР.
Следите за изменениями в законодательстве и своевременно обновляйте информацию в своих электронных трудовых книжках!
Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства Российской Федерации по состоянию на 23 мая 2026 года. Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам.