Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс, требующий от кадровиков максимальной внимательности․ Особые вопросы возникают при изменении статуса работника: когда сотрудник переходит с основной должности на совместительство или, наоборот, когда работу по совместительству необходимо внести в документ․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить перевод на совместительство и какие записи вносить в трудовую книжку в 2026 году․
Главное правило: кто вносит запись?
Самое главное помнить, что запись о работе по совместительству в трудовую книжку вносится только по основному месту работы․ Работодатель, у которого сотрудник трудится по совместительству, не имеет права делать записи в его трудовой книжке;
Важно учитывать следующие нюансы:
- Вносить запись или нет — решает сам сотрудник․ Это его право, а не обязанность․
- Запись вносится на основании документов, подтверждающих работу по совместительству (копия приказа о приеме, справка от работодателя-совместителя)․
- Запись делается в хронологическом порядке, обычно следующим блоком после записи о приеме на основную работу․
Внутреннее совместительство: перевод с основной должности
Ситуация, когда работник переходит с основной должности на должность внутреннего совместителя в той же организации, требует особого подхода․ Согласно актуальному законодательству и сложившейся практике 2026 года, простой «перевод» здесь часто невозможен, так как у человека не может быть две основные должности в одной компании․
Порядок действий при переходе на внутреннее совместительство:
- Увольнение с основной должности․ Сначала необходимо оформить увольнение работника с его основной должности по соответствующему основанию (например, по собственному желанию или по соглашению сторон)․
- Прием на условиях совместительства․ Той же датой (или следующей) заключается новый трудовой договор, где работник принимается уже на условиях внутреннего совместительства․
- Запись в трудовой книжке․ В документ вносится запись об увольнении с основной работы․ Поскольку новая должность является совместительством внутри той же организации, отдельная запись о приеме на эту должность как на «совместительство» может не вноситься основным работодателем в том же виде, как для внешних совместителей, либо вносится с соответствующей пометкой, если это требуется для учета стажа в данной должности․
Важно: прежде чем сотрудник будет вновь принят на работу уже на условиях совместительства, юридически он должен быть свободен от основной занятости в этой организации․ Поэтому схема «увольнение — прием» является наиболее корректной․
Внешнее совместительство: как сделать запись
Если ваш сотрудник устроился на работу в другую организацию (внешнее совместительство) и попросил внести об этом запись, вы, как работодатель по основному месту работы, должны выполнить следующие действия․
Необходимые документы
Для внесения записи сотрудник должен предоставить:
- Заявление о внесении записи о работе по совместительству․
- Документ, подтверждающий работу по совместительству (заверенная копия приказа о приеме или справка от работодателя-совместителя с указанием должности, даты приема и реквизитов приказа)․
Образец заполнения записи
Запись вносится в графу 3 («Сведения о работе») трудовой книжки․ Она должна содержать название организации, должность и указание на то, что работа является совместительством․
Пример правильной записи:
«Принят в ООО «Мостотряд» в отдел проектирования инженером-сметчиком по внешнему совместительству»․
В графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя-совместителя (номер и дата)․ В графе 5 ставится подпись ответственного лица и печать организации (основного работодателя), вносящей запись․
Переход с совместительства на основную работу
Часто возникает обратная ситуация: сотрудник работает у вас по совместительству и хочет перейти на основную работу․ В этом случае процедура также подразумевает изменение статуса․
Если работник переходит с внешнего совместительства на основную работу в вашу организацию:
- Заключается дополнительное соглашение к трудовому договору или новый трудовой договор, где прописано, что работа становится основной․
- В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу (если ранее запись о совместительстве не вносилась) или делается уточняющая запись, если это необходимо для корректности стажа․
- Если ранее запись о совместительстве уже была внесена основным работодателем (другим), то новая запись о приеме на основную работу вносится обычным порядком․
Типичные ошибки при оформлении
Чтобы избежать проблем с проверяющими органами и споров с работниками, избегайте следующих ошибок:
- Запись от имени совместителя․ Никогда не вносите запись о работе по совместительству от имени организации-совместителя․ Это делает только основной работодатель․
- Отсутствие оснований․ Не вносите запись без письменного заявления сотрудника и подтверждающих документов․
- Неверная формулировка․ Обязательно должно быть указано, что работа является «внешним совместительством» или «внутренним совместительством»․
- Путаница с датами․ Дата приказа о приеме на совместительство и дата внесения записи могут отличаться, но в графе 4 указываются именно реквизиты приказа о приеме․
Правильное оформление перевода на совместительство и внесение соответствующих записей в трудовую книжку — залог юридической чистоты кадрового делопроизводства․ Помните, что ключевым моментом является добровольное желание сотрудника зафиксировать работу по совместительству и наличие правильных оснований для записей․ В 2026 году требования к ведению трудовых книжек остаются строгими, поэтому использование актуальных образцов заявлений и приказов, а также внимательная проверка всех реквизитов помогут вам избежать ошибок․
Всегда проверяйте, что в трудовом договоре четко прописан статус работы (основная или совместительство), так как именно этот документ является фундаментом для всех дальнейших записей в трудовой книжке․