В 2026 году в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Многие организации уже перешли на новый формат, однако не все работники готовы отказаться от привычной бумажной формы. Что делать, если сотрудник отказывается от перехода? Как правильно оформить документы и какие обязанности возникают у работодателя? В этой статье разберём все нюансы.

Правовая основа

Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ и рекомендациям Пенсионного фонда, с 1 января 2026 года ведение трудовых книжек может осуществляться только в электронном виде, если сотрудник не подаёт заявление о сохранении бумажной формы. При этом:

• Работник имеет право выбрать любой из вариантов – бумажную или электронную книжку.
• Если он выбирает электронный вариант, он обязан подать заявление о переходе на ЭТК в свободной форме.
• Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать сотруднику бумажный документ, подтверждающий выбор, либо внести соответствующую запись в электронную форму.

Что происходит, если сотрудник не переходит на ЭТК?

Ситуация типична: при приёме на работу сотрудник предоставляет выписку из электронной трудовой книжки, где нет записи о переходе. Кадровый отдел сталкивается с проблемой – как оформить трудовые отношения, если документ отсутствует?

Обязанности работодателя

По рекомендациям экспертов ИПК, в такой ситуации новый работодатель обязан:

1. Получить от сотрудника заявление о переходе на ЭТК или заявление о сохранении бумажной формы.
2. Внести сведения о выборе в СЗВ‑ТД (ЕФС‑1) и в бумажную трудовую книжку, если она остаётся в обращении.
3. Если сотрудник отказывается от электронного формата, вести обе книжки параллельно до полного завершения переходного периода.

Важно не забывать, что запись о переходе должна быть произведена в течение первого рабочего дня после приёма на работу.

Риски для работодателя

Если работодатель игнорирует необходимость внесения сведений, он может столкнуться с:

• Штрафами за несоответствие требованиям ПФР и ФНС.
• Отказом в выдаче справки о стаже сотрудникам.
• Проблемами при расчёте пенсионных взносов.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку

Ниже пошаговая инструкция для HR‑специалистов.

1. Получение заявления. Сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК (или о сохранении бумажной формы).
2. Подтверждение выбора. При выборе электронного формата работодатель в течение трёх дней выдаёт сотрудникам подтверждение (печатный документ или электронный код).
3. Внесение данных в СЗВ‑ТД. Сведения о выборе заносяться в форму ЕФС‑1, подраздел 1.1.
4. Обновление бумажной книги. Если сотрудник оставил бумажную форму, в неё вносятся все изменения, включая запись о переходе (или об отказе от него).
5. Контрольные проверки. Периодически проверяйте, соответствуют ли записи в системе требованиям законодательства.

Частые ошибки и как их избежать

• Механическое принятие заявления без проверки наличия подписи сотрудника.
• Отсутствие записи в бумажной книжке при отказе от ЭТК – приводит к двойному учёту данных.
• Неправильная дата внесения сведений – может вызвать вопросы у инспекторов.
• Неучёт требования о трёхдневном выдаче документа при выборе бумажной формы.

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:

1. Использовать автоматизированные решения (например, 1С) для формирования отчётов ЕФС‑1.
2. Вести журнал контроля внесения записей.
3. Обучать кадровых специалистов по новым нормативным актам.

Что делать, если в бумажной книжке нет записи о переходе?

Эксперт ИПК советует следующее:

• Вновь запросить у сотрудника заявление о переходе на ЭТК и зафиксировать его в новой книжке.
• Если сотрудник отказывается от электронного формата, оформить документ о выборе бумажной формы и внести запись в неё.
• В случае потери оригинального документа – запросить выписку из электронного хранилища ПФР и прикрепить её к персональному делу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки? – Да, но только после того, как сотрудник подаст заявление о переходе на ЭТК и работодатель зафиксирует это в системе.
2. Сколько времени у работодателя есть на выдачу документа? – Не более трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
3. Что делать, если сотрудник потерял бумажную книжку? – Сотрудник может запросить выписку из электронного хранилища и оформить новую запись в электронной форме.
4. Нужно ли вести обе книги одновременно? – Да, пока не будет завершён переходный период и не будет подтверждён окончательный выбор.
5. Какие штрафы предусмотрены за нарушение требований? – Штрафы варьируются от 5 000 до 50 000 рублей в зависимости от вида нарушения и статуса организации.

Отказ сотрудника от перехода на электронную трудовую книжку – не повод для паники, но требует чёткого соблюдения установленных процедур. Работодатель обязан:

• Получать и фиксировать заявления о выборе формата.
• Вносить сведения в соответствующие реестры (бумажные и электронные).
• Обеспечивать своевременную выдачу подтверждающих документов.

Соблюдая эти правила, вы минимизируете риск штрафов, упростите работу с ПФР и сохраните прозрачность в учёте трудового стажа каждого сотрудника.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалистам‑консультантам или используйте автоматизированные решения (1С, «КонсультантПлюс»), которые помогут правильно оформить все необходимые документы.