Обновлено: 23 мая 2026 г.‚ 13:04
В последние годы в России активно внедряется электронная форма ведения трудовой документации. При этом возникает вопрос совместительства электронных трудовых книжек с традиционными бумажными аналогами. Ниже разбираем‚ как правильно оформить переход‚ какие сроки установлены и какие шаги необходимо выполнить работодателям и сотрудникам.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – цифровой документ‚ в котором фиксируется информация о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ периоды‚ должности‚ стаж и др. Она заменяет традиционную бумажную форму‚ но сохраняет юридическую силу.
Когда появилась ЭТК
ЭТК впервые была введена в российском законодательстве 5 лет назад (около 2021 года). С этого момента работодатели начали переход на цифровое оформление.
Кто обязан использовать ЭТК
С 2021 года все организации‚ при приёме новых сотрудников‚ обязаны вести электронные трудовые книжки. Это касается как крупных компаний‚ так и малых предприятий.
Совместительство: когда можно одновременно использовать бумажную и электронную формы
В законе предусмотрено‚ что переход на электронный формат может происходить постепенно. При этом:
- Работник имеет право отказаться от бумажной версии и полностью перейти на ЭТК.
- Если отказ не получен‚ работодатель может вести одновременно обе формы.
Таким образом‚ в 2025‑2026 годах многие компании продолжают вести бумажные книжки‚ пока не получат подтверждения от всех сотрудников о переходе на электронный вариант.
Ключевые даты переходного периода
По информации‚ опубликованной FINMARKET.RU‚ с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает:
- С этого момента все новые записи в трудовых книжках должны вестись исключительно в электронном виде.
- Старые бумажные записи могут быть заменены на электронные по запросу сотрудника.
- После завершения переходного периода бумажные трудовые книжки перестают быть обязательными.
Как правильно оформить ЭТК
Для корректного заполнения электронной трудовой книжки следуйте этим шагам:
- Выбор программы: используйте официальные сервисы‚ рекомендованные Министерством Труда (например‚ Электронный кадровый портал*).
- Регистрация: создайте учетную запись работодателя и сотрудника.
- Заполнение данных:
- ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные.
- Сведения о предыдущих местах работы и периодах.
- Должность‚ согласованная зарплата‚ условия труда.
- Подтверждение: подпишите электронную форму с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через подтверждение по SMS.
- Хранение: данные сохраняются в облаке‚ доступ к которым имеют только уполномоченные лица.
Как подтвердить наличие ЭТК у работника
Для подтверждения того‚ что у сотрудника действительно есть электронная трудовая книжка‚ можно использовать следующее:
- Электронный отчет в личном кабинете работодателя.
- Подтверждение по e‑mail с указанием номера ЭТК.
- QR‑код или ссылка‚ генерируемая системой‚ которую можно проверить в любой момент.
При увольнении сотрудника необходимо оформить заявление об отказе от бумажной формы‚ если он ранее её использовал. После этого все последующие записи будут веститься только в электронном виде.
Часто задаваемые вопросы
Когда был переход на электронные трудовые книжки?
Переход начался в 2021 году‚ когда закон обязал работодателей вести электронные записи для новых сотрудников.
Какие организации должны были перейти на ЭТК?
Обязательное использование ЭТК относится к всем работодателям‚ которые оформляют новых работников после 1 января 2021 года.
Как заполнить ЭТК и когда её нужно заполнять?
ЭТК заполняется в день приёма на работу или в течение первых трёх рабочих дней. Заполняются такие поля‚ как:
- ФИО и паспортные данные.
- Дата начала работы.
- Должность и условия труда.
- Сведения о предыдущем опыте (если есть).
Как оформить процесс увольнения?
При увольнении сотрудника необходимо:
- Получить заявление об отказе от бумажной формы (если оно было подписано).
- Закрыть электронную запись в системе‚ сохранив её в архиве.
- Выдать работнику подтверждение о завершении трудовых отношений в электронном виде.
Совместительство электронных и бумажных форм трудовых книжек – это временный механизм‚ позволяющий плавно перейти в цифровую среду. С 2026 года бумажные формы полностью выйдут из обращения‚ а все записи будут веститься только в электронном виде. Поэтому работодателям рекомендуется:
- Начать подготовку к полному переходу уже сейчас.
- Обучить персонал работе с электронными системами;
- Убедиться‚ что все сотрудники подписали необходимые согласия.
Только при правильном оформлении и своевременном переходе можно избежать юридических рисков и упростить работу с кадровой документацией.