Ведение трудовой книжки – обязательная процедура, регулирующая порядок оформления и хранения сведений о трудовой деятельности сотрудника․ С 1 января 2026 г․ в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Поэтому каждому работнику необходимо своевременно решить, в каком виде он будет вести свою трудовую книжку, и подать соответствующее заявление работодателю․
Почему важно подать заявление?
Заявление служит официальным подтверждением выбора формы ведения трудовой книжки и позволяет:
- Получить сведения из Электронного трудового каталога (ЭТК) (форма СТД‑Р)․
- Исправить неточные сведения о трудовой деятельности․
- Обеспечить юридическую защиту прав работника в случае споров․
Виды заявлений
В зависимости от выбранного формата, работник может подать одно из следующих заявлений:
- Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки․
- Заявление о переходе на электронную форму․
- Заявление об отзыве ранее поданного заявления․
Каждый из вариантов имеет свои особенности оформления и сроки подачи․
Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Пример формулировки (на основе материалов Контур․Норматив и ГАРАНТ):
«Настоящим заявляю, что хочу продолжить вести свою трудовую книжку в бумажном виде в соответствии с требованиями Федерального закона № 439‑ФЗ от г․ »
Этим заявлением работник подтверждает, что не желает переходить на электронный формат и просит работодателя вести книжку в традиционном виде․
Заявление о переходе на электронную форму
Для перехода на электронную трудовую книжку необходимо указать:
- Личные данные (ФИО, паспортные данные, ИНН)․
- Номер страхового свидетельства ПФР․
- Согласие на хранение сведений в электронном виде․
Образец заявления доступен на портале Explawyer и в архивных файлах Контур․Норматив․
Заявление об отзыве ранее поданного заявления
Если работник изменил решение, он может подать Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности․ В этом документе указывается, что ранее поданное заявление считается отозванным, и работник вновь выбирает форму ведения трудовой книжки․
Сроки подачи заявления
Согласно нормативным актам, заявление необходимо подать до конца 2020 г․ (в случае переходного периода) или в течение установленного работодателем срока при переходе на ЭТК․ При пропуске срока работодатель автоматически продолжит вести трудовую книжку на бумажном носителе․
Как правильно оформить заявление?
Шапка документа – указать реквизиты работодателя (наименование, адрес) и получателя (ФИО работника)․
Текст заявления – чётко сформулировать выбранный вариант (бумажный/электронный)․
Подпись работника и дата составления․
Приложения (если требуются) – копия паспорта, ИНН, страховое свидетельство ПФР․
Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами, которые доступны в системе ГАРАНТ и на портале Explawyer․ Они позволяют быстро сформировать документ без ошибок․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Что делать, если я не подавал никаких уведомлений о трудовой книжке в ПФР?
Ответ: В этом случае необходимо сразу подать заявление о выборе формы ведения, указав, что ранее уведомлений не подавалось․ - Вопрос: Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки?
Ответ: Да, но только до тех пор, пока работник не отозвал заявление о переходе на электронную форму․ После отзыва возможен только один из вариантов․ - Вопрос: Как отразить отзыв заявления в системе?
Ответ: Делается через документ «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности», который фиксирует отмену предыдущего выбора․
Правильный и своевременный подбор формы ведения трудовой книжки – важный шаг, обеспечивающий юридическую защиту и удобство хранения информации о трудовом стаже․ Работникам рекомендуется:
- Определиться с предпочтительным форматом (бумажный или электронный)․
- Своевременно подготовить и подать соответствующее заявление․
- Сохранять копию заявления и подтверждения о его получении․
- При необходимости использовать отзыв, если изменится решение;
При соблюдении этих рекомендаций процесс оформления трудовых книжек будет проходить без задержек, а работник сможет уверенно знать свои права и обязанности․
Автор статьи: юридический консультант, специалист по трудовому праву․