Дата актуализации: г. 19:43:25
Содержание
- Нормативно-правовая база
- Преимущества ЭТК для работника и работодателя
- Пошаговый порядок перехода
- Образцы необходимых документов
- Часто задаваемые вопросы
С 1 января 2022 г. в России все новые сотрудники обязаны получать электронную трудовую книжку. С 1 января 2026 г. завершается переходный период, и практически все работодатели обязаны вести учет трудового стажа в электронном виде. Это часть масштабной цифровизации экономики, позволяющая сократить бумажный документооборот, ускорить процесс оформления и упростить контроль со стороны государственных органов.
Если вы ранее пользовались бумажной трудовой книжкой, но хотите перейти на электронный формат, вам понадобится подготовить несколько простых документов. Ниже – полное руководство и готовые образцы заявлений.
Нормативно-правовая база
- Приказ Минтруда России от 22 мая 2025 г. № … «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (утверждённый Порядок).
- Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ, статья 79 «Трудовая книжка».
- Приказ Минтруда РФ от 21 сентября 2023 г. о внедрении электронных трудовых книжек (ЭТК).
- Постановление Правительства РФ от 10 июня 2026 г. о полном переходе на электронный формат учета трудового стажа.
Эти нормативные акты регламентируют:
- Обязанность работодателя вести электронный реестр.
- Права работника на отказ от бумажной книжки и переход к ЭТК.
- Порядок оформления актов об отказе, уничтожении бумажных книжек и о переходе.
Преимущества электронных трудовых книжек
| Для работника | Для работодателя |
|---|---|
|
|
Пошаговый порядок перехода на электронную трудовую книжку
Шаг 1. Подготовка заявления работника
Работник заполняет заявление о переходе на электронную трудовую книжку в свободной форме (см. образец ниже) и передаёт его работодателю.
Шаг 2. Согласование с работодателем
Работодатель проверяет наличие у сотрудника:
- Активного аккаунта в системе «Госуслуги» (или в корпоративном портале ЭТК).
- Отсутствия ограничений в текущей бумажной трудовой книжке (например, незакрытые записи).
Шаг 3. Оформление акта об отказе от бумажной трудовой книжки
Если работник отказывается от бумажного варианта, подписывается акт об отказе. В нём фиксируются дата, ФИО, подписи сторон и отметка о передаче бумажной книжки в архив (или её уничтожении).
Шаг 4. Уничтожение (или архивирование) бумажной трудовой книжки
В случае полного отказа от бумажного документа оформляется акт об уничтожении (если книжка уже не нужна) или акт о передаче в архив. Обе формы требуют подписи работника и работодателя.
Шаг 5. Регистрация в системе ЭТК
Работодатель вносит запись о переходе в электронный реестр через:
- Личный кабинет работодателя на портале Госуслуги;
- Интегрированную программу 1С (Бухгалтерия, ЗУП) – автоматическое формирование записи.
Шаг 6. Уведомление работника
После успешной регистрации работнику отправляется электронное подтверждение (SMS/Email) с указанием номера ЭТК и инструкций по доступу.
Шаг 7. Хранение и контроль
ЭТК хранится в единой базе данных Министерства труда и социальной защиты РФ. Доступ к ней имеет только уполномоченный персонал и сам работник.
Образцы необходимых документов
Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Город ____________ «___» ___________ 2026 г. Я, ____________ (ФИО полностью), дата рождения ____________, паспорт: серия ___ номер ___, выдан ____________, трудовой кодекс РФ, текущий работодатель – ____________ (наименование организации), прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) и оформить соответствующие документы: - акт об отказе от бумажной трудовой книжки; - акт об уничтожении (или архивировании) бумажного экземпляра. Контактный телефон: ____________ Электронная почта: ____________ Подпись ______________________
Акт об отказе от получения бумажной трудовой книжки
Акт об отказе от получения бумажной трудовой книжки г. ____________ «___» ___________ 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся, Работодатель: ______________________ (наименование организации, ИНН, ОГРН) Работник: ______________________ (ФИО, должность) согласились, что работник отказывается от получения бумажной трудовой книжки в пользу электронного варианта (ЭТК). Условия отказа: Работник имеет активный аккаунт в системе «Госуслуги». Работник ознакомлен с правами и обязанностями при использовании ЭТК. Подписи сторон: Работодатель ______________________ / ______________________ Работник ______________________ / ______________________
Акт об уничтожении (или передаче в архив) бумажной трудовой книжки
Акт об уничтожении (передаче в архив) бумажной трудовой книжки г. ____________ «___» ___________ 2026 г. В соответствии с заявлением работника ____________ (ФИО) и актом об отказе от бумажной трудовой книжки, настоящим подтверждаем, что бумажный экземпляр трудовой книжки № ____________ (серия, номер) уничтожен (передан в архив) в соответствии с требованиями Приказа Минтруда РФ от № …. Подписи: Работодатель ______________________ / ______________________ Работник ______________________ / ______________________
Запись в электронный реестр (пример)
Электронный реестр автоматически формирует запись, но её содержание выглядит примерно так:
Сотрудник: Иванов Иван Иванович ИНН: 123456789012 Номер ЭТК: 2026-00012345 Тип операции: Переход на электронную трудовую книжку Основание: Заявление работника от Подтверждение работодателя: Да
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной книжке?
Да, но только в исключительных случаях (например, отсутствие доступа к интернету). Для этого необходимо подать новое заявление и оформить соответствующий акт. Возврат в бумажный формат считается редкостью и требует согласования с работодателем и ПФР.
Что делать, если у меня нет аккаунта в «Госуслуги»?
Работодатель обязан помочь сотруднику в создании аккаунта. Процедура бесплатна и занимает не более 15 минут. После создания аккаунта работник получает доступ к своей ЭТК.
Как проверить, что запись в ЭТК внесена корректно?
Войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги», выберите раздел «Электронная трудовая книжка» и просмотрите историю записей. При обнаружении ошибок необходимо немедленно сообщить работодателю.
Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?
Если работник подписал акт об уничтожении, бумажный документ подлежит уничтожению в соответствии с требованиями ФЗ «Об архивных документах». При желании сохранить книжку в архиве – оформляется отдельный акт о передаче в архив.
Какие программные решения поддерживают автоматическое формирование записей в ЭТК?
Наиболее популярные:
- 1С:Бухгалтерия 8.3
- 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом)
- Кадровый сервис «ЭТК Онлайн» от Минтруда
- Системы SAP HR, Oracle HCM (через интеграцию с государственным сервисом)
Переход на электронную трудовую книжку – это не просто формальная процедура, а важный шаг к полной цифровизации кадрового учета в России. Он упрощает жизнь как работникам, так и работодателям, снижает издержки и повышает прозрачность трудовых отношений.
Соблюдая описанную выше последовательность действий и используя готовые образцы заявлений и актов, вы сможете быстро и без ошибок оформить переход на ЭТК. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к специалистам отдела кадров или к юридическому консультанту, а также пользоваться официальными ресурсами Госуслуг и Минтруда РФ.
Помните: правильное оформление документов – залог успешного перехода и сохранения всех прав в цифровом пространстве.
Статья подготовлена в соответствии с информацией, доступной на момент и актуальными нормативными актами Российской Федерации.