Текущая дата: 08:51:09

Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали обязательным форматом учёта трудовой деятельности работников с 1 января 2020 года. С 2025 года порядок их оформления‚ хранения и передачи в ПФР уточнён рядом нормативных актов. В этой статье подробно рассматриваем‚ как правильно вести учёт ЭТК‚ какие сроки и формы требуются‚ а также какие изменения произошли в законодательстве.

Ключевые даты и нормативные ссылки

• 1 января 2020 г. – вступление в силу Федерального закона о введении электронных трудовых книжек.
• 19 мая 2021 г. – Приказ Минтруда России № 320н‚ изменивший правила ведения бумажных и электронных трудовых книжек.
• 10 апреля 2025 г. – Публикация рекомендаций по заполнению графа 13 «Выдана на руки» в книге учёта движения трудовых книжек.
• 20 марта 2026 г. – Практические рекомендации Контур.Экстерн по автоматизации формирования ЕФС‑1.

Сроки выдачи и оформления

Работодателю необходимо выдать работнику бумажную копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней с момента получения его заявления о переходе на электронный формат. При этом в графе 13 книги учёта движения трудовых книжек делается отметка «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ».

Сведения‚ которые должны быть представлены в ЭТК

Сведения о трудовой деятельности формируются работодателем и передаются в ПФР в электронном виде по форме СЗВ‑ТД. В них включаются:

1. ФИО работника;
2. Дата и место рождения;
3. Сведения о местах работы и периодах;
4. Стаж работы;
5. Должность‚ тип занятости‚ условия труда.

Эти данные также используются для расчёта страховых взносов и формирования отчётности в ПФР.

Порядок ведения электронных трудовых книжек

Формы и их особенности

Согласно Приказу Минтруда от  № 320н‚ работодатель может:

• Применять собственную форму журнала учёта бланков трудовых книжек и их вкладыша;
• Вести учёт в электронном виде через внутренние системы HR‑отдела или специализированные программы (например‚ 1С‚ Контур.Экстерн);
• Передавать сведения в ПФР в электронном виде без необходимости печати бумажных копий‚ если работник не требует их выдачи.

Как оформить заявление работника

Работник подаёт письменное заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки.
Работодатель в течение трёх рабочих дней оформляет выдачу бумажной копии (если она требуется) и фиксирует эту запись в книге учёта движения трудовых книжек.
После выдачи в системе формируется запись о переходе сотрудника на ЭТК‚ после чего данные автоматически передаются в ПФР.

Передача данных в ПФР

Для отправки сведений в ПФР используются:

• Электронный документооборот (ЭДО);
• Система Контур.Экстерн – автоматическое формирование и отправка формы ЕФС‑1;
• Публичные сервисы ПФР – прямой ввод сведений в личный кабинет организации.

Важно: до 1 января 2020 года в системе уже хранились сведения о трудовой деятельности‚ но с этого момента они должны быть перенесены в электронный вид и обновлены в соответствии с новыми требованиями.

Как правильно вести книгу учёта движения трудовых книжек

Книга учёта движения трудовых книжек – это документ‚ в котором фиксируются все операции с выдачей‚ получением и заменой трудовых книжек. В ней обязательно указываются:

1. Номер и дата записи;
2. ФИО работника;
3. Номер и серия выданной книжки;
4. Основание выдачи (например‚ «по заявлению о переходе на ЭТК»);
5. Отметка о получении работником (подпись или штамп).

В графе 13 делается специальная отметка: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ»**. Эта отметка подтверждает соблюдение установленного порядка.

Примеры оформления

График 13 (пример):
| № | ФИО работника | Дата выдачи | Основание | Подпись |
|---|---------------|-------------|-----------|---------|
| 5 | Иванов И.И. | | Заявление о переходе на ЭТК | __________ |

Особенности работы с ЭТК в 2025‑2026 годах

Изменения в требованиях к отчётности

С 2025 года в ПФР требуется подавать отчёт СЗВ‑ТД в электронном виде. Это позволяет:

• Сократить объём бумажной работы;
• Ускорить обработку данных;
• Обеспечить более точный контроль за страховыми взносами.

Автоматизация через 1С и Контур.Экстерн

Системы 1С:Бухгалтерия и Контур.Экстерн позволяют:

• Автоматически формировать форму ЕФС‑1;
• Отправлять её в ПФР одним нажатием;
• Вести учёт движения трудовых книжек в единой базе данных.

Пример процесса в Контур.Экстерн:

1. После получения заявления работника система автоматически создаёт запись о переходе на ЭТК;
2. Формируется электронный документ ЕФС‑1;
3. Документ отправляется в ПФР без ручного вмешательства.

Где посмотреть сведения о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности (ЭТК) хранятся в информационных ресурсах ПФР. Работодатель может:

• Просматривать их в личном кабинете ПФР;
• Получать выписку о стаже работы;
• Скачивать отчёты в формате PDF или XML.

Практические рекомендации для HR‑отделов

• Подготовьте шаблон заявления о переходе на электронный формат и разместите его в корпоративном портале.
• Настройте автоматическую отправку данных в ПФР через API или сервис Контур.Экстерн.
• Обновите форму книги учёта движения в соответствии с Приказом 320н‚ включив графу «Выдана на руки на основании заявления»;
• Обучите сотрудников процедуре подачи заявления и проверки отметок в книге.
• Регулярно проверяйте соответствие данных в ЭТК и в системе 1С – отсутствие расхождений важно для корректного расчёта взносов;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Что делать‚ если работник отказывается от электронного формата?
Ответ: По закону переход на ЭТК являеться добровольным. В этом случае работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку‚ но при этом обязан обеспечить передачу сведений в ПФР в электронном виде по той же форме СЗВ‑ТД.

Вопрос: Сколько времени можно хранить электронные трудовые книжки в ПФР?
Ответ: Сведения хранятся в ПФР не менее 75 лет‚ как и бумажные документы‚ однако доступ к ним имеет ограниченный круг лиц (работодатель‚ работник‚ органы контроля).

Вопрос: Можно ли вести учёт ЭТК в нескольких системах одновременно?
Ответ: Да‚ но данные должны быть синхронизированы‚ иначе возникнут расхождения при формировании отчётности в ПФР. Рекомендуется использовать одну интегрированную платформу (например‚ 1С + Контур.Экстерн).

Ведение электронных трудовых книжек – это современный и обязательный способ учёта трудовой деятельности работников. Соблюдение установленных сроков‚ правильного оформления заявлений и своевременной передачи сведений в ПФР позволяет избежать штрафов‚ упростить расчёт страховых взносов и обеспечить прозрачность кадровых процессов. При правильной настройке автоматизации (1С‚ Контур.Экстерн) и аккуратном заполнении книги учёта движения трудовых книжек организация получает полностью цифровой и надёжный инструмент для управления персоналом.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ вы сможете эффективно вести учёт ЭТК‚ соответствовать требованиям законодательства и сосредоточиться на стратегическом развитии своей компании.