Внимание: Данная статья актуальна на момент запроса (май 2026 года) и основана на действующем российском законодательстве. Основным регулятором является Трудовой кодекс РФ с изменениями, внесенными федеральными законами.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — одна из ключевых цифровых реформ в сфере труда. Её цель, упростить учёт трудового стажа, снизить риски утери или порчи документа, а также повысить удобство для работников и работодателей. Реформа проводится поэтапно, с чёткими сроками и гарантиями для граждан.
Ключевые нормативные правовые акты
Основу законодательства составляют два федеральных закона, принятых в декабре 2019 года:
- Федеральный закон от № 439-ФЗ — вносит изменения в Трудовой кодекс РФ, устанавливающие возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Федеральный закон от № 436-ФЗ — вносит изменения в закон «О страховых взносах в Пенсионный фонд…», обеспечивающий техническую основу для передачи данных.
Далее были приняты подзаконные акты, определяющие порядок:
- Постановление Правительства РФ от № 590 — установило новые сроки представления сведений в Пенсионный фонд (ПФР).
- Постановление Правительства РФ (подписано М. Мишустиным) — детализировало правила ведения ЭТК, включая порядок уведомления работников.
Этапы и сроки внедрения (история и текущий статус)
- С 1 января 2020 года — вступили в силу законы № 436-ФЗ и № 439-ФЗ. Начался переходный период. Работодатели получили право, а в дальнейшем, обязанность формировать сведения в электронном виде.
- До 30 июня 2020 года — работодатели были обязаны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях и о праве сделать выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную.
- С 1 января 2021 года — граждане получили возможность устраиваться на работу, имея только электронную трудовую книжку (без бумажного дубликата).
- С 7 марта 2021 года — вступил в закон, позволяющий гражданам самостоятельно обращаться в ПФР для включения сведений о стаже до 2020 года в свою ЭТК.
- С 1 января 2026 года — завершается переходный период. С этой даты формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде становится обязательным для всех работодателей. Бумажная трудовая книжка продолжает выдаваться по заявлению работника, но ведение информации в ПФР, исключительно в электронном виде.
Права и выбор работника
Законодательство гарантирует работнику право выбора:
- Вариант 1: Получить и хранить бумажную трудовую книжку (оформляется по установленной форме, с записями от работодателя).
- Вариант 2: Получить электронную трудовую книжку (сведения хранятся в информационной системе ПФР).
Важно: Выбор делается один раз путем подачи письменного заявления работодателю. После этого все записи о трудовой деятельности будут вестись в соответствии с этим выбором. Если работник не подал заявление, по умолчанию сведения формируются в электронном виде в ПФР, а бумажная книжка не выдается.
Работник вправе в любой момент изменить свой выбор, подав новое заявление работодателю. При этом сведения из одной формы переносятся в другую.
Обязанности работодателя
Работодатель (организация или ИП) обязан:
- Уведомить всех работников о праве выбора (до для тех, кто уже работал на ). Для вновь принимаемых — уведомление входит в порядок приема на работу.
- Сформировать и передать в ПФР сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде в установленные сроки (ежеквартально, а для некоторых категорий — ежемесячно).
- Оформлять записи в бумажную трудовую книжку (если работник сделал такой выбор) в соответствии с ТК РФ.
- Не требовать от работника наличия бумажной трудовой книжки при приеме на работу, если он выбрал электронную форму.
Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Сведения в ЭТК хранятся в Информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Проверить их можно несколькими способами:
- Через личный кабинет на сайте ПФР (портал pfrf.ru).
- Через портал «Госуслуги» (в разделе услуг ПФР).
- В отделениях ПФР или МФЦ (по паспорту).
- Через работодателя — по запросу работник может получить выписку из ЭТК.
Электронная трудовая книжка имеет юридическую силу, равную бумажной. Все записи, сделанные в ней, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя или ПФР.
Преимущества и риски
Преимущества:
- Невозможность утери, порчи или подделки.
- Автоматический учёт стажа для пенсионных и иных социальных выплат.
- Удобство и скорость получения выписки в любое время.
- Снижение административной нагрузки на работодателя (не нужно хранить бумажные бланки).
Риски и вопросы:
- Зависимость от доступности интернета и работы ИС ПФР.
- Необходимость цифровой грамотности для некоторых категорий граждан.
- Вопросы переноса записей о стаже, полученном до 2020 года (решается через обращение в ПФР).
Что изменилось для кадрового документооборота?
С 2026 года:
- Трудовая книжка (форма Т-2) больше не является первичным документом для учёта стажа. Первичным источником становятся сведения в ИС ПФР.
- При увольнении работодатель обязан передать сведения в ПФР в электронном виде. Выдача бумажной трудовой книжки (при её наличии у работника) — по-прежнему требуется.
- При приеме на работу проверка сведений о предыдущем стаже осуществляется через запрос в ПФР (если работник согласен) или по предъявленной им бумажной книжке/выписке из ЭТК;
Реформа электронных трудовых книжек — завершающий этап цифровизации кадрового учёта в России. С 1 января 2026 года система работает в полном обязательном режиме. Основной принцип: сведения о трудовой деятельности формируются и хранятся в ПФР в электронном виде, а бумажная книжка становится лишь дублирующим, факультативным документом по выбору гражданина.
Работникам рекомендуется:
- Своевременно сделать осознанный выбор формы трудовой книжки.
- Регулярно проверять актуальность и полноту записей в своей ЭТК через личный кабинет ПФР или «Госуслуги».
- При смене работы следить, чтобы новый работодатель корректно передал данные в ПФР;
Работодателям необходимо:
- Обеспечить техническую возможность и соблюдение сроков передачи сведений в ПФР.
- Корректно оформить уведомления и заявления работников.
- Обновить кадровые процессы и инструкции с учетом новых требований ТК РФ.
Для получения самой актуальной информации всегда обращайтесь к официальным источникам: сайту Пенсионного фонда России, Министерства труда и социальной защиты РФ или к юридическим консультантам.
Источники: Федеральные законы № 436-ФЗ, № 439-ФЗ, Постановления Правительства РФ, официальные материалы ПФР и Минтруда РФ. Статья подготовлена на основе обобщения действующего законодательства по состоянию на май 2026 года.